Japan Tobacco International Germany GmbH (JTI) - Zendesk

Allgemein

Zendesk ist in erster Linie eher eine Art Callcenter-Tool. Mit ihm können Anfragen von Kunden z.B. per Mail, Telefon und mehr erfasst und in einem Ticketsystem dargestellt werden. Mit diesem Ticketsystem können Anfragen nicht nur beantwortet, sondern auch verteilt, nachverfolgt, automatisiert uvm. werden.

Link: https://jtigermany.zendesk.com/agent/discovery

Log-In: Siehe Lastpass oder Daten bei Denise / Ivory erfragen

Workflow

Tagesgeschäft

Mehrmals täglich checken wir eingehende Anfragen auf Zendesk.

Anfragen

Löschanträge / DSGVO

Useranfragen zum Thema Datenlöschung / Konto abmelden / "Löschen sie alles, was Sie über mich haben!" / DSGVO müssen an JTI weitergeleitet werden. Die User-E-Mails werden 1:1 in eine neue Mail kopiert und an folgende Ansprechpartner bei JTI weitergeleitet. Sie kümmern sich dann darum, dass der User eine Antwort erhält:

[Datenschutz-Germany@jti.com]

[[1]]

[[2]]

cc:

Ivory Ghedina@parasol-island.com

[[3]]

[[4]]

Außerdem müssen die Nutzerdaten - Name und E-Mail-Adresse - in folgende Liste mit entsprechenden Haken an den passenden Stellen eingetragen werden:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