Onboarding Redaktion

Herzlich Willkommen auf der Insel!

Wir sind Parasol Island.

Eine Insel mit einzigartigen Bewohner*innen, die gemeinsam ihr ganzes Herzblut in jedes einzelne Projekt stecken. Flache Hierarchien, Teamarbeit auf Augenhöhe und Egos, die jede*r zu Hause lässt, prägen unseren Arbeitsalltag. Klare Strukturen und eine effiziente Organisation helfen uns bei der Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass wir uns – auch wenn es auf Projekten mal hoch hergeht – blind aufeinander verlassen können. Unsere Motivation und täglichen Ansporn schöpfen wir aus unserer Arbeit selbst, die den internationalen Vergleich nicht scheuen muss und unseren Kund*innen hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Die besten Ideen sind eben die, die man umsetzt.

We get shit done.

Dein Team

	Error creating thumbnail: File missing	Error creating thumbnail: File missing	Error creating thumbnail: File missing
Annika Jost Head of Social Media annika.jost@parasol-island.com	Jessica Lagemann Senior Social Media Managerin jessica.lagemann@parasol-island.com	Stefanie Emken SoMe Community Managerin stefanie.emken@parasol-island.com	Lena Hansen Junior Social Media Managerin lena.hansen@parasol-island.com
Stadt: Berlin	Stadt: Berlin	Stadt: Düsseldorf	Stadt: Düsseldorf
Kund*innen: alle	Kund*innen: toom Baumarkt, HAKRO	Kund*innen: PENNY, toom Baumarkt, Henkel	Kund*innen: Ellance & Flemings
Stärken: Long & Short Copies Kundenkontakt & Orga Social Konzepte kreatives Briefen, Denken	Stärken: Long & Short Copies Kundenkontakt & Orga Social Konzepte	Stärken: Community Management	Stärken: werden wir herausfinden Fotografie
Error creating thumbnail: File missing	Error creating thumbnail: File missing
Saskia de Zoeten Social Media Managerin saskia.dezoeten@parasol-island.com	Ann-Sophie Dahlmann Social Media Managerin ann-sophie.dahlmann@parasol-island.com	Antonia Barth Werkstudentin Social Media antonia.barth@parasol-island.com	Hier könnte schon bald dein*e neue*r Kolleg*in stehen :)
Stadt: Düsseldorf	Stadt: Düsseldorf	Stadt: Düsseldorf
Kund*innen: PENNY, VW ID Drivers Club	Kund*innen: VW ID Drivers Club, PENNY	Kund*innen: Divers
Stärken: englische Copies werden wir herausfinden	Stärken: werden wir herausfinden	Stärken: Texte verfassen Handmodel uvm
Error creating thumbnail: File missing	Error creating thumbnail: File missing
Virginia Kalla (in Elternzeit ab 16.06.23) Social Media Managerin virginia.kalla@parasol-island.com	Karina Böhme (in Elternzeit | voraussichtliche Rückkehr Herbst 2023) SoMe Community Managerin karina.boehme@parasol-island.com
Stadt: Düsseldorf	Stadt: Düsseldorf
Kund*innen: Volkswagen CRC, Hakro	Kund*innen:
Stärken: Storytelling Wortspiele englische Copies	Stärken: kreative Konzepte Short-Copies Community Management
FREELANCE – Power
Margit Bückert Senior SoMe Community Managerin margrit.bueckert@parasol-island.com	Agnes Gutt SoMe Community Managerin agnes.gutt@parasol-island.com	Alessa Flerackers Senior Social Media Managerin alessa.flerackers@parasol-island.com	Jenni Kosche SoMe Community Managerin jennifer.kosche@parasol-island.com
Stadt: Berlin (Remote)	Stadt: Brüssel/München (Remote)	Stadt: Düsseldorf (Remote)	Stadt: Düsseldorf
Kund*innen: PENNY	Kund*innen: PENNY	Kund*innen: PENNY	Kund*innen: Volkswagen CRC
Stärken: freies Community Management Laufende Beobachtung Wettbewerber	Stärken: freies Community Management	Stärken: Kundenkontakt & Orga Analysen Always-On Redaktionsplanung Laufende Beobachtung von Social Media Trends und neuen Content-Formaten	Stärken: Kundenkontakt & Orga Analysen Always-On Redaktionsplanung Laufende Beobachtung von Social Media Trends und neuen Content-Formaten
Denise Lehmann Senior SoMe Managerin denise.lehmann@parasol-island.com
Stadt: Düsseldorf (Remote)
Kund*innen: Triumph Motorcycles
Stärken: Kundenkontakt & Orga Analysen Always-On Redaktionsplanung Laufende Beobachtung von Social Media Trends und neuen Content-Formaten freies Community Management

