Office Management Düsseldorf
Post
Posteingang
Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:
- Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
- Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
- Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
- Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
Wichtig!
Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.
Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfall von Melanie Thalmann und/oder Alexander Kuhn, ist Moritz von Schrötter die Vertretung.
Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.
Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.
Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.
Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
Kurier
Für Kurieranfragen wird das Asana OM Board genutzt.
Zur Beauftragung eines Kuriers werden folgende Informationen benötigt:
- Wohin soll die Sendung?
- Wann soll die Sendung ankommen?
- Was ist der Inhalt?
- Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
- Ab wann ist die Sendung abholbereit?
- Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
- Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.
Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.
Kurierarten
- Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
- Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
- Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
- Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage
Kurierübersicht
| Kurierdienst | Kurierart | Kontakt & Info | |
|---|---|---|---|
| Rotrunner | Fahrradkurier | Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich |
Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465 Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab. |
| Opal
(früher GDSK) |
Auto | für Sendungen innerhalb von Deutschland | Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868 Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password. Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz. |
| Direct Kurier | Auto | bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung | Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de Inhaber: Mario Eisenbeis |
Radar
Radar is a new acquisition tool in the format of a newspaper. Radar is our own business-bulletin for interesting contacts and clients in Parasol Island’s key industries Automotive, Beauty, Fashion and Food.
What is the format?
It is a bilingual newspaper. It was entirely developed in-house, beautifully designed and printed in the down-to-earth tabloid format.
What is the theme?
There will be different issues for Automotive, Beauty, Fashion und Food. We started with an issue for Beauty, but we will offer to you and your contacts very soon issues for the other fields.
What is the content about?
In each issue we present an interesting personality from the industry with an exclusive interview. We have additional articles on trends and innovation in marketing, retail, technology and products within that specific industry.
Is Parasol Island heading to publishing business?
No. The goal with Radar is to show existing and potential clients that we at Parasol Island know our key markets and have insights on trends and innovations. Radar is the perfect tool to keep and get in touch with current and future clients! Each Parasol should use Radar actively for individual acquisitions in the fields mentioned above.
Where can I see Radar and how does it get to my clients?
From June 10, 2017 the first edition, Radar Beauty, will be available by request at the front desks in Berlin and Düsseldorf.
If you have interesting clients in the field of Beauty send them the first issue. Feel free to mail Radar individually to your contacts. We have prepared a text template for your cover note on Parasol Island paper. .
Who do I contact if I find interesting content for future Radar issues or have ideas for further improvements?
We are happy to consider your comments – don’t hesitate to get in touch with us communications@parasol-island.com
1) In der Regel werden vier Kartons der Lieferung in das Berliner Büro versendet. Bitte mit Uwe gegenchecken falls die Druckerei Kartons auch nach Berlin versendet., dann ist das nicht nötig.
2) Verteilung einiger Radar-Ausgaben in unserem Office am Tag der Lieferung (FrontOffice Bereich, Konfis und auf jeder Etage im Vorder- sowie im Hinterhaus).
3) Bitte einmal checken, ob wir genug Umschläge (unsere grauen Umschläge mit Sichtfenster, A4 Format) und Briefpapier für 700 Versendungen haben.
4) Dann brauchen wir bitte 700 x 1,45 € Briefmarken vorrätig.
5) Für den Versand wird immer eine Radar mit einem Anschreiben in einen Umschlag verpackt. Die fertigen Anschreiben kommen vom Sales Department. Als zusäzliche Hilfe können unsere Azubis im Ressourcenplan als Hilfe gebucht werden.
Der Versand von Radar wird umfassend im Sales Department vorbereitet. Die Auswahl der Empfänger, die Vorbereitung der Adressdatenbank, sowie die Vorbereitung der Anschreiben findet im Sales Department statt. Nach Abstimmung zwischen dem Sales Department und dem Office Management kann der Druck der Anschreiben je nach Kapazitäten in dem Einen oder dem Anderen Bereich vorgenommen werden. In jedem Falle findet dann das Eintüten der Anschreiben mitsamt der neuen Radar durch das Office Management statt (evtl. Azubi je nach Verfügbarkeit miteinbeziehen). Ebenso kümmert sich das OM um die Einlieferung der Sendungen bei der Post. Briefmarken bestand bevor kontrollieren. Ausserdem obliegt dem OM die Porto-Optimierung im Sinne Presse-Post, Post-Vertriebsstück, etc.
