Smartsheet

About Smartsheet

Smartsheet ist eine führende App für Online-Aufgaben- und Projektmanagement mit einzigartigen, individuell gestaltbaren Funktionen. Mit der praktischen und vertrauten Arbeitsblatt-Benutzeroberfläche können Sie einfach die Erledigung von Aufgabenlisten nachverfolgen, Veranstaltungen koordinieren, Daten und Kalender synchronisieren, Dokumente an andere weitergeben und jede Art von Projekt verwalten.

Kostenloses Training:

Stufe 1: Erste Schritte (all about sheets and collaboration)

Stufe 2: Fortgeschrittene Anfänger (how to use the automations,create reports and more)

Stufe 3: Fortgeschrittene (dashboards and more advanced features)

Redaktionsworkflow

Die Social-Media-Manager/Redakteure gestalten unter Berücksichtigung des Kunden-Marketingplans (und unter Berücksichtigung von Sonderthemen/Sonderwünschen) den Redaktionsplan ihrer jeweiligen Marke und stimmen diesen mit ihren Ansprechpartnern ab.

Je nach Kunde gibt es hier unterschiedliche Vorlaufzeiten. Bei den meisten Kunden wird ungefähr ein Monat Vorlaufzeit geplant, spontane Postings ausgenommen.

Tools

Link: https://app.smartsheet.com/b/home

Angelegt wird der Redaktionsplan in Smartsheet. Er organisiert den reibungslosen Post-/Redaktionsablauf zwischen den Kunden, Redaktion und Account. Um verlässlich mit ihm arbeiten zu können, muss er bei Bedarf tagesaktuell gepflegt werden. Er gibt Auskunft über:

die Postplanung
die Themen-/Marketingschwerpunkte und ihre Verteilung
die Media/Budget-Planung und konkret getätigte Ausgaben
den aktuellen Freigabe-Status zu einem Post
Kommentare, die der Kunde getätigt hat
~~den zuständigen Designer für das Postbild und die entsprechende Ticketreferenz für Asana~~ (aktuell bei nahezu keinem Kunden genutzt, Stand 27.02.2020)
die erfolgreiche Veröffentlichung
die erfolgreiche Bewerbung

Parasol Brand Marketing OS

Link: https://os.parasol-island.com/editorial/conference/SHEETNUMBER

Mit Hilfe unserer eigenen Programmierung, dem Parasol Brand Marketing OS, können wir unseren Kunden eine gute Übersicht über die aktuelle Redaktionsplanung bieten. Das Tool zieht sich - bei korrekte Hinterlegen aller Daten - die Informationen aus dem jeweiligen Redaktionsplan im Smartsheet und stellt dies übersichtlich für die Abstimmung dar.

Wie kann man sich einloggen?

Wenn du oder der Kunde erstmals den Link des jeweiligen Parasol Brand Marketing OS aufruft, wird eine Log-In-Fläche angezeigt.

Es gibt zwei Arten, wie ihr Zugriff erhalten könnt:

Via IP. Du bzw. der Kunde wird mit seiner IP freigeschaltet. Das geht unter diesem Link jedoch nur, wenn du dich selbst im Office befindest (oder via VPN zugeschaltet bist). Klicke bei der entsprechenden IP (prüfen, ob sie wirklich dem Kunden gehört!) auf "Edit" und setze den Haken bei "Allowed", um den Kunden freizuschalten. Bitte trage außerdem den Namen des Kunden ein. Unter Comment versucht das Tool zu erraten, welcher User es vermutlich sein könnte, es unterstützt euch also darin hier den richtigen User zu definieren. Groups wird automatisch gesetzt, bitte nicht ändern. Nun sollte dein Kunde den Plan ohne Probleme aufrufen können.
Via Log-In-Daten. Bei Jo kannst du Zugangsdaten für deinen Kunden beantragen (und auch selbst natürlich nutzen). Diese können du und der Kunde dann nutzen, um sich den jeweiligen Plan anzeigen zu lassen. Bitte hinterlege die Zugangsdaten auch im passenden Tresor bei 1Pass.

How to Smartsheet

Einen neuen Plan erstellen

In Smarthsheet findest du im Ordner "Redaktionspläne" alle Pläne der verschiedenen Marken.

Als Vorlage für deinen neuen Plan verwendest du am besten den Plan des vorherigen Monats als Basis.

Klicke dazu mit der rechen Maustaste auf den ausgewählten Plan. wähle "Als neu speichern" (1.) aus benenne deinen neuen Plan (2.) entsprechend.

Die Benennung erfolgt je nach Marke.

Beispiel PENNY: "PENNY20I01_PENNY Markt Redaktionsplan_Januar20"

Beispiel Triumph: "TRIUMPH20 Triumph Redaktionsplan Januar 2020"

Bei Rückfragen zur konkreten Planbenennung frage am besten deine KollegInnen.

Bitte kontrolliere abschließend noch, ob der richtige Speicherort angegeben ist. Hier immer wählen: Arbeitsbereiche/Interactive / Digital/Redaktionspläne. Dann auf Speichern klicken.