Deine Kund*innen

Aktuell betreut Parasol diese Kund*innen im Bereich Social Media und Community Management - manche mehr, manche weniger.

Wenn du Fragen zum Umfang hast, schau in die Wiki-Artikel hinein oder sprich deine Kolleg*innen an.

PENNY

• Social Media
• CRM
• Qualitätssicherung
• Content Creation
• Reporting

Love Nature

• Community Management
• Reporting

Persil

• Social Media
• Community Management
• Reporting

Perwoll

• Community Management
• Reporting
  

Somat

• Community Management
• Reporting

Triumph Motorcycles

• Social Media
• Reporting
  

Volkswagen CRC

• Social Media

toom

• Social Media
• Community Management
• Reporting

Hakro

• Social Media
• Community Management
• Reporting

VW ID Drivers Club

• Social Media
• Community Management

Job Description

Im Redaktions- bzw. Social-Media-Team gibt es verschiedene Jobs, die sich je nach Kolleg*in leicht unterscheiden. Der*die eine hat den Fokus vielleicht eher textlich gesetzt, der*die andere ist stärker in die Kund*innenkommunikation eingebunden.

(Social Media) Community Manager*in

Als Community Manager*in ist deine Aufgabe vor allem die serviceorientierte Betreuung von Facebook-Communities und weiteren Kanälen wie Instagram, Twitter oder Pinterest. Als Sprachrohr für unsere Marken steuerst du professionell die Interaktion und Kommunikation mit den Kund*innen unserer Kund*innen und trackst kontinuierlich Probleme, Themen sowie Meinungen in der Community. Du förderst das Engagement auf den Seiten und hilfst den User*innen unter Berücksichtigung der Community-Richtlinien kompetent weiter. Das Ergebnis? Lebendige Communities und nachhaltige Erfolge für die Marke.

Wir nehmen jedes Anliegen ernst und sind immer freundlich im Umgang mit User*innen und Kund*innen. Kommt es zu Unstimmigkeiten, versuchen wir, diese zu schlichten und bieten Lösungswege an.

Wir nehmen unsere User*innen an die Hand und tun unser Bestmögliches, um ihnen ihren Wunsch (Probefahrt, Leasing, Umtausch eines Produktes, Entschädigung, usw.) zu ermöglichen. Dabei leiten wir das Anliegen entweder direkt an den/die Kund*innen per Mail weiter (z.B. Triumph Motorcycles) oder tragen es in ein Business-System ein (z.B. D365 bei PENNY). In der Regel erhalten wir hier in angemessener Zeit eine Antwort, die wir den Kund*innen mitteilen können.

Über den "klassischen Customer Service" hinaus ist es aber auch deine Aufgabe, proaktiv in der Community für eine positive Sichtbarkeit unserer Kund*inne zu sorgen. So sollen (je nach Kund*in) positive Kommunikation auf den Kanälen stattfinden und ggf. auch unter Mitbewerbern zu Gesprächen animiert werden (nach Absprache, nach Kund*in).

Die genauen Abläufe sind den CRM Basics der entsprechenden Marken hier im Wiki zu entnehmen.

Social Media Manager*in

Die sozialen Netzwerke sind dein Zuhause. Du bist vor allem für die redaktionelle Betreuung von Facebook-, Instagram-, Pinterest-, Twitter- und sonstigen Kanälen deiner Kund*innen verantwortlich.

