Onboarding Account Management

Welcome to the Island!

Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - dem Account Development Team. Jede:r hat seine oder ihre Kundenverantwortung, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch ist jede:r aus unserem Team ein wertvoller Sparingspartner und gemeinsam als Team lösen wir jede Thematik.

Das Team

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Nina Bals-Cornelius	Thomas Estenfeld	Natalie Löwen	Philipp Starck
Account Director	Head of Account Development	Account Manager	Account Director
nina.bals@parasol-island.com	thomas.estenfeld@parasol-island.com	natalie.loewen@parasol-island.com	philipp.starck@parasol-island.com
Düsseldorf	Düsseldorf	Berlin	Düsseldorf

Deine Verantwortung

Du verantwortest eigenständig oder gemeinsam mit deinem Account Direktor deine Kundenetats. Deine Verantwortung ist es, die Kundenbeziehung zu pflegen, auszubauen, strategische Potentiale zu erkennen und im Neukundengeschäft zu unterstützen. Wir denken ganzheitlich und beraten den Kunden hinsichtlich aller Leistungen, die Parasol Island anbieten kann. Wir sind auf unserem Gebiet die Spezialisten und treten beim Kunden selbstbewusst aber gemeinschaftlich auf.

Basics & Standards im Daily Business

Digitale Rituale

Die wichtigsten Gebote für unser daily doing.

Zu den Digitalen Ritualen

Client Fact Sheet

Für jeden unserer Kunden gibt es ehemals in asana, jetzt im jeweiligen Kundenordner im Google-Drive ein Client Fact Sheet. Hier hast du in einem Dokument einen kompletten Überblick über den Kunden. Das Client Fact Sheet ist vom jeweiligen Kundenverantwortlichen auf Basis unserer Vorlage anzulegen, mit Leben zu füllen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Anlage erfolgt manuell als neues Dokument in Google. Benennung ist [KUNDE]_[Client-Fact-Sheet].

Die Client Fact Sheet Vorlage findest Du in der Google Docs Vorlagengalerie unter "Interactive" (INT_Client-Fact-Sheet_Vorlage).

Forecast

Jede Accounter:in muss den Forecast ihres Kunden in folgendes Dokument eintragen und monatlich überprüfen und aktualisieren.

Zur Vorlage.

Budgetübersicht

Wir führen für jeden unserer Kunden eine Budgetübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.

Zur Vorlage.

Retainer Übersicht

Wir führen für jeden unserer Kunden eine Retainerübersicht, die der Kunde jeweils zum 15. des Folgemonats unaufgefordert per Email erhält.

Zur Vorlage.

Tasklog/ Agenda

Wir führen für jeden unserer Kunden einen Tasklog/Agenda, die der Kunde jeweils am Vortag des gemeinsamen Termins unaufgefordert per Email erhält.

Zur Vorlage.

Informationssicherheit und Datenschutz

Mit jedem Kunden muss einmal jährlich, mindestens aber bei jedem neuen Projekt, besprochen werden, ob besonders vertrauliche Daten anfallen. Das können beispielsweise personenbezogene Daten aus Gewinnspielen sein, oder geheime Daten zu neuen Fahrzeugen (Prototypen). Bitte notiert im Client Fact Sheet ob der Kunde zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. Email-Verschlüsselung, von euch wünscht. Bei Fragen wendet euch an unseren Informationssicherheitsbeauftragten (Robert Kulis).

Kundenfeedback

…

Dateiablage

Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:

Nomenklatur generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:

[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Case Library / New Business Keynotes

Die Case Library ist im Shared Drive zu finden. Für jedes Projekt erstellen wir einen Case, je nach Projektumfang mal größer mal kleiner. Ausgewählte Projekte werden auf der parasol.digital Webseite als Case gezeigt, hier ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren.

Bitte ladet zudem eure finalen Keynotes, als .key (ohne Passwortschutz) und als .pdf in euren eigenen Ordner im Shared Drive, damit jeder jederzeit darauf zurückgreifen kann.

Dein Tätigkeitsfeld & daily business

Kundenberatung

Aufgaben

1. Beratung

Skills

1. Kommunikationsprofi

Agentursoftware & organisatorische Software

Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hier erfolgt die Projektanlage- und das Controlling, die Kundenauswertung und vieles mehr - für die AGS wirst du von Jo Kammer geonboardet. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.

Timeboard

Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.

Ressourcenplanung

Deine Ressourcen werden überwiegend und hauptsächlich von Dir selbst, deinem HoD oder einem Projektleiter geplant. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an deinen HoD. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden bzw. die Mehraufwände verteilen.

Leapsome

In Leapsome kannst du die Ziele der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch. Leapsome dient zudem zur Dokumentation, als Feedbacktool und kann zur internen Terminkoordination genutzt werden.

Personio

Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.

Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.

Asana - Ticketsystem

Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem Wiki-Artikel.

Das Projektmanagement Team hat zudem ein „How to use asana Projekt“ erstellt, dies bitte einmal verinnerlichen.

Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind.

Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:

1. Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.
2. Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To
3. Mark Complete Ticket als erledigt markieren
4. Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!

Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal hier vorbei.

Parasol Tools

Kalender

Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben - eine tolle Funktion, um die Abstimmung zu beschleunigen. Ein Termin benötigt eine Agenda. Bitte nutze ebenfalls die Funktion zur Angabe des Arbeitsortes, dies macht einige Terminplanungen einfacher. Nicht benötigte aber einem Termin zugeordnete Besprechungsräume müssen freigegeben werden, bitte entsprechend aus dem Kalendereintrag löschen.

Mail

Du hast eine Parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst.

Abwesenheitsassistent

Abwesenheiten müssen von Dir selbst eingetragen werden. Nutze dafür bitte folgende Vorlage:

—

Many thanks for your email!

I'm....

(x) on holiday / public holiday

( ) on a mission

( ) in meetings

( ) attending a conference

( ) ill

( ) other

I will be back in the office on (July 06 th)

Please take note that during this time incoming e-mails will:

(x) not be read or forwarded

( ) read with a serious delay ...

Best regards,

Dein Name

—

Chat

Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden. Je Projekt sollte ein eigener Chat mit Threadunterteilung und der Option freie Mitarbeiter hinzuzufügen angelegt werden.

Drive

Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind die Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:

Zum Wiki Artikel

Documents

Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.

Keynote

Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Achte daranf die Parasol Hausschriften installiert zu haben. Diese findest du mit dem aktuellen Template hier:

Zum Wiki-Artikel

Google Data Studio

Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:

Zum Wiki-Artikel

Adobe Suite

Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.

Miro

In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.

Urlaubsübergabe

Der Stellvertreter übernimmt deine Aufgaben.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und hier abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:

# Ressourcenplanung

# Verteilung der Tickets via Asana

# Abwesenheit und Ansprechpartner für Kunden kommunzieren

# Abwesenheitsnotiz einstellen

Awards, Communications & PR

….

dies & das und PSL basics

Pitch Pizza - Beer X …

Weiterbildungsangebot - zum Artikel

JobRad

Food

Kundenvorlage Preisliste AGS