Du findest nun deinen Plan in der Liste mit den Redaktionsplänen (3.). Alte Plänen sollten nach Monatsende direkt ins Archiv verschoben werden. Die Pläne der kommenden Monate speicherst du ebenfalls hier.

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Schritt 1. - Auswählen und "Als neu speichern"
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Schritt 2. - Plan benennen
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Schritt 3. - Fertig!

WICHTIG: Pläne werden nicht lokal auf dem Rechner vorbereitet oder abgelegt. Redaktionspläne werden nur in Smartsheet angelegt und bearbeitet. So wird gewährleistet, dass JEDER JEDERZEIT Zugriff auf den aktuellen Stand der Pläne hat (Krankheitsfall, etc.). Es ist hierbei egal, ob die Pläne bereits fertiggestellt sind oder sich nur drei Themen im Plan befinden.

Den Plan mit Inhalten füllen

Wenn du den Plan öffnest, sieht er zuerst sehr leer aus. Das ändert sich aber mit deiner Hilfe und schon bald hast du einen farbenfrohen Plan vorliegen.

Bitte trage als erstes das Datum des passenden Monats ein. Die dazugehörende KW und der Tag sollten sich automatisch mit Datumsänderung anpassen. Sollte dies mal nicht der Fall sein, musst du es entweder händisch eintragen oder einen Kollegen solange nerven, bis dieser hilft. ;) Es gibt ein paar Kniffe ähnlich wie in Excel, die dir das Leben hier leichter machen. Frag zur Not gerne mal eine KollegIn, z.B. Denise.

Bitte beachten: Alle Spalten haben einen Sinn und erfüllen ihren Zweck. Es wird NIE eine Spalte gelöscht, da sich dies auf die Darstellung im Parasol Brand Marketing OS auswirken und dir deinen Plan zerschießen kann.

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Nun kannst du anfangen, deinen Plan zu füllen.

Die einzelnen Spalten werden wie folgt ausgefüllt:

M SOLL (Media SOLL): Mit wie viel Budget soll der Beitrag ausgespielt werden? Freilassen, sofern der Beitrag nur organisch gepostet werden soll.
M IST (Media IST): Im Nachhinein einzutragen, wie viel Budget wurde tatsächlich ausgegeben?
M Objective (Media Objective): Welches Media-Ziel soll der Post haben? Reichweite, Interaktion, etwas anderes? Ggf. kannst du diese Spalte aktualisieren, je nachdem, was bei deinem Kunden benötigt wird.
Aufgabe/Thema: Kurz und knackig darstellen, worum es im Post geht. Quasi eine Überschrift.
Copy: 1:1 Der (textliche) Inhalt deines Posts. Falls du hier noch nichts hast, reicht auch erstmal ein einfaches "tbd".
Bild/Video: Hier hast du die Wahl zwischen Bearbeitet und Freigegeben, bei manchen Kunden auch z.B. on hold, sofern vereinbart. Sobald du ein Ticket für die Grafikerstellung gebrieft hast, befindet sich das Bild in der Bearbeitung. Nach Kundenfreigabe logischerweise auf Freigegeben.
Text: Gleiches Prinzip wie bei "Bild/Video". Trage hier den Status deines Textes ein.
Channel: FB / IG / Anderes? Hier kann es sein, dass manche Kunden nur bestimmte Kanäle bespielen. Nicht benötigte Kanäle können ausgeblendet werden, indem man die Spalte schmal zieht. Bitte hierfür einen Kollegen um Hilfe bitten, wenn du nicht alleine klarkommen solltest. Denk dran: Keine Spalte entfernen, nur ausblenden!
Typ: Dropdown-Menü, hier kannst du zwischen verschiedenen, vorgegebenen Themen wählen. Beitragstypen sind mit dem Kunden abgestimmte Schwerpunktthemen, die immer wieder auftreten, z.B. Promotion / Lifestyle / Messe / und mehr. Eine farbliche Markierung vor jedem Post (eingestellt über die Regeln) gibt bei der Planung schnell Aufschluss darüber, ob ein Beitragstyp zu viel oder zu wenig vertreten ist.
Issuer: Wer hat den Post "erstellt" bzw. in Auftrag gegeben? War es etwas vom Headquarter (HQ) oder Parasol (PSL)? Trage es hier ein.
Datei/Link: Füge hier den Link zu deinem Bild- oder Videobeitrag ein, damit es im Plan korrekt dargestellt werden kann. Achte auf die korrekte Art und Weise, den Link zu hinterlegen, siehe hierzu auch unter den häufigen Fehlern nach.

Ist alles eingetragen, kann der Redaktionsplan mit dem Kunden abgestimmt werden.

Den Redaktionsplan abstimmen

Bevor du deinem Kunden schreibst, beachte bitte folgendes.

Jetzt rückt ein etwas unscheinbarer Link am Ende des Planes in den Vordergrund. Dieser muss bei jedem Plan neu angepasst werden.

Um den Link erfolgreich anzupassen, muss auf das entsprechende Smartsheet-Blatt oben links geklickt werden. Hier bitte auf Eigenschaften gehen und die Blatt-ID kopieren.