Deinen Kund*innen stehst du als AnsprechpartnerIn in allen Dingen rund um die Auftritte im Social Web zur Seite und berätst sie über das optimale Vorgehen, welches du dann auch passend umsetzt. Redaktionspläne schreibst du gekonnt und unter Berücksichtigung aktueller Gegebenheiten, Trends und Kund*innenwünsche. Passend dazu briefst du deine Kolleg*innen aus der Grafik, um deinen Texten mit Bildern, Videos und mehr die nötige Aufmerksamkeit zu verleihen.

Auch Aufgaben im Community Management meisterst du mit Leichtigkeit und stehst den Nutzern und Fans mit serviceorientierter Betreuung auf allen Kanälen zur Verfügung (mehr Infos siehe "Community Manager*in").

Darüber hinaus kümmerst du dich ggf. auch um die Mediaplanung & -Beratung sowie das Bewerben eingestellter Beiträge.

Aber nicht nur Facebook & Co. werden von dir mit Inhalten gefüllt - auch für andere Projekte, von der kompletten Webseite über kleine Landingpages bis hin zum Newsletter, erstellst du knackige Copies und stimmst dich mit den Projekt- und Accountmanager*innen ab.

Deine Aufgaben

Je nach Kund*innenzugehörigkeit und Job-Beschreibung unterscheiden sich deine Aufgaben vielleicht von denen deiner Kolleg*innen.

Im Großen und Ganzen aber kann man sagen, dass folgende Aufgaben (unter anderem) zu deinem Repertoire gehören (können):

• Contententwicklung Social Media (neue Themen, Formate, Ideen, ...)
• Contentproduktion Social Media (Grafik-Briefing, ggf. Shootings, Texte, ...)
• Contentpflege Social Media (Redaktionspläne, Archivierung, Updaten von Social-Media-Kanälen, ...)
• Texten von Werbemitteln (Print, Digital, ...)
• Texten von eigenständigen Microsites (Kampagnen-Seiten, ...)
• Texten von komplexen Interfaces / Design-Systemen (vgl. Schalke, toom Karriere, …)
• Texten integrierter Kampagnen
• Entwicklung von Keyclaims zur Ideenpräsentation
• gelegentliches Übersetzen oder Texten auf Englisch
• Korrektur von Texten oder Übersetzungen, Lektorat
• Community Management (proaktiv, reaktiv, Customer Service, ...)
• Kund*innenberatung
• Planung, Buchung und Analyse von (Social-)Media-Kampagnen
• Mediaplanung FB/IG
• Konkurrenzanalyse (was nutzen diese für Postings, wie kommen diese an, sind diese für uns relevant und/oder nutzbar?)
• Trends im Auge behalten, diese mit den Kolleg*innen teilen und bewerten, ob relevant für eine der Marken
• Allgemeine (regelmäßige u. gelegentliche) Reportings (Social Media, Status Quo, ...)
• PSL COM Projekte (Cases, PR, Merch, …)
• Recherche

Was nicht zu deinen Aufgaben gehört...

Es kommt hin und wieder vor, dass du Aufgaben zugewiesen bekommst, die regulär nicht zu deinem Aufgabenbereich gehören. Mal jemandem aushelfen ist zwar ganz nett, aber generell sollten die jeweiligen Fachbereiche ihre Aufgaben selbst erledigen. Wenn du unsicher bist, wende dich gerne an Annika und frage nach.

Diese Aufgaben gehören (unter anderem) nicht zu deinem normalen Tagesgeschäft:

• Influencersuche und/oder -betreuung
• Erstellung von Rechnungen

• Erstellung KVA

Im Prinzip gehört nichts, wo du etwas für den Kunden oder Parasol abrechnen musst zu deinen Aufgaben.

Deine Skills

Als Social Media und/oder Community Manager*in ist es wichtig, ein vielseitiges Skillset zu besitzen.

Dazu gehören (unter anderem):

• (Vielseitiges) Texten
• (Pfiffiges) Denken
• Serviceorientiertes Handeln
• Sehr gute Orthographie, Interpunktion und Grammatik
• Gute Englischkenntnisse
• Liebe für Kommunikation und digitale Themen
• Sparing/Konzept/Ideenfindung
• Plausibilitäts-Check (Wird das Briefing erfüllt? Wird das definierte Ziel erreicht? Stimmt der User*innen-Flow? Bedienbarkeit?, ...)
• Über den Tellerrand schauen, Proaktivität
• In Worte fassen, was unfassbar erscheint
• Offen für Trends und News sein

Neben Softskills sind natürlich aber auch eine Hardskills wichtig.

