Onboarding Konzept

1. Welcome

Welcome to the Island!

Was du bestimmt schon weißt: Parasol Island ist keine gewöhnliche Agentur. Wir sind eine Insel voller verschiedener und interdisziplinärer Talente. Das zeigt sich auch in deinem neuen Team - das Konzept Team. Jede:r hat seine oder ihre Tatigkeitsdimension, in der persönliche Stärken und somit auch der Fokusbereich liegt. Dennoch kann jede:r aus unserem Team auch Aufgaben aus anderen Bereichen übernehmen.

2. Team Konzept

Georg Beuer	Ben Godry	Nils Hartmann	Bastian Karschau	Jannis Nevermann	Sven Richter	Jan Shepherd	Tim Trapmann	Sophie Wolf	Alper Yazar
Digital Strategist	Senior Creative Concept / Technology Lead	Head of Interactive Department / Partner	Content Concept & Management	Creative Concept	Director / Creative Concept	Senior Creative Concept / Creative Unit Lead Volkswagen	Senior Concept Developer	Senior Creative Concept	Creative Director / Art and Digital
georg.beuer@parasol-island.com	ben.godry@parasol-island.com	nils.hartmann@parasol-island.com	bastian.karschau@parasol-island.com	jannis.nevermann@parasol-island.com	sven.richter@parasol-island.com	jan.shepherd@parasol-island.com	tim.trapmann@parasol-island.com	sophie.wolf@parasol-island.com	apler.yazar@parasol-island.com
Berlin	Berlin	Berlin	Berlin	Düsseldorf	Hamburg	Berlin	Düsseldorf	Berlin	Düsseldorf

3. Übergreifende Verantwortung

Die Aufgaben eines / einer Konzepter:in sind vielfältig. Bei uns geht es nicht nur darum, dass du stur nach Vorgaben eine Aufgabe löst. Du hast auch eine beratende Verantwortung. Das gibt dir die Möglichkeiten Projekte in ihrem Ablauf mit zu gestalten und Kunden in vielerlei Hinsicht zu beraten. Und du sorgst dafür, dass Folgeaufgaben nach deinem Konzept umgesetzt werden. Stichwort Qualitätsprüfung. Du bist also eine tragende Rolle für den Ausgang eines Projekts.

4. Workflow

Projekablauf

Projektmanager:innen oder in manchen Fällen auch Accounter:innen kommen mit Kundenbriefings auf euch und weitere benötigte Departments zu. Zusammen geht ihr das initiale Briefing durch und beratet euch über Aufwände. Sind diese vom Kunden abgenommen, geht es auch schon los. In einem KickOff Meeting werden alle Projektbeteiligten abgeholt und Aufgaben sowie Timings festgelegt. Im Laufe des Projektes sollte es interne Schulterblicke geben, um den Zwischenstand und die Richtung zu überprüfen.

Dateiablage

Für jedes Projekt gibt es eine Drive Ordnerstruktur. Innerhalb dieses Struktur legt ihr alle von dir erstellten Dateien ab. Bitte achte auf eine korrekte und einheitliche Benennung der Dateien:

Nomenklatur generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvention angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kund*innennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..:

[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015 → PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Asana - Ticketsystem

Der Verlauf einzelner Projekte sind im Asana Ticketsystem festgehalten. Für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts wird ein Ticket erstellt. Ein Ticket wird immer einer Person mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen. Innerhalb dieses Tickets gibt es eine Beschreibung mit alles wichtigen Details und Informationen, die für die Aufgabe wichtig sind. Wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, folge diesem Workflow:

1. Setze Status Finished wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wurde und du diesen Task erledigt hast.
2. Weise dann das Ticket wieder zurück an den Ticket-Ersteller via Assigned To
3. Mark Complete Ticket als erledigt markieren
4. Der Task ist dann vom Ticket-Ersteller geprüft, abgenommen und geschlossen!

Für einen genauen Blick auf Asana, schau mal hier vorbei.

