HR Handling

Erstkontakt

1. Digitale Bewerbungen landen direkt über das Webformular oder die an hr@parasol-island.com gerichtete Nachricht in unserer Bewerberdatenbank "Staff"
2. Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
3. Check Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR
4. HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen über Zuweisung des Datensatzes zum Fachkollegen ein
5. Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld im Bewerberdatensatz ab und weisen diesen wieder HR zu
6. Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen führt HR ein Telefon-/Skypeinterview für den ersten Eindruck und dokumentiert dies im Stafftool
7. Bei positivem Telefoneindruck wird über Sigi (Sigrid.Otte@parasol-island.com) ein Terminvorschlag geschickt, sie organisiert den Termin und dokumentiert diesen in den Agenden der Gesprächsteilnehmer. Sollte der Bewerber von weiter weg kommen und ein Flug nötig sein, wird Kosten und Reisedauer gegengecheckt und über Rike(travel@parasol-island.com) Frontdesk entsprechend gebucht: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen / Name, alle nötigen Details in der Mail

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Officemanagement dokumentieren.

1. Sigi vereinbart einen Termin mit dem Bewerber in Abhängigkeit der Verfügbarkeit aller Beteiligten, reserviert einen Konfi für den Zeitraum und dokumentiert im Bewerberdatensatz den Status "eingeladen" sowie den Termin im Kommentarfeld.
2. Officemanagement bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
3. Officemanagement bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
4. Die Bewerbungsunterlagen werden vor jedem Gespräch von Sigi/HR für die Kollegen ausgedruckt. Exisitieren nur Online Referenzen, so werden entsprechende Links im Kalender beim jeweiligen Bewerbertermin mit dokumentiert

Bewerbungsgespräch/e

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company. Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält! Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen. Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

1. Der telefonisch abgestimmte Termin wird von Sigi/HR nochmals per eMail bestätigt ggf. mit dem Hinweis, dass das Frontoffice sich bezüglich Tickets an den Bewerber wendet.(Den Erhalt der eMail sowie den Termin bitte vom Bewerber stets bestätigen lassen.)
2. Die Gesprächsvorbereitung (Job Description, Bewerbungsunterlagen, Getränke, Raum) erfolgt durch das Officemanagement.
3. Das Gespräch führt der zuständige GF/Tead/eamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/Teamleiter.
4. Der zuständige GF/Teamleiter berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe.
5. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
6. GF/Teamleitung und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
7. Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
8. Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
9. Das Ergebnis des Gespräches wird im Stafftool von HR dokumentiert.
10. Bei beidseitigem positivem Ergebnis wird kurzfristig (1-2 Tage) ein 2. Gespräch und/oder Probetag vereinbart, an dem der/die Bewerber/in die anderen GFs sowie das Team kennen lernt und seine Arbeitsweise anhand standardisierter Aufgaben unter Beweis stellen kann.
11. Nach positiv veraufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht. Zeitfenster: In Ausnahmefällen direkt, spätestens nach einer Werkwoche/5 Tage.
12. Bei Einigung: Vertragsentwurf durch HR/Sigi/Pia via eMail als PDF.
13. Bei Änderungen: erneute Verhandlung und Vertragszusendung durch den GF/Teamleiter
14. Bei Übereinkommen postalische Vertragszusendung oder falls kurzfristig und nicht an den Standorten erreichbar via echosign veranlasst durch HR.

Zu oder nach dem Einstellungsgespräch: Mitarbeiter:HR Management

1. Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (von GF oder HR auszufüllen) sind:

• Eintrittsdatum
• Befristung
• Gehalt
• Urlaubstage
• Position
• Postions-Beschreibung
• Definition Zusatzleistungen

1. Vertragsentwurf und Mitarbeiterbogen im Original an Bewerber, Vereinbarung Nutzung eMail/Internet, Datenschutzvereinbarung, betriebliche Altersversorgung via echosign an Bewerber.
2. Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
3. Gegengezeichnetes Original geht zurück an HR, Kopie verbleibt beim neuen Mitarbeiter. HR heftet Arbeitsvertrag, Mitarbeiterbogen und sonstige Infos (Krankenkasse, Direktversicherung, Studienbescheinigung) ab und legt alle Unterlagen in Schöppys Fach
4. Die fehlenden Daten aus dem Mitarbeiterbogen übernimmt HR in den Datensatz in der Agentursoftware.