Verschiedene Community-Management- und Social-Media-Tools gehören zu deinem Alltag. Du bist noch nicht so sehr vertraut damit oder möchtest dein Wissen auffrischen? Hier findest du ein paar Wiki-Artikel passend dazu:

• Facebook Werbeanzeigenmanager - Redaktion
• Facebook Blueprint
• Smartsheet - Redaktionsplanung (Social Media) (siehe hierzu auch unter "Tools")
• Socialbakers
  

Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

myParasol ist unsere Schaltzentrale für alle möglichen Tools, die wir nutzen. Intranet, Tools, Kontakte, alles drin, das meiste davon mit dem Google-Log-In erreichbar.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Alternativ kannst du ihn hier herunterladen.

Die 7 wichtigsten Standard-Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst.

Im Redaktions-Team sind dies vorrangig diese glorreichen sieben:

• Google Mail
  Klassiker - deine Mails! Von hier aus gelangst du auch in weitere Postfächer, die für dich freigegeben sind.
• Google Drive
  Unsere geteilte Drive-Ablage. Hier sammeln wir alle Materialien, die wir zum Arbeiten brauchen.
• Personio
  Das ist unsere Schaltzentrale für alle Themen rund um den Job: Urlaub, Gehaltsabrechnungen, Kontaktinfos, Krankheit etc.
• Ressourcenplan
  Im Ressourcenplan werden deine wöchentlichen Ressourcen (Retainer u. Extra-Projekte) von den Projektmanager*innen/Accounter*innen eingetragen. Du kannst dir hier einen Überblick darüber verschaffen, was die Woche für dich anfallen wird.
• OS
  Deine tägliche Zeiterfassung ist das A&O, damit Parasol effizient planen und arbeiten kann.
• Smartsheet oder anderen Tools, die der Kunde sich wünscht
  Die Redaktionsplanung findet in Smartsheet statt. Must Have für alle mit Redaktionsverwantwortung!
• Emplifi
  Der heilige Gral für's Community Management und Analysen rund um Social Media.
  

Welche Tools für welche Kund*innen?

Je nach Kund*in unterscheidet es sich, welche Tools wir zusätzlich zu den Standard-Tools nutzen. Manche Kund*innen benötigen zusätzliche Tools. Diese listen wir hier auf. Bitte sieh dir bei genaueren Fragen den jeweiligen Wiki-Artikel des/der Kund*in an oder erkundige dich bei dem*der jeweiligen PSL-Ansprechpartner*in.

PENNY

• D365 ("AX")
• Sabio
• Smartsheet
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

toom Baumarkt

• Smartsheet
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

Ellānce

• Smartsheet
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

Flemings Hotels

• Smartsheet
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

HAKRO

• Asana Redaktionsboard
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

VW CRC (Karriere)

• diverse Excell-Tabellen
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

Triumph Motorcycles

• Falcon.io Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt
• Marketingportal
• Smartsheet

VW ID Drivers Club (private FB Gruppe)

• wird sich noch zeigen

John Frieda

• Smartsheet

JTI

• Smartsheet
• Socialbakers
• Zendesk

Volkswagen We

• Smartsheet
• Socialbakers, inzwischen in Emplifi umbenannt

Workflow

Ressourcenplanung

Jeden Donnerstag-Morgen findet die Ressourcenplanung statt. Das bedeutet, dass Aufgaben für die nächste Woche besprochen und entsprechende Kolleg*innen "gebucht"/geblockt werden, um in Kürze darauf arbeiten zu können.

Alle mit redaktioneller Verantwortung müssen bis spätestens Mittwoch 18 Uhr ihre Ressourcenwünsche für die kommende Woche an Philipp Hüls (stellv. Leitung Grafik) übermittelt haben.

Hierbei soll der Aufwand zeitlich eingeschätzt werden, damit Philipp die Ressourcen im Team gut verteilen kann.