5. Tätigkeitsdimensionen

UX, Media, Planning, Data & Analytics

Aufgaben

1. Beratung Media Strategie
2. Kundenberatung
3. Reportings erstellen
4. Wireframes erstellen
5. Research betreiben
6. Zielgruppen definieren
7. Beweisführung für Beratung
8. Entwicklung von Präsentationen

Skills

1. Verständnis von Studienergebnissen
2. User Experience Wissen & Verständnis
3. Umgang mit Zahlen und Daten
4. Visualisierung von Informationen

Team Experten

1. Ben Godry (Expert)
2. Bastian Karschau
3. Jannis Nevermann

Relevante Tools

Keynote

Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Dieses findest du in einem extra Wiki-Artikel:

Zum Wiki-Artikel

Google Data Studio

Mit dem Google Data Studio erstellen wir individuell Reportings für unsere Kunden. Die Funktionsweise kannst du in einem extra Wiki-Artikel nachlesen:

Zum Wiki-Artikel

Sketch

Mit Sketch erstellst du Wireframes für deine UX Konzepte. Auch das Design Team arbeitet mit Sketch. Hilfestellungen und Lizenzen findest du in einem extra Wiki-Artikel:

Zum Wiki-Artikel

Miro

In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.

Zum Tool

Cases / Kunden

1. REWE Group - Corporate Website
2. Tonies Avatar Generator
3. FC Schalke 04 Digital Ecosystem

Influencer Relations, Social Media

Aufgaben

1. Influencer Recherche
2. Influencer Auswahl
3. Social Media Kanal Recherche
4. Social Media Strategie entwickeln
5. Kanalrollen definieren
6. Social Media Beratung
7. Influencer Kosten vereinbaren

Skills

1. Verständnis für Social Media Trends
2. Trends Ausfindig machen
3. Ideenfindung
4. Formatentwicklungen
5. Influencer Formate finden
6. Verhandlungen mit Influencer
7. Knowledge über das “Influencer Game”

Team Experten

1. Jannis Nevermann (Expert Konzept)
2. Anna Hartmann (Expert Influencer Relations)
3. Sarah Krause (Expert Influencer Relations)
4. Sophie Wolf
5. Team Redaktion

Relevante Tools

Keynote

Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Dieses findest du in einem extra Wiki-Artikel:

Zum Wiki-Artikel

InfluData

Mit Influedata erhalten wir Insights über verschiedene Influencer um sie besser einschätzen und bewerten zu können.

Zum Tool

Social Bakers

Social Bakers ist ein elementares Tool für die Redaktion. Hierüber wird Community Management betrieben. Es bietet aber auch die Sparte Insights zu verschiedenen Social Media Profilen einzusehen und detaillierte Statistiken zu den Kanälen die wir betreuen.

Zum Tool

Cases / Kunden

1. PENNY Markt Easter Best Moments
2. John Frieda Blond meets Brunette
3. Polizei NRW AR Effekt Uniformen

Strategie

Aufgaben

1. Briefing hinterfragen
2. Rebriefing schreiben
3. Strategische Kundenberatung
4. Strategie entwickeln

Skills

1. Holistischer Blick auf Aufgabenstellung
2. Herleitung und Begründung von Aussagen
3. Verständlich erklären und visualiseren
4. Plausibilitäts-Check (Wird das Briefing erfüllt? Wird das definierte Ziel erreicht? …)

Team Experten

1. Tim Trapmann (Expert)
2. Georg Beuer
3. Sophie Wolf
4. Ben Godry

Relevante Tools

Keynote

Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Dieses findest du in einem extra Wiki-Artikel:

Zum Wiki-Artikel

Cases / Kunden

– Coming soon –

Creative, Content & Campaigning

Aufgaben

1. Briefing Analyse
2. Ideenfindung
3. Idee Ausarbeitung
4. Kampagnen entwickeln und strukturieren

Skills

1. Outside the Box Thinking
2. Unbefangenheit, in verschiedene Richtungen denken
3. Ideen strukturieren
4. Ideen Visualiseren

Team Experten

1. Sophie Wolf (Expert)
2. Alper Yazar
3. Bastian Karschau
4. Jan Shepherd
5. Jannis Nevermann
6. Sven Richter

Relevante Tools

Keynote

Mit Keynote erstellst du Präsentationen für unsere Kunden. Im Team arbeiten wir mit der iCloud Keynote zusammen. Nutze für deine Präsentationen immer das Parasol Island Template. Dieses findest du in einem extra Wiki-Artikel:

Zum Wiki-Artikel

Artboard Studio

Artboard Studio ist so etwas wie eine Vorstufe von photoshop. Es hilft dabei schnell und einfach gut aussehende Mockups zu erstellen, um Ideen besser zu visualisieren.