Bei Vertragserhalt, bei kurzfristiger Beschäftigung schon bei Vertragsversand, spätestens bei Übereinkommen Pia Antwerpes (-134, pia.antwerpes@parasol-island.com & Sigrid Otte (-289, sigrid.otte@parasol-island.com)

1. Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen.
   Mindestens folgende Felder sind beim Anlegen der Basisdaten anzugeben:
   1. Vorname / Name
   2. Login-Name im Muster vNachname
   3. neues Login-Passwort setzen
   4. Wochenarbeitszeit in h aus Vertrag. Gewöhnlich 40h
   5. Monatsgehalt (AN) brutto aus Vertrag
   6. Monatsgehalt (AG) brutto als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
   7. Weihnachtsgeld bruttoals Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto
   8. Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld) als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 13 (je nach Vertrag mit oder ohne Weihnachtsgeld)
   9. Eintrittsdatum aus Vertrag
   10. E-Mail im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
   11. Telefon im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
   12. Dokumentation/Veträge PDF Datei des Arbeitsvertrags und der Nutzungsrechte Vereinbarung hinterlegen
   13. Profilfoto hochladen für Profilbild in MyParasol
   14. Welcome Letter formulieren
   15. Mitarbeiter unter Sonderrechte eine Benutzergruppe zuweisen
   16. Mitarbeiter unter Kontakte/Parasol Island GmbH als Ansprechpartner anlegen
2. Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen informieren: eMail
   1. Ticket an Peter bezüglich Name, Datum, Position, Standort, Zugangsdaten
   2. Im Ticket an Peter Arbeitsanweisung "Telefonnummer zuweisen" (wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 159220XXX)
   3. eMail an Frontoffice bezüglich Welcome Package
   4. eMail an Karsten: Name, Start, Befristung, Funktion, Gehalt
   5. Info über MA Liste an Uwe mit Datum, Name, Eintrittstermin, Standort, Funktion

Onboarding

Onboarding

Hier findest du alle Infos aus deinem Onboarding noch einmal verschriftlicht. Die Präsentation aus deinem Onboarding wird dir nach der Vorstellung per

E-Mail als PDF zugeschickt.

Feel free to give feedback!

Falls Du Führungskraft bist und Infos zum Onboarding Deiner neuen Teamkollegen brauchst, dann klick hier: Onboarding-Ablauf

Über Parasol Island

Gründung

2003 in Düsseldorf

2010 in Berlin

Standorte

Kontaktdaten

Düsseldorf	Berlin
Florastr. 75 40217 Düsseldorf	Rudi-Dutschke-Straße 26 10969 Berlin
0211/1592200	030/236077670

Geschäftsführer

Moritz von Schrötter, Founder & Managing Partner

Nils Hartmann, CCO & Managing Partner

Philip Hansen, Founder & Director

Sebastian Druschel, Founder & Managing Director

Was machen wir eigentlich?

Parasol Island GmbH produziert als Integrated Digital Studio seit 2003 an den Standorten Düsseldorf und Berlin für ein exklusives Kundenportfolio maßgeschneiderte Film-, Animations- und Digitalprojekte mit einzigartigem Anspruch – sowohl ästhetisch, inhaltlich als auch technisch. Wir beschäftigen mehr als 80 interdisziplinäre Talente aus der ganzen Welt und vereinen die Bereiche Film, Foto, Animation, VFX, Musik, Konzeption sowie Digital Branding und schaffen damit nachhaltige Markenerlebnisse für die Werbe-, Automobil-, Mode- und Retail-Industrie.

Unsere vier Bereiche

Film:

Im Film Department dreht sich alles um bewegte Bilder. Egal, ob wir den Content für das neueste Social Media Posting in unserer Insel-Küche produzieren oder für einen weltweit ausgestrahlten TV-Spot bis nach Los Angeles reisen: In diesem Department ist Organisationstalent unerlässlich.

Animation:

Im Animation Department reichen die Projekte von der klassischen Filmproduktion wie Schnitt und Farbkorrektur, über 2D/3D Motion Design bis hin zu High-End CGI-Filmen. Da die Grenze zwischen Gaming, Filmen und interaktiven Anwendungen immer weiter verschwimmen, arbeiten wir auch an vielen Augmented und Virtual Reality Projekten.