Telefonzentrale
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kunden und Partner mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Druchwahlen der jeweiligen Ansprechpartner. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, daß Telefonate beim Office Management auflaufen.
Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
Je nach Grund des Anrufs wird derjenige zum Ansprechpartner durchgestellt. Ankündigung des Anrufers erfolgt beim Ansprechpartner mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.
Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem Ansprechpartner durchzustellen , deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und dem Ansprechpartner weiterleiten. Allgemeinen Fragen, Jobsanfragen und Anfragen bitten es an den Hombre"-Postfach hombre@parasol-island.com Mail schreiben .
Hombre Postfach
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.04.2020) trägt Anne Leidenroth (anne.leidenroth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:
- Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
- Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
- Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
- Einkaufsasbteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.
Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist Erfolgsentscheidend.
Ticketmanagement (BVG, Rheinbahn, Bahncard)
BVG
Für Berlin gibt es Jobtickets, die eine Laufzeit von 1 Jahr betragen, dafür aber übertragbar sind.
Sie sind nicht personenbezogen und können bsp. so auch an neue Mitarbeiter übergeben werden.
Auch hier trägt Parasol 50% der anfallenden Kosten. Die Kosten werden dem zugehörigen Department belastet.
Das Office Management führt eine Liste über die Anzahl der BVG Tickets mit Gültigkeit und allen weiteren Infos.
Rheinbahn
Bei Bedarf kann der Mitarbeiter ein Jobticket über HR beantragen.
Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.
HR leitet die Beauftragung mit den folgenden Informationen an das OM weiter:
- vollständiger Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- gültig ab xx.xx.xx
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/login.aspx.
Bahncard
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über den Vorgesetzten. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über .
Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
- vollständigen Namen
- Geburtsdatum
- Department
Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet.
Der Mitarbeiter erhält ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches man bis zur Ankunft der Karte nutzen kann. Bahncards von ausscheidenden Mitarbeitern müssen aktiv gekündigt werden.
Die BahnCard Verträge werden in der AS unter Euren Namen festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt dazu ein Excel Sheet, mit allen vorhandenen Bcs. So werden diese automatisch vor Ablauf verlängert, bzw. informiert.
Merchandise PSL
Kunden Welcome Package
Das Kunden Welcome Package besteht aus:
- einem Island Notes Buch,
- dem Namen des Kunden,
- einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
- einem PSL Bleistift und
- einem schwarzem Gummiband.
Foto folgt.
Jubiläumstorten
Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!
Eine Jubiläumstorte bekommt ein Mitarbeiter zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.
Ablauf:
Der Termin wird durch die HR in den Kalender vom Office Management eingestellt. Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzten und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.
Bestellung in Düsseldorf bei “Homemade - we eat fine” / Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage.
Adresse:
Homemadeweeatfine
Bilker Allee 209
40215 Düsseldorf
Telefon: 01578 5534164 (Sonja)
E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="
Abholung wird durch das OM organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.
Poolcar Düsseldorf
Hier ist die Parking Policy als Richtlinie für Parken im Innenhof.
Parken Kunden die einen längeren Termin auf der Insel haben ein Poolcar zu, bitte den Autoschlüssel beim Office Management abgeben lassen.
Wenn Kunden mit dem Auto auf die Insel kommen, ist das vorher für die Organisation beim Office Management anzumelden.
Vorderer Parkingspace
Parkplätze 1 und 2
Der Platz soll so genutzt werden, dass vier Autos auf diesem Platz parken können. Die oberen beiden Parkplätze sind die festen Parkplätze für die Poolcars.
Links ist der Jeep zu parken und rechts der BMWi3. btw: Dieser wird nach jeder Fahrt an der Ladestation angeschlossen und mit der schwarzen Karte aktiviert!
Parkplätze 3 und 4
Die unteren Parkplätze sind in erster Linie für Kunden gedacht. Diese sind immer frei zu halten für jegliche Geschäftstermine.
Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne auch an das OM wenden.
Hinterer Parkingspace
Auf diesem Teil des Hofs kann nur unter bestimmten Umständen und Ausnahmen geparkt werden.
