Jump to content

HR Handling

From Parasol

Erstkontakt

  1. Digitale Bewerbungen landen direkt über das Webformular oder die an hr@parasol-island.com gerichtete Nachricht direkt in Personio, entweder unter "zuzuweisende Nachrichten" bei Initiativbewerbungen oder direkt unter der ausgeschriebenen Position als "neue Bewerbung"
  2. Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
  3. Sichtung der Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR in Personio unter "Profil"
  4. HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen ein. Die Stellen werden in Personio generell direkt einem Fachkreis zugewiesen, der proaktiv die Bewerbungen sichten kann und sein Feedback dazu abgibt
  5. Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld direkt in Personio ein
  6. Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen wird ein erstes Kennenlernen vereinbart, welches je nach Standort und Kapazität direkt an den Standorten oder über Google Meet abgehalten wird. Jegliche Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt über die Personio Mail Funktion, ebenso wie die Koordination der Termine (Interviewende einladen, Zeitraum, Konfi buchen etc.), sodass der Fachkreis darauf zugreifen kann
  7. Das Erstgespräch erfolgt meist mit HR sowie einer FK und dient zur ersten Einschätzung der fachlichen Kenntnisse. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
  8. Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Office Management (travel@parasol-island.com) entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Office Management dokumentieren.

  1. Office Management bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
  2. Office Management bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
  3. Die Bewerbungsunterlagen sind für alle Kollegen die auf die Stelle Zugriff haben unter "Profil" ersichtlich

Bewerbungsgespräch/e

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company. Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält! Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen. Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.


  1. Nach Durchführung des 1ten Bewerbungsgesprächs, geben HR sowie FK ihr Feedback über den Reiter "Evaluationen" in Personio ein
  2. Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
  3. Bei positiver Bewertung findet ein 2tes Interview statt, der Bewerber wird proaktiv von der HR in den Status "2tes Interview" verschoben
  4. HR gibt Bewerber positive Rückmeldung und koordiniert das 2te Interview, im besten Falle vor Ort, ansonsten digital - auch hier läuft jegliche Kommunikation & Koordination über Personio, nicht über privaten Mailverkehr.
  5. Das 2te Interview, führt der zuständige GF/Tead/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/TL.
  6. Der zuständige GF/disziplinarische Vorgesetzte berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe, es kann vorab eine Probeaufgabe gestellt werden, die dann vom Kandidaten zu präsentieren oder vor Ort vorzubereiten ist
  7. GF/TL und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
  8. Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
  9. Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
  10. Nach dem Gespräch geben alle Gesprächsbeteiligten wieder ihr Feedback über den Reiter "Evaluation" bei Personio ein
  11. Bei negativer Bewertung erfolgt innerhalb einer Woche eine Absage, Absagen werden ebenso direkt über die Personio Mail Funktion versendet, der Bewerber wird nach Versendung der Absage automatisch in den Status "abgelehnt" verschoben
  12. Nach positiv verlaufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
  13. Bei Einigung: siehe auch [[1]] / der erstellte Vertragsentwurf wird durch HR via Mail(pdf) direkt an den Bewerber oder an GF/Teamleiter versendet, die den Vertragsentwurf weiterleiten.
  14. Bei Änderungen: erneute Verhandlung!
  15. Bei Einigung: Versand des Vertrages durch HR via Docusign oder direkt über Personio

Zu oder nach dem Einstellungsgespräch:

  1. Ansprechpartner: HR
  2. Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

siehe auch [[2]]

  • Eintrittsdatum
  • Befristung
  • Arbeitszeit/-tage
  • Gehalt
  • Urlaubstage
  • Position
  • Positions-Beschreibung
  • Kündigungsfrist
  • Definition Zusatzleistungen
  1. Vertrag, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung und ggf. Diensthandy via DocuSign an Bewerber.
  2. Parallel per eMail Willkommens eMail mit Infopräse zur bAV, Frage nach Jobticket o.a.
  3. Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
  4. Signierte Dokumente werden in AS unter Dokumentation hochgeladen und parallel analog inkl sonstiger Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) in Schöppys Fach abgelegt.
  5. Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.
  6. Karsten pflegt die Daten in DATEV.
  7. Erst dann wird die analoge Mitarbeiterakte im Ordner abgelegt!