Digital:

Im Digital Department erstellen wir Strategien und Konzepte für Werbekampagnen und Markenentwicklung. Unser Team stärkt die Markenidentität und -präsenz online und offline. Das Social Media Department und Influencer Relations unterstützen dabei, die Reichweite und Authentizität zu erhöhen. Unsere maßgeschneiderten Lösungen werden durch ein gut koordiniertes Projekt- und Accountmanagement unterstützt, das zuverlässige und effiziente Projektabläufe sicherstellt.

Service:

Die einzelnen Units aus dem Service Department sorgen dafür, dass auf der Insel alles reibungslos abläuft. Dazu zählen HR (Human Ressources), Welcome Desk, IT und Accounting.

Good to know

Unser internes Parasol-Wiki habt Ihr ja bestimmt schon kennengelernt - es enthält alle Antworten auf Eure Fragen bereit. Egal, ob es um den richtigen Ablauf einer Krankmeldung oder das Einreichen eines Urlaubsantrages geht, im Wiki haben wir Euch die wichtigsten Fakten für Euer Leben auf der Insel zusammengefasst: Main Page

Wie heißen die Kolleg*innen aus dem Design? Wer spricht welche Sprachen auf der Insel? Und welche Bands hören eigentliche meine Kolleg*innen? Das und viel mehr findest Du hier: Mitarbeiter*innen

Um Dir einen allgemeinen Überblick zu verschaffen, schau gerne auf unserer Was ist was - Seite vorbei.

Under one Parasol

Du hast den Begriff "Under one Parasol" schon häufig gehört, kannst Dir aber nichts darunter vorstellen?

Das Under one Parasol ist unser monatliches Meeting, welches immer am ersten Donnerstag im Monat um 17:00 Uhr stattfindet.

Hier werden alle wichtigen Informationen, neue Mitarbeitende, Leaver und News und Updates aus den einzelnen Departments vorgestellt. Alles Infos dazu findest Du hier: Das IMMM

Wichtige Tools

GMail/Kalender/Chat/Drive:

Wir arbeiten mit der Google Suite. Hierzu gehören E-Mails, der Kalender mit dem wir Meetings planen, Google Meets als Tool für Videokonferenzen und die Chatfunktion (Einzel- oder Gruppenchat). Zum Thema Meetings: Jedes Meeting verdient einen kurzen Meeting-Report.

Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den Ordner ihres Projektes zuzugreifen.

Personio

Alles, was Euch als Mitarbeitende betrifft (Stammdaten, Onboarding, Gehalt, Titel, Urlaub etc.) wird in Personio abgebildet. Unter diesem Link findest Du alle wichtigen Informationen.

Leapsome

Unsere Mitarbeiter-Gespräch sowie die Zielvereinbarungen und Instant Feedback dokumentieren wir in Leapsome.

Awork

Wir nutzen Awork als zentrales Tool für Projektmanagement und Arbeitszeiterfassung. Aufgaben werden als Tasks angelegt, Projekten zugeordnet und mit Deadlines, Prioritäten und Kommentaren versehen.

Besonders wichtig: Arbeitszeiten können direkt pro Aufgabe erfasst werden, entweder manuell oder per Timer. So behalten wir den Überblick über Aufwand und Projektfortschritt.

Awork unterstützt dabei mit flexiblen Ansichten wie Listen, Kanban-Boards oder Zeitplänen.

URL: https://www.awork.com/de

OS/

OS/ ist unser eigenes entwickeltes Projektmanagement-Tool. Eine eigene Seite hierzu folgt.

1Password

Wir organisieren unsere Passwörter mit dem Passwortmanager OnePassword https://1password.com/. Hier kannst Du eigenständig Passwörter und Zugänge erstellen, bekommst Zugriff auf Company Accounts oder gibst anderen Mitarbeiter*innen Passwörter frei.

Keynote

Präsentationen erstellen wir mit Keynote. Hier findest Du alle wichtigen Informationen zu unserer Apple Keynote Template.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Wir wollen auf unserer Insel gerne erreichen, dass es unseren Bewohner*innen gut geht und sich alle zu jedem Zeitpunkt sicher bewegen können. In diesem Zuge gibt es ein paar Hinweise, die wir Euch gerne an die Hand geben wollen, damit Ihr Euch auf dem Terrain so optimal, wie möglich, bewegen könnt. Egal ob im Dschungel, am Strand, im Gebirge oder wo auch immer Ihr Euch bewegt, mit unserer Arbeitsschutzunterweisung seid Ihr auf der sicheren Seite.