Wichtig am Anfang zu erwähnen ist, dass die Durchfahrt ‘forever and always’ freigehalten werden muss. Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass sich hinten auch noch vermietete Garagen etc. befinden.
Error creating thumbnail: File missing
Error creating thumbnail: File missing
Auto 1
..darf kurzfristig (max. 3 Stunden) an der Hecke abgestellt werden, sodass eine problemlose Durchfahrt für andere Fahrzeuge gewährleistet ist.
Auto 2
.. kann hinter der Mülltonne und gemäß der Fahrräder geparkt werden. Auch hier sollte die Parkzeit nicht mehr als 3 Stunden überschreiten.
Auto 3
.. ist platziert für Be- und Entlademöglichkeiten. Das heißt zu 90% wird dieser Parkplatz unseren Lieferanten gewidmet. Sie dürfen für die Zeit des Aus- und Einladens etc. vor dem Studio halt machen.
Vor den Garagen ist das Parken verboten. Kein kurzfristiges Parken, auch kein Halten oder kurz stehen. Absolutes NO GO!
Mitarbeitern und Freelancern ist das Parken im Innenhof nicht gestattet. Ausnahmen bedarf einer Freigabe durch einen GF.
Poolcar Wiki-Seite
Alle Informationen über unsere Autos auf der Insel, findet Ihr auf folgender Wiki-Seite: https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen.
In Berlin besitzen wir keine eigenen Autos.
Office Infrastruktur
Reinigungsfirma
Blue Box Gebäudereinigung GmbH & Co. KG
Schirmerstr. 23
40211 Düsseldorf
Ansprechpartner: Sebastiano
Tel: 0211 - 7888237
Mobil: 0177 - 7888237
Email: bluebox@bluebox-reinigung.de
Hausmeister
Tom Kirchner
Tel. +491792390402
Email: mail@tomkirchner.com
Büromaterial
Hier lang: Büromaterial
Lagerbox
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf
Lagerplan:
Error creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missing
Error creating thumbnail: File missing
Box Nummer 1207( Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.)
- 2 Tische Holztische quadratisch
- 2 Weihnachtsbaumständer
- Weihnachtsdeko
- Lichterketten
Box Nummer 2220
Bänderarchiv, Verwaltet von der IT
Box Nummer 1026 Schlosscode ist 1564
In dem Box wird Equipment vom Dreh aufbewahrt
Getränke Bestellungen
Getränke werden telefonisch bestellt, Kundennummer 11824
Tel: +49 (211) 6178550 Getränke Gato
Liste:
Black Forest Still x 30
Fachingen Medium x 6
Fachingen NATURELL x 6
Chari Tea Bio(Black,Green,Red,Mate) von jeder Sorte 1
LemonAid (Maracuja, Limmette, Blutorang, Ingwer) von jeder Sorte 1
Flötzinger Hell x 6
Gösser Naturradler 2% 0,33
Dienstleister/ Kontakte
| Was | Name | Kontakt | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
Palmen/Pflanzencheck/ Düsseldorf
Zimmerpflanzen 1 Mal wöchentlich gießen,
Draußen im Sommer bei der Hitze täglich und sonst nach Wetterlage.
In den Sommer und Frühjahr regelmäßig (1 Mal in der Woche)
Düngen im Spätherbst benötigen die Pflanzen dann weniger( 1 mal in 2 Wochen) und im Winter fast gar keinen Dünger.(1 mal im Monat)
| Wo | Wie oft gießen | Wie oft düngen | Bilder |
|---|---|---|---|
| FB(Empfang ) | 1x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
Error creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missing Error creating thumbnail: File missing |
| FB( Bucha) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| FB( Slang) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| FB(Küsche) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| HH(1 OG) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
Error creating thumbnail: File missing |
| Hof | bei der Hitze täglich | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
Error creating thumbnail: File missing |
What's new?
Kundenpackages
Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.
Diese bestehen aus:
- unseren "Island Notes" Notizbüchern,
- einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
- dem handschriftlichen geschriebenen Namen des Kunden,
- einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.
-Bild kommt-
Beamer
Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.
Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.
Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.
Bei Nicht-Einhaltung wird:
- Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
- eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
- das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.