Als Inspiration um ein wenig zu Parasol erzählen zu können, könnt ihr folgende Bewerber Keynote als Basis verwenden:

https://drive.google.com/open?id=1KWcXRXWdoVvIHzDWNsADWF_ZsM0R1rGr

Sobald der Arbeitsvertrag signiert ist

  1. Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen.
    Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:
    1. Vorname / Name
    2. Login-Name im Muster vNachname
    3. neues Login-Passwort setzen (und in ASANA Ticket dokumentieren!)
    4. Wochenarbeitszeit in h aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
    5. Monatsgehalt (AN) brutto aus Vertrag
    6. Monatsgehalt (AG) brutto als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
    7. Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld) als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 12
    8. Eintrittsdatum aus Vertrag
    9. E-Mail im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
    10. Telefon im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
    11. Dokumentation/Veträge PDF Datei des Arbeitsvertrags, der Nutzungsrechte Vereinbarung und Datenschutzvereinbarung hinterlegen
    12. Profilfoto hochladen für Profilbild in MyParasol
    13. Welcome Letter formulieren
    14. Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen
    15. Mitarbeiter unter PARASOL OS Rechte zuweisen
    16. Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen
  2. Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen via ASANA informieren: eMail
    1. ASANA Ticket in PSLHR Personaldministration anlegen für Peter und Frontoffice bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
    2. Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
    3. Pflege der Visitenkartenliste mit Name, Titel, zugewiesene Telefonnummer usw.
    4. eMail an Karsten und parallel Info in Gehaltsliste: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
    5. Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion
    6. Welcome Letter vorbereiten (Passwörter erstellt IT und speichert diese im LastPass Account des neuen MA und ergänzt diese in Welcome Letter)

Onboarding

Onboarding

Hier findest du alle Infos aus deinem Onboarding noch einmal verschriftlicht. Die Präsentation aus deinem Onboarding wird dir nach der Vorstellung per

E-Mail als PDF zugeschickt.

Feel free to give feedback!


Falls Du Führungskraft bist und Infos zum Onboarding Deiner neuen Teamkollegen brauchst, dann klick hier: Onboarding-Ablauf

Über Parasol Island

Gründung

2003 in Düsseldorf

2010 in Berlin

Standorte

Kontaktdaten
Düsseldorf Berlin
Florastr. 75

40217 Düsseldorf

Rudi-Dutschke-Straße 26

10969 Berlin

0211/1592200 030/236077670

Geschäftsführer

Moritz von Schrötter, Founder & Managing Partner

Nils Hartmann, CCO & Managing Partner

Philip Hansen, Founder & Director

Sebastian Druschel, Founder & Managing Director

Was machen wir eigentlich?

Parasol Island GmbH produziert als Integrated Digital Studio seit 2003 an den Standorten Düsseldorf und Berlin für ein exklusives Kundenportfolio maßgeschneiderte Film-, Animations- und Digitalprojekte mit einzigartigem Anspruch – sowohl ästhetisch, inhaltlich als auch technisch. Wir beschäftigen mehr als 80 interdisziplinäre Talente aus der ganzen Welt und vereinen die Bereiche Film, Foto, Animation, VFX, Musik, Konzeption sowie Digital Branding und schaffen damit nachhaltige Markenerlebnisse für die Werbe-, Automobil-, Mode- und Retail-Industrie.

Unsere vier Bereiche

Film:

Im Film Department dreht sich alles um bewegte Bilder. Egal, ob wir den Content für das neueste Social Media Posting in unserer Insel-Küche produzieren oder für einen weltweit ausgestrahlten TV-Spot bis nach Los Angeles reisen: In diesem Department ist Organisationstalent unerlässlich.

Animation:

Im Animation Department reichen die Projekte von der klassischen Filmproduktion wie Schnitt und Farbkorrektur, über 2D/3D Motion Design bis hin zu High-End CGI-Filmen. Da die Grenze zwischen Gaming, Filmen und interaktiven Anwendungen immer weiter verschwimmen, arbeiten wir auch an vielen Augmented und Virtual Reality Projekten.

Digital:

Im Digital Department erstellen wir Strategien und Konzepte für Werbekampagnen und Markenentwicklung. Unser Team stärkt die Markenidentität und -präsenz online und offline. Das Social Media Department und Influencer Relations unterstützen dabei, die Reichweite und Authentizität zu erhöhen. Unsere maßgeschneiderten Lösungen werden durch ein gut koordiniertes Projekt- und Accountmanagement unterstützt, das zuverlässige und effiziente Projektabläufe sicherstellt.

Service:

Die einzelnen Units aus dem Service Department sorgen dafür, dass auf der Insel alles reibungslos abläuft. Dazu zählen HR (Human Ressources), Welcome Desk, IT und Accounting.