Ihr könnte die Präsentation im Personio-Onboarding unter der Aufgabe "Arbeits- und Gesundheitsschutz" herunterladen, unterschreiben und wieder hochladen. Die Unterweisung als PDF findet Ihr außerdem hier.

Information Security Management System (ISMS)

Das Information Security Management System ist eine Aufstellung von Verfahren und regeln innerhalb eines Unternehmens, welche dazu dienen, die Informationssicherheit dauert zu definieren, zu steuern, zu kontrollieren, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern.

Hier findest Du alle wichtigen Informationen und Ansprechpartner: ISMS

Workflow

Hier findest Du eine Übersicht zu unserem allgemein Workflow bei Projekten und Aufgaben:

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Onboarding via Personio

Unser Onboarding in Personio umfasst alle To-do's, die für uns wichtig sind, damit die Abläufe von Lohnbuchhaltung, Vertragsänderungen, Informationsverteilung etc. problemlos stattfinden können.

Alle Informationen und To-do's findet Ihr unter Eurem Profil und dann unter "Onboarding". Jede einzelne Aufgabe beinhaltet nochmal eine ausführliche Erläuterung. Klickt dafür einfach auf den Titel der Aufgabe.

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Neben den To-do's an sich, seht Ihr auch, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist und wann sie fällig sind. Bitte bearbeitet Eure jeweiligen Aufgaben (nur die, für die Ihr verantwortlich seid) innerhalb der Frist. Das ist wichtig, damit uns keine relevanten Informationen fehlen. Alle genauen Informationen und Details zu Personio findet Ihr hier Personio

Das Onboarding in Personio ist sehr administrativ-lastig. Für alle inhaltlichen Informationen, schaut bitte oben unter "Onboarding Informationen".

Onboarding Keynote

Ist in arbeit und wird dann hier hinterleget:

Zu beachten.

- Nichts an der Original Keynote ändern - erst Copy

- darf innerhalb der Departments verwendet werden, empfehlenswert Department bezogene Inhalte entsprechend anzupassen / ergänzen

- Die Keynote ist nur ein Gesprächsleitfaden für Onboardings

Vertragsänderung/Zielvereinbarungen

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

1. Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung über den Inhalt der Vertragsänderung informieren.

Verantwortlich Mitarbeiter:Human Resources Manager

1. Vertragsänderung Nachtrag schriftlich vorbereiten und via echosign signieren lassen
2. Geshartes ZV Dokument in echosign verwenden
3. Vertragsänderung in MA Stammdaten AS einpflegen (Administration/Mitarbeiter/Dokumentation/Verträge bzw. Persönliche Unterlagen) nach pflegen.
4. Relevante Kollegen informieren! Karsten
5. Vertragsänderung in DATEV nach pflegen

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

1. Aufhebung/Kündigung durch HR ggf. in Abstimmungmit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
2. Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung informieren (Austritt, Regelung, evtl. Resturlaub)
3. Peter Norenkemper service@parasol-island.com informieren.
4. Friederike Neu (-230) informieren
5. Uwe Hasenfuss über MA Liste Ein/Austritte informieren

Verantwortlich GReschäftsführer/Departementleiter

1. Aufhebung/Kündigung durch HR ggf. in Abstimmung mit Rechtsanwalt Julia Wasert (wasert@bangewasert.de)
2. Karsten Schoeppy (-283, karsten.schoeppy@parasol-island.com) informieren (Austritt, Regelung, evtl. Resturlaub)
3. Peter Norenkemper (-190, peter.norenkemper@parasol-island.com) informieren
4. Friederike Neu (-230) informieren um u.a. Jobticket zu kündigen
5. Info an Susanne um ggf. Direktversicherung zu kündigen
6. Uwe Hasenfuss über MA Liste Ein/Austritte informieren

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

1. In Datev abmelden
2. Arbeitsamtbescheinigung ausfüllen
3. Archivieren der Ordner

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

1. Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
   1. Schlüssel
   2. Laptop
   3. Mobiltelefon
   4. Sonstiges
2. Accounts sperren.
   1. Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
   2. Power Control Center Account deaktivieren.
   3. VPN
   4. Agentursoftware
3. E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
4. E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
5. Telefonliste pflegen.
6. Arbeitsplatz räumen.