Zum Tool

Adobe Suite

Adobe Programme werden hauptsächlich von den Film, Animation und Design Department genutzt. Pro Zugang können zwei Rechner hinzugefügt werden. Wenn du also einen Zugang braucht, wende dich bitte zunächst an Ben.

Miro

In Miro Boards kannst du Ideen sammeln und im Team zusammen weiterentwickeln. Oft zeigte sich die Nutzung von Miro als hilfreich, muss aber nicht immer nötig sein. Du kannst dich mit deiner Parasol Google Mail anmelden.

Zum Tool

Cases / Kunden

1. Christ Weihnachtsversprechen für die Ewigkeit
2. Boards & More ION Raid Select

6. Parasol Tools

Google Suite

Kalender

Im Kalender hälst du deine Meetings mit Kunden und Kolleg:innen fest. Du kannst sehen, wann Kolleg:innen Zeit haben und wer für wie lange krank ist.

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Mail

Du hast eine parasol Mail Adresse, die du zur Kommunikation mit Kunden nutzen kannst. Wir haben auch interne Newsletter, wie z.B. aus der Redaktion oder auch aus dem Konzept (Sophie kümmert sich darum).

Link

Chat

Der Chat dient zum schnellen und kurzen Austausch mit Kolleg:innen. Es ist kein offizieller Kommunikationskanal um Aufgaben zuzuordnen oder sonstiges. Bestehe also immer darauf, das Projektbezogene Informationen auch in Asana eingepflegt werden.

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Drive

Im Google Drive sammeln wir alle Dokumente eine Projekts. Für die Verwaltung sind Projektmanager zuständig. Du legst deine Dokumente in der Ordnerstruktur ab, die wir vorhin schon im Bereich Workflow angesprochen haben. In einem extra Wiki Artikel findest du noch mehr Informationen:

Zum Wiki Artikel

Documents

Google bietet eine Reihe von Dokumentformaten an: Docs, Sheets, Präsentationen oder auch Formulare. Der große Vorteil: Die Formate erlauben eine Dezentrale Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Für zahlreiche Nutzungen hat Parasol Island bereits Vorlagen erstellt.

Agentursoftware

Die Agentursoftware ist über my.parasol erreichbar. Hierüber kannst du unter anderem Geschäftsreisen ankündigen. Sie werden dann automatisch in deinen Kalender und in dein Timeboard übernommen. Je nach deiner Position hast du über die Agentursoftware noch weitere Einsichten über das Team und Personalien.

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Timeboard

Im Timeboard machst du deine Zeiterfassung. Du hälst fest wann du wie lange auf ein Projekt gearbeitet hast, beantragst Urlaub oder meldest dich krank.

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Ressourcenplanung

Deine Ressourcen werden immer von Projektverantwortlichen geplant und eingetragen. Wenn du zu viel oder zu wenig gebucht bist, wende dich an die Projektverantwortlichen oder an Ben Godry. Er wird bestimmt sinnvolle Aufgaben für dich finden.

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Mission

Im Mission OS kannst du das Ziel der Insel, dass deines Teams und dein persönliches Ziel einsehen. Letzteres definiert du mit deinem Team Lead im Jahresgespräch.

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Personio

Personio ist unser HR-Tool, in dem du ein eigenes Konto hast. Hier wird alles stattfinden, was mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, deinem Vertrag, Recruiting, Administration uvm. zu tun hat.

Du kannst die Daten in deinem Konto einsehen und teilweise ohne Freigaben ändern. Prüfe zu Beginn einmal ob alle Daten stimmen. Wenn etwas angepasst werden muss, wende dich bitte an unseren HR Partner Alex.

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Asana

Wie oben schon mal angedeutet: Asana ist unser Ticketsystem. Melde dich mit deinem Parasol Google Konto bei Asana an.

Alle Informationen und Möglichkeiten rundum das Tool findest du in diesem Wiki-Artikel.