Office Management Düsseldorf

Post

Posteingang

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

• Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
• Nennung erst Firma, dann Name: Post wird geöffnet.
• Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
• Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
• Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.

Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

Kurier

Zur Beauftragung eines Kuriers werden folgende Informationen benötigt:

• Wohin soll die Sendung?
• Wann soll die Sendung ankommen?
• Was ist der Inhalt?
• Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es ca?
• Ab wann ist die Sendung abholbereit?
• Soll die Sendung besonders versichert werden?
• Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?

Die Sendung muss verpackt und das Paket selbst adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

Kurierarten

• Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
• Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
• Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
• Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

Kurierdienste

Rotrunner Fahrradkurier

• für Sendungen innerhalb von Düsseldorf
• bei größeren/schwereren Sendungen konkret nach Lastenfahrrad fragen

Der Auftrag wird telefonisch unter Angabe des Abholortes und der Empfängeradresse aufgegeben: 0211 1799610

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.

Opal Kuriere

• für Sendungen innerhalb von Deutschland

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Im Onlineformular gebt Ihr Abhol- & Zustellzeit an und wählt somit zwischen einer Express/Overnight-, Sameday- oder Economyfahrt aus.

Maße, Gewicht, Anzahl, Warenwert, Inhalt und Projektnummer müssen eingetragen werden. Durch Absendung des Auftrages kommt Ihr automatisch zum Download des Auftragebeleges. Diesen druckt Ihr zweimal aus und unterschriebt einen. Beide Exemplare müssen bei der Abholung mit der Sendung vorliegen.

Im Normalfall übernimmt das Office Management diesen Vorgang. Dafür schickt Ihr Eure Anfrage mit allen Infos an "mailto:office.management@parasol-island.com?subject=&body=".

Ohne vollständiges Briefing kann der Vorgang nicht durchgeführt werden.

Kundennummer: 3005868

Radar

Radar is a new acquisition tool in the format of a newspaper. Radar is our own business-bulletin for interesting contacts and clients in Parasol Island’s key industries Automotive, Beauty, Fashion and Food.

What is the format?

It is a bilingual newspaper. It was entirely developed in-house, beautifully designed and printed in the down-to-earth tabloid format.

What is the theme?

There will be different issues for Automotive, Beauty, Fashion und Food. We started with an issue for Beauty, but we will offer to you and your contacts very soon issues for the other fields.

What is the content about?

In each issue we present an interesting personality from the industry with an exclusive interview. We have additional articles on trends and innovation in marketing, retail, technology and products within that specific industry.

Is Parasol Island heading to publishing business?

No. The goal with Radar is to show existing and potential clients that we at Parasol Island know our key markets and have insights on trends and innovations. Radar is the perfect tool to keep and get in touch with current and future clients! Each Parasol should use Radar actively for individual acquisitions in the fields mentioned above.

Where can I see Radar and how does it get to my clients?

From June 10, 2017 the first edition, Radar Beauty, will be available by request at the front desks in Berlin and Düsseldorf.

If you have interesting clients in the field of Beauty send them the first issue. Feel free to mail Radar individually to your contacts. We have prepared a text template for your cover note on Parasol Island paper. .

Who do I contact if I find interesting content for future Radar issues or have ideas for further improvements?

We are happy to consider your comments – don’t hesitate to get in touch with us communications@parasol-island.com

Error creating thumbnail: File missing

1) In der Regel werden vier Kartons der Lieferung in das Berliner Büro versendet. Bitte mit Uwe gegenchecken falls die Druckerei Kartons auch nach Berlin versendet., dann ist das nicht nötig.

2) Verteilung einiger Radar-Ausgaben in unserem Office am Tag der Lieferung (FrontOffice Bereich, Konfis und auf jeder Etage im Vorder- sowie im Hinterhaus).

3) Bitte einmal checken, ob wir genug Umschläge (unsere grauen Umschläge mit Sichtfenster, A4 Format) und Briefpapier für 700 Versendungen haben.

4) Dann brauchen wir bitte 700 x 1,45 € Briefmarken vorrätig.

5) Für den Versand wird immer eine Radar mit einem Anschreiben in einen Umschlag verpackt. Die fertigen Anschreiben kommen vom Sales Department. Als zusäzliche Hilfe können unsere Azubis im Ressourcenplan als Hilfe gebucht werden.

Der Versand von Radar wird umfassend im Sales Department vorbereitet. Die Auswahl der Empfänger, die Vorbereitung der Adressdatenbank, sowie die Vorbereitung der Anschreiben findet im Sales Department statt. Nach Abstimmung zwischen dem Sales Department und dem FrontDesk kann der Druck der Anschreiben je nach Kapazitäten in dem Einen oder dem Anderen Bereich vorgenommen werden. In jedem Falle findet dann das Eintüten der Anschreiben mitsamt der neuen Radar im FrontDesk Bereich statt (evtl. Azubi je nach Verfügbarkeit miteinbeziehen). Ebenso kümmert sich das FrontDesk um die Einlieferung der Sendungen bei der Post. Briefmarken bestand bevor kontrollieren. Ausserdem obliegt dem FrontDesk die Porto-Optimierung im Sinne Presse-Post, Post-Vertriebsstück, etc.