Good to know

Unser internes Parasol-Wiki habt Ihr ja bestimmt schon kennengelernt - es enthält alle Antworten auf Eure Fragen bereit. Egal, ob es um den richtigen Ablauf einer Krankmeldung oder das Einreichen eines Urlaubsantrages geht, im Wiki haben wir Euch die wichtigsten Fakten für Euer Leben auf der Insel zusammengefasst: Main Page

Wie heißen die Kolleg*innen aus dem Design? Wer spricht welche Sprachen auf der Insel? Und welche Bands hören eigentliche meine Kolleg*innen? Das und viel mehr findest Du hier: Mitarbeiter*innen

Um Dir einen allgemeinen Überblick zu verschaffen, schau gerne auf unserer Was ist was - Seite vorbei.

Under one Parasol

Du hast den Begriff "Under one Parasol" schon häufig gehört, kannst Dir aber nichts darunter vorstellen?

Das Under one Parasol ist unser monatliches Meeting, welches immer am ersten Donnerstag im Monat um 17:00 Uhr stattfindet.

Hier werden alle wichtigen Informationen, neue Mitarbeitende, Leaver und News und Updates aus den einzelnen Departments vorgestellt. Alles Infos dazu findest Du hier: Das IMMM

Wichtige Tools

GMail/Kalender/Chat/Drive:

Wir arbeiten mit der Google Suite. Hierzu gehören E-Mails, der Kalender mit dem wir Meetings planen, Google Meets als Tool für Videokonferenzen und die Chatfunktion (Einzel- oder Gruppenchat). Zum Thema Meetings: Jedes Meeting verdient einen kurzen Meeting-Report.

Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen.

Personio

Alles, was Euch als Mitarbeitende betrifft (Stammdaten, Onboarding, Gehalt, Titel, Urlaub etc.) wird in Personio abgebildet. Unter diesem Link findest Du alle wichtigen Informationen.

Leapsome

Unsere Mitarbeiter-Gespräch sowie die Zielvereinbarungen und Instant Feedback dokumentieren wir in Leapsome.

Awork

Wir nutzen Awork als zentrales Tool für Projektmanagement und Arbeitszeiterfassung. Aufgaben werden als Tasks angelegt, Projekten zugeordnet und mit Deadlines, Prioritäten und Kommentaren versehen.

Besonders wichtig: Arbeitszeiten können direkt pro Aufgabe erfasst werden, entweder manuell oder per Timer. So behalten wir den Überblick über Aufwand und Projektfortschritt.

Awork unterstützt dabei mit flexiblen Ansichten wie Listen, Kanban-Boards oder Zeitplänen.

URL: https://www.awork.com/de


OS/

OS/ ist unser eigenes entwickeltes Projektmanagement-Tool. Eine eigene Seite hierzu folgt.

1Password

Wir organisieren unsere Passwörter mit dem Passwortmanager OnePassword https://1password.com/. Hier kannst Du eigenständig Passwörter und Zugänge erstellen, bekommst Zugriff auf Company Accounts oder gibst anderen Mitarbeiter*innen Passwörter frei.

Keynote

Präsentationen erstellen wir mit Keynote. Hier findest Du alle wichtigen Informationen zu unserer Apple Keynote Template.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Wir wollen auf unserer Insel gerne erreichen, dass es unseren Bewohner*innen gut geht und sich alle zu jedem Zeitpunkt sicher bewegen können. In diesem Zuge gibt es ein paar Hinweise, die wir Euch gerne an die Hand geben wollen, damit Ihr Euch auf dem Terrain so optimal, wie möglich, bewegen könnt. Egal ob im Dschungel, am Strand, im Gebirge oder wo auch immer Ihr Euch bewegt, mit unserer Arbeitsschutzunterweisung seid Ihr auf der sicheren Seite.

Ihr könnte die Präsentation im Personio-Onboarding unter der Aufgabe "Arbeits- und Gesundheitsschutz" herunterladen, unterschreiben und wieder hochladen. Die Unterweisung als PDF findet Ihr außerdem hier.

Information Security Management System (ISMS)

Das Information Security Management System ist eine Aufstellung von Verfahren und regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauert zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern.

Hier findest Du alle wichtigen Informationen und Ansprechpartner: ISMS

Workflow

Hier findest Du eine Übersicht zu unserem allgemein Workflow bei Projekten und Aufgaben:

Error creating thumbnail: File missing

Onboarding via Personio

Unser Onboarding in Personio umfasst alle To-do's, die für uns wichtig sind, damit die Abläufe von Lohnbuchhaltung, Vertragsänderungen, Informationsverteilung etc. problemlos stattfinden können.

Alle Informationen und To-do's findet Ihr unter Eurem Profil und dann unter "Onboarding". Jede einzelne Aufgabe beinhaltet nochmal eine ausführliche Erläuterung. Klickt dafür einfach auf den Titel der Aufgabe.