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Die Blatt-ID wird nun in dem Link ganz unten eingefügt. Diese URL kannst du nun dem Kunden senden. Bitte kontrolliere immer vorher, ob der Plan wirklich korrekt angezeigt wird. Je nach Lust und Laune kannst du die URL auch noch via Bitl.y beliebig benennen. Der Kunde wird zuerst keinen Zugriff auf den Plan haben, da seine IP nicht automatisch freigeschaltet ist. Dies musst du manuell machen oder ihm Zugangsdaten zukommen lassen, siehe hierzu die passende Erklärung.

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Für den Kunden öffnet sich, nach erfolgreichem Log-In oder erfolgreicher Freischaltung der IP, beim Klick auf deinen Link nun eine Planübersicht.

Diese sieht wie folgt aus:

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Hier bekommt der Kunde eine Übersicht über die Postings die geplant sind. Klickt er auf einen Beitrag, öffnet sich dieser mit weiteren Informationen.

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Wenn der Kunde Feedback hat, kann er dieses auf verschiedene Art und Weisen zurückgeben.

Die gängigste Variante ist: Das Feedback direkt im Kommentarfeld des Beitrags einfügen. So wird dir das Feedback in Form einer kleinen Kommentarblase am linken Rand in Smartsheet angezeigt.

Alternativ steht dem Kunden auch der Give Feedback Button zu Verfügung, mit welchem er dir eine E-Mail mit dem Feedback senden kann.

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So sieht das Feedback aus, wenn es per Mail über den Give Feedback Button im Postfach landet:

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Nach der Abstimmung ist vor dem Posten

Nachdem der Kunde uns den Post/Plan freigegeben hat, müssen noch ein paar Dinge erledigt werden.

Die Spalten Bild/Video und Text müssen auf Freigegeben gestellt werden.
Der Post muss nun bei den Kanälen eingeplant werden. Sobald dies geschehen ist, wird das Häkchen in der Spalte Eingestellt gesetzt.
Ist der Post bei Facebook eingeplant, muss er natürlich beworben werden. Sobald dies geschehen ist, wird das Häkchen in der Spalte Beworben gesetzt.
Nachdem die Bewerbung abgelaufen ist, wird das Budget welches ausgegeben wurde eingetragen. So hat man einen Überblick über die Gesamtausgaben im Monat.

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Am Monatsende...

Nachdem der Monat beendet wurde und man mit einem neuen Plan arbeitet, wird der alte Plan in das Archiv verschoben. Dazu einfach den entsprechenden Plan packen und ins Archiv verschieben.

Es werden NIEMALS alte Pläne gelöscht!

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Häufige Fehler

Redaktionsplan nicht in Smartsheet auffindbar

Achte bitte darauf, dass dein Plan immer in folgendem Arbeitsbereich gespeichert ist:

Interactive / Digital -> Redaktionspläne

Solltest du ihn nicht dort finden, schaue in deinen eigenen Blättern oder im Archiv nach (bitte ggf. wieder verschieben, falls der Plan fälschlicherweise dort gelandet ist).

Bilder werden im OS nicht angezeigt

Damit die Bilder im Parasol Brand Marketing OS korrekt dargestellt werden (und nicht nur als grauer Kasten), musst du den Link zum Drive in einem bestimmten Format anlegen.

Normale Drive-Links sehen beim einfachen Kopieren so aus: https://drive.google.com/file/d/1e9ZjEzXMio0LrdlUp2Pi_r0pWKj0j0Xm/view?usp=sharing

Öffne den Link einmal und achte darauf, wie sich die URL verändert: https://drive.google.com/file/d/1e9ZjEzXMio0LrdlUp2Pi_r0pWKj0j0Xm/view

Diese neue URL ohne das "sharing" am Ende benötigst du, damit dein Plan funktioniert.

Achte außerdem darauf, dass der Ordner, in dem sich das Bild befindet, für alle Mitarbeiter bei PSL freigeschaltet und sichtbar ist. Ansonsten kann das Tool die Vorschau nicht laden.

Log-In-Daten gefordert

Bitte beachte hierzu das How To weiter oben "Wie kann man sich einloggen?".

500 Internal Server Error

Dieser Fehler kann random auftauchen, hat aber manchmal auch Ursachen.

Erfahrungsgemäß kann folgendes ein Fehler sein:

Ist eine verlinkte Bilddatei zwar in Google Drive freigegeben, der Ordner in dem sie liegt aber nicht, kann der 500 Internal Server Error auftreten. Sobald du die Verlinkung rausnimmst, verschwindet der Fehler. Scheinbar das das OS Tool hier ein Problem mit dieser Art Dateifreigabe.
Lösung: Lege die Datei bitte in einem für Gesamt PSL freigegebenen Ordner ab, um sie anzeigen zu lassen und den Fehler zu verhindern.

Befindet sich ein verlinktes Video noch "in Bearbeitung", taucht manchmal der 500 Internal Server Error auf.
Lösung: Warten, bis die Datei fertig verarbeitet ist, danach den Plan nochmal neu laden.