Telefonzentrale

Grundsätzlich kommunizieren wir an Kunden und Partner mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Druchwahlen der jeweiligen Ansprechpartner. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, daß Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird derjenige zum Ansprechpartner durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufers erfolgt beim Ansprechpartner mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Hombre Postfach

Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.04.2020) trägt Anne Leidenroth (anne.leidenroth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:

• Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
• Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
• Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
• Einkaufsasbteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.

Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist Erfolgsentscheidend.

Ticketmanagement (BVG, Rheinbahn, Bahncard)

BVG

Für Berlin gibt es Jobtickets, die eine Laufzeit von 1 Jahr betragen, dafür aber übertragbar sind.

Sie sind nicht personenbezogen und können bsp. so auch an neue Mitarbeiter übergeben werden.

Auch hier trägt Parasol 50% der anfallenden Kosten. Die Kosten werden dem zugehörigen Department belastet.

Das Office Management führt eine Liste über die Anzahl der BVG Tickets mit Gültigkeit und allen weiteren Infos.

Rheinbahn

Bei Bedarf kann der Mitarbeiter ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

• vollständiger Name
• Adresse
• Geburtsdatum
• gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/login.aspx.

Bahncard

Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über den Vorgesetzten. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über das Office Management.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

• vollständigen Namen
• Geburtsdatum
• Department

Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet.

Der Mitarbeiter erhält ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches man bis zur Ankunft der Karte nutzen kann. Bahncards von ausscheidenden Mitarbeitern müssen aktiv gekündigt werden.

Die BahnCard Verträge werden in der AS unter Euren Namen festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt dazu ein Excel Sheet, mit allen vorhandenen Bcs. So werden diese automatisch vor Ablauf verlängert, bzw. informiert.

Merchandise PSL

MA Welcome Package

Complimentary Card

• Handschriftlich beschreiben, rückseitig waagerecht
• einen der Muji-Stifte in Komplementär-Farbe benutzen. Falls dieser nicht vorliegt.
• Die Schreibmaske benutzen, die das zu beschreibende Feld markiert. Die Maske (Foto rechts) kann aus einer alten 2017er Comlplimentary Card selbst geschnitten werden.

Parasol Island Office Set (Book of Ideas / Book of Thoughts o. Island Notes)

• Das Office Set besteht IMMER aus 3 Komponenten (Notebook grey / Notebook black / Parasol Island Ballen)
• KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben
• Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt.

(Maße des Papiers sind 36x31cm.)

• Der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert, je oben u. unten
• Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten (mit dem Unterschied, dass auf dem Stempel in der CLIENT Edition steht: www.parasol-island.com)

Error creating thumbnail: File missing

• PSL Schreibblock (weiß)
• PSL Bleistift
• PSL Shirt
• PSL CD

Kunden Welcome Package

Das Kunden Welcome Package besteht aus:

• einem Island Notes Buch,
• dem Namen des Kunden,
• einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
• einem PSL Bleistift und
• einem schwarzem Gummiband.

Foto folgt.

Jubiläumstorten

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommt ein Mitarbeiter zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

Ablauf:

Der Termin wird durch die HR in den Kalender vom Office Management eingestellt. Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzten und/oder das Team des Mitarbeiters  entworfen.

Bestellung in Düsseldorf bei “Homemade - we eat fine” / Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage.

Adresse:

Homemadeweeatfine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Abholung wird durch das OM organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

Poolcar Düsseldorf

Parking Policy

Hier ist die Parking Policy als Richtlinie für Parken im Innenhof.

Parken Kunden die einen längeren Termin auf der Insel haben ein Poolcar zu, bitte den Autoschlüssel beim Office Management abgeben lassen.

Wenn Kunden mit dem Auto auf die Insel kommen, ist das vorher für die Organisation beim Office Management anzumelden.

Vorderer Parkingspace

Error creating thumbnail: File missing

Parkplätze 1 und 2

Der Platz soll so genutzt werden, dass vier Autos auf diesem Platz parken können. Die oberen beiden Parkplätze sind die festen Parkplätze für die Poolcars.

Links ist der Jeep zu parken und rechts der BMWi3. btw: Dieser wird nach jeder Fahrt an der Ladestation angeschlossen und mit der schwarzen Karte aktiviert!

Parkplätze 3 und 4

Die unteren Parkplätze sind in erster Linie für Kunden gedacht. Diese sind immer frei zu halten für jegliche Geschäftstermine.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne auch an das OM wenden.