Error creating thumbnail: File missing

Neben den To-do's an sich, seht Ihr auch, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist und wann sie fällig sind. Bitte bearbeitet Eure jeweiligen Aufgaben (nur die, für die Ihr verantwortlich seid) innerhalb der Frist. Das ist wichtig, damit uns keine relevanten Informationen fehlen. Alle genauen Informationen und Details zu Personio findet Ihr hier Personio

Das Onboarding in Personio ist sehr administrativ-lastig. Für alle inhaltlichen Informationen, schaut bitte oben unter "Onboarding Informationen".

Onboarding Keynote

Ist in arbeit und wird dann hier hinterleget:

Zu beachten.

- Nichts an der Original Keynote ändern - erst Copy

- darf innerhalb der Departments verwendet werden, empfehlenswert Department bezogene Inhalte entsprechend anzupassen / ergänzen

- Die Keynote ist nur ein Gesprächsleitfaden für Onboardings

Probezeit/Vertragsänderung/Zielvereinbarungen

Verantwortlich Geschäftsführer/Head/Teamlead

  • GF/Head/TL führt MA talks: nach 1 Monat, nach 4 Monaten (Probezeit Inselvisum) und dann jährlich!
  • In diesen Talks werden Ziele vereinbart: Vorlage hier -> KickOff
  • Das MA Gespräch wird IMMER vom Vorgesetzten in der AS dokumentiert!
  • Sollten Vertragsänderungen im MA talk besprochen werden (Gehalt, Titel..) wird HR informiert. Ohne a) dokumentiertes Gespräch, b) ZV für den neuen Zeitraum und c) einstimmig bewilligter Promo werden keine Änderungen vorgenommen!
  • Das "Probezeit Inselvisum" (Vorlage in DocuSign) wird von HR im 4.Monat an GF/GF/Heads versandt. Bei einstimmigem Go wird MA übernommen. Sollte es Veto gibt, initiiert HR Gespräch mit GF/GF/Heads zur Entscheidungsfindung. Anschließend ggf. Gespräch mit MA.

Verantwortlich Mitarbeiter:Human Resources Manager

  • Die ZV wird mit Hilfe von HR inhaltlich (SMART) und formal (Rechtschreibung und flüssige Formulierung!) optimiert und dann via DocuSign an den beide Parteien zur Signatur gesendet.
  • HR versendet "Next Level Request" (Vorlage in DocuSign) an GF/GF/Head bei beantragten Vertragsänderungen.
  • Wenn alle Beteiligten Promotion zustimmen, erstellt HR Nachtrag zu relevanten Änderungen und versendet diesen via DocuSign.
  • Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung wird über den Inhalt der Vertragsänderung informiert und die Änderungen werden in pending "Gehaltsreport" Excelliste dokumentiert. Änderung in DATEV erfolgt durch ihn.
  • Änderungen werden in Agentursoftware und Titeländerungen in Business Card Liste dokumentiert.
  • Signierte Nachträge werden ebenfalls in der Mitarbeiterakte in AS unter Dokumentation abgelegt.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Verantwortlich Geschäftsführer/Department Head & Partner

  1. Wenn wir uns von einem MA trennen wollen, muss der zuständige GF/Head/TL optimales Procedere mit HR besprechen.

Verantwortlich HR

  1. Aufhebung/Kündigungsvorbereitung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
  2. Resturlaub ermitteln und letzten Arbeitstag in relevanten Agenden (GF/Head/TL) dokumentieren.
  3. Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung informieren (Austritt, Resturlaub, Abfindung, etc.) und Eintrag in Gehaltsliste!
  4. Peter Norenkemper service@parasol-island.com via ASANA Ticket Asana informieren.
  5. Frontoffice informieren um Jobticket zu kündigen.
  6. Susanne informieren wegen Bahncard ggf.
  7. Info an Karsten/Susanne ggf., um Direktversicherung zu kündigen.
  8. Info an Uwe Hasenfuss über Mitarbeiter News Feed Liste.
  9. Kommunikation im IMMM des Monats.

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

  1. Abmeldung DATEV
  2. Formular Bescheinigung für Arbeitsagentur
  3. Archivierung der analogen Ordner

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

  1. Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
    1. Schlüssel
    2. Laptop
    3. Mobiltelefon
    4. Sonstiges
  2. Accounts sperren.
    1. Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
    2. Power Control Center Account deaktivieren.
    3. VPN
    4. Agentursoftware
  3. E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
  4. E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
  5. Telefonliste pflegen.
  6. Arbeitsplatz räumen.
Retrieved from "https://wiki.psl.dev/index.php?title=HR_Handling&oldid=31154"