Asana

Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines eigenen Briefings. Über Asana können wir das in Form von Tickets darstellen und nachhaltig im Team verteilen & abarbeiten.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

1. Dir wird das Ticket vom Projektmanager*innen, Kolleg*innen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen bzw. erstellst du es selbst und weist es entsprechend zu.
2. Das Ticket erscheint nun bei Asana unter "Meine Aufgaben".
3. Du bearbeitest das Ticket/wartest, bis dein Ticket bearbeitet wurde.
4. Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
5. Das Ticket wird nach erfolgreichem Abschluss auf "Erledigt" gesetzt, wenn es deines war. Wenn du die Aufgabe für jemand anderen fertiggestellt hast, weise der Person das Ticket offen zurück.
   

Dateiablage

Nomenklatur generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUND*IN][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Postimages

Die Postimages bilden hier eine Besonderheit. Diese versehen wir mit dem Kund*innennamen, dem aktuellen Datum der Erstellung, den Initialen des Designers (Vorname Kleinbuchstabe, Nachname Großbuchstabe) und dem Postimage-Thema.

Beispiel Weihnachtspost für Penny von Jörn Beyer, erstell am 18.12.2015:

• PENNY_151218_jB_frohe_weihnachten

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Postimages

Die Postimages unterliegen bei uns ihren eigenen Regeln. Hier arbeiten wir eng mit unserem Design-Team zusammen. Aufgrund der Masse an Postimages gibt es für Images rund die sog. "Social-Retainer" ein eigenes Ablagesystem.

Der Hauptordner befindet sich im Google-Drive auf der obersten Ebene: _Facebook_Images

Der Ordner ist in einzelnen Kund*innennordner unterteilt.

Hast du ein neues Image angelegt (bzw. in der Grafik eingebrieft und sie haben es erstellt):

• wird es von der Grafik in den jeweiligen Hauptordner des zugehörigen Kund*innen abgelegt
• es werden immer die PSD und die PNG Datei abgelegt
• besteht ein Posting aus mehreren zusammengehörigen Files (Canvas Ads, After Effects Projekte, etc.), werden diese in einem Überordner zusammengefasst und nach der gängigen Nomenklatur benannt
• die PNG darf nicht größer als 1024kb sein (damit Facebook nicht eine weitere Komprimierung mit erheblichem Qualitätsverlust durchführt)
  

Die weitere Ordnerstruktur gliedert sich wie folgt:

• _Archiv
  Nachdem ein Image gepostet wird, verschieben wir die PNG und PSD ins Archiv. Verschierbung der Daten durch die Redaktion.
• _in Progress
  Dieser Ordner enthält Images, die in Arbeit sind. Das ist besonders interessant für diejenigen, die nur an wenigen Tagen in der Woche da sind und ggf. ihr gestartetes Projekt an jemand anderes übergeben.
• _Material
  Bislang geisterten diverse Ordner durchs Drive, die Ideen oder Bildersammlungen beinhaltet haben. Diese sind nun zur jeweiligen Brand zugeordnet.
• _Page Like Ads
  Der Ort für Page Like Ads.
• _Lead Ads
  Der Ort für Lead Ads.
• _Link Ads
  Der Ort für Link Ads.
• _Carousel
  Der Ort für Carousel Postings.
• _Canvas Ads
  Der Ort für Canvas Ads.
• _Templates
  Ein besonders wichtiger Ordner. Sobald ein*e Designer*in ein neues Template erstellt und der*die Kund*in die Freigabe erteilt hat, muss der*die Designer*in die AUFGERÄUMTE PSD in den Template-Ordner verschieben. Diese Dateien sollen nun an als saubere Mastervorlage dienen.
• _vom Kunden freigegeben
  In diesem Ordner befinden sich alle freigegeben Images, die darauf warten gepostet zu werden. Verschiebung der Daten durch die Redaktion.

Urlaubsvertretung

Die Urlaubsvertretung übernimmt die Aufgaben der anderen Redakteur*innen.

Links

• Personio
• Redaktionsplanung
• Reportings
• Ressourcenplanung
• Smartsheet
• Emplifi
• Timeboard / Zeiterfassung
• Beam (zum Verschicken von Dateien)
• Werbeanzeigenmanager