Hinterer Parkingspace

Auf diesem Teil des Hofs kann nur unter bestimmten Umständen und Ausnahmen geparkt werden.

Wichtig am Anfang zu erwähnen ist, dass die Durchfahrt ‘forever and always’ freigehalten werden muss. Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass sich hinten auch noch vermietete Garagen etc. befinden.

Error creating thumbnail: File missing

Error creating thumbnail: File missing

Auto 1

..darf kurzfristig (max. 3 Stunden) an der Hecke abgestellt werden, sodass eine problemlose Durchfahrt für andere Fahrzeuge gewährleistet ist.

Auto 2

.. kann hinter der Mülltonne und gemäß der Fahrräder geparkt werden. Auch hier sollte die Parkzeit nicht mehr als 3 Stunden überschreiten.

Auto 3

.. ist platziert für Be- und Entlademöglichkeiten. Das heißt zu 90% wird dieser Parkplatz unseren Lieferanten gewidmet. Sie dürfen für die Zeit des Aus- und Einladens etc. vor dem Studio halt machen.

Vor den Garagen ist das Parken verboten. Kein kurzfristiges Parken, auch kein Halten oder kurz stehen. Absolutes NO GO!

Mitarbeitern und Freelancern ist das Parken im Innenhof nicht gestattet. Ausnahmen bedarf einer Freigabe durch einen GF.

Poolcar Wiki-Seite

Alle Informationen über unsere Autos auf der Insel, findet Ihr auf folgender Wiki-Seite: https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen.

In Berlin besitzen wir keine eigenen Autos.

Office Infrastruktur

Reinigungsfirma

Blue Box Gebäudereinigung GmbH & Co. KG

Schirmerstr. 23

40211 Düsseldorf

Ansprechpartner: Sebastiano

Tel: 0211 - 7888237

Mobil: 0177 - 7888237

Email: bluebox@bluebox-reinigung.de

Büromaterial

Hier lang: Büromaterial

Verwaltung Lagerbox

Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:

Error creating thumbnail: File missing

Error creating thumbnail: File missing

Error creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missing

Error creating thumbnail: File missing

Der aktuelle Bestand (01.03.2019):

Box Nummer 1207

Error creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missingError creating thumbnail: File missing

• 2 Tische Holztische quadratisch

• 2 Weihnachtsbaumständer
• Weihnachtsdeko
• Lichterketten

Box Nummer 2220

• Bänderarchiv, Verwaltet von der IT

Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.

Palmencheck

Palme

Bei unserer Palme, die im Moment die Ecke bei Charles verschönert, handelt es sich um eine Art der Musa-Gattung.

Leider gibt es über 100 verschiedene Arten innerhalb dieser Gattung, weshalb allgemeingültige Anweisungen zur Pflege nicht wirklich zu finden sind. Palmen brauchen viel Licht, sie sollten also nicht in einer dunklen Ecke stehen.Das Gießen sollte regelmäßig sein, Wasser, das nach einigen Minuten noch nicht aufgenommen ist, muss unbedingt abgeschüttet werden. Zuviel oder zu wenig Wasser kann zu braunen Stellen führen oder die Wurzeln empfindlich schädigen

Alle Angaben sind also ohne Gewähr. ;)

Wasserbedarf

Der Wasserbedarf der Banane ist stark abhängig von der Anzahl der Blätter. Da über die großen Blattflächen viel Wasser verdunstet wird, liebt es die Palme mit Wasser bestäubt zu werden.

Denn eigentlich zieht sie Umgebungen mit hoher Luftfeuchtigkeit vor.

Die Erde sollte nicht nass, aber feucht gehalten werden. AUF KEINEN FALL STAUNÄSSE!!!!

UND ACHTUNG: Im Sommer vorsichtig sein mit dem Gießen, da die nassen Blätter bei Sonneneinstrahlung schnell verbrennnen!

Licht

Ein sonniger Standort erfreut jede Palme! Auch im Winter sollte die Banane hell stehen! Und nach der 'Winterpause' bitte die Banenenstaude langsam an die Sonne gewöhnen!

Temperatur

Temperaturen um den Gefrierpunkt tun keiner Palme gut, und sollten unbedingt vermieden werden!

Sonstiges

Düngen wärend der Wachstumsphase im Sommer, einmal die Woche. ZUGLUFT TÖTET DIE PALME!!! Lasst sie also nicht leiden, und vermeidet Zugluft!

Auf ein langes Leben unserer Parasol-Palme!

What's new?

Kundenpackages

Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.

Diese bestehen aus:

• unseren "Island Notes" Notizbüchern,
• einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
• dem handschriftlichen geschriebenen Namen des Kunden,
• einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.

-Bild kommt-

Beamer

Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.

Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.

Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.

Bei Nicht-Einhaltung wird:

1. Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
2. eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
3. das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.