Office Management Düsseldorf
Post
[edit]Posteingang
Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:
- Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
- Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
- Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
- Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
Wichtig!
Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.
Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.
Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.
Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.
Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.
Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
Mülltrennung
[edit]Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.
Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.
Kurier
[edit]Der Kurierauftrag wird im Asana OM Board aufgegeben.
Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:
- Wohin soll die Sendung?
- Wann soll die Sendung ankommen?
- Was ist der Inhalt?
- Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
- Ab wann ist die Sendung abholbereit?
- Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
- Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
- Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.
Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.
Kurierarten
[edit]- Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
- Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
- Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
- Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage
Kurierübersicht
[edit]| Kurierdienst | Kurierart | Bereich | Kontakt & Info |
|---|---|---|---|
| Rotrunner | Fahrrad | Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich |
Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465 Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab. |
| Opal
(früher GDSK) |
Auto | für Sendungen innerhalb von Deutschland | Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868 Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password. Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz. |
| Direct Kurier | Auto | bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung | Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de Inhaber: Mario Eisenbeis |
Travel/Parking Guide
[edit]Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:
Büroadresse
Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf
Tiefgarage
Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.
Parkplatz
Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.
Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.
Office Management
Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.
Telefonzentrale
[edit]Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.
Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.
Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.
In Fällen von:
- Jobanfragen
Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com
- Projektanfragen
Email an: boards@parasol-island.com
- Allgemeine Anfragen
Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.
Hombre Postfach
[edit]Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.
- Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
- Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
- Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
- Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
- Jobanfragen Email an: hr@parasol-island.com
- Projektanfragen Email an: boards@parasol-island.com
- Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten
Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist erfolgsentscheidend.
Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard)
[edit]Deutschlandticket
[edit]Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.
Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.
Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:
- Vollständiger Name
- Geburtsdatum
- Aktuelle Adresse
- ab wann soll das Ticket gelten Wichtig: Das Ticket muss bis spätestens zum 15. des Vormonats beantragt werden, damit es ab dem folgenden Monat gültig ist.
Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.
Bahncard
[edit]Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard schriftlich bei Mila bestellt.
Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
- vollständigen Namen
- Geburtsdatum
- Department
Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.
Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.
BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.
Die BahnCard Verträge werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.
Jubiläumstorten
[edit]Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!
Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.
Küche Ausstattung
[edit]Küchenschränke
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Untere Schublade im Barmöbel
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Oben auf der Kaffeemaschine
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Kochküche EG, Regal links
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EG Kochküche links neben Grohe Anlage
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Links neben der Spüle
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Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher EG und 1OG Küchen)
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Dritter Schrank von links
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Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
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Korb EG OG Kochküche
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Obere Schublade EG und OG
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Kühlschrank EG und 1. OG
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Office Infrastruktur
[edit]Lagerbox
[edit]Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf
Lagerplan:
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Box Nummer 1207
[edit]Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.
Dienstleister / Kontakte
[edit]| Dienstleister*in | Name | Telefon | Kund*innennnummer | How to contact | |
|---|---|---|---|---|---|
| Sanitär | Faru | Tel: +49(211) 674152 | info@team-faru.de | Telefonisch erreichbar | |
| Heizung | Hr Hoppe(Heizung) | Tel: +49 1776823493 | hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com | Telefonisch erreichbar | |
| Schreiner | Le Cubi | Tel: +49 (211) 15786650 | info@lecubi.de | Telefonisch/Email | |
| Schreiner | Klode | Tel: +49 (211) 651020 | info@thomasklode.de | Telefonisch/Email | |
| Kaffeemaschine | Bazzar | Tel: +49(211) 50669640 | info@bazzar.de | 31361 | Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen |
| Reinigungsfirma | Gebäudereinigung Blue Box | Handy +49 1777888237 | bluebox@bluebox-reinigung.de | Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung | |
| Müllabfuhr | Awista | Tel: +49(211) 83099256 | nwrobl@awista.de | 25210001502 | Telefonisch erreichbar |
| Getränke | Getränke Gato | Tel: +49 (211) 6178550 | info@getraenke-gato.de | 11824 | Bestellung telefonisch aufgeben |
| Grohe Filter | Grohe | Tel: +49 (571) 3989333 | ute.vogel@grohe.com | 10791 | |
| Großküchentechnik | Markus Binder | Tel: +49 (211) 214060 | team@markusbinder.de | Telefonisch/Email | |
| Propangas | Amöbe Gas | Tel: +49 (211) 56657755 | info@amoebegas.de | 452996 | Telefonisch/Email |
| Elektro | Kai Hofmann | Tel: +49 (211) 9215577 | info@E-K-H.de | Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc. | |
| Hausmeister | Hoppe | Tel: +49 1776823493 | hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com | Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen | |
| Winterhalter | Winterhalter | +49 (7542) 402-6312 | [[1]] | 10439685 DÜS
10439686 BER |
Telefonisch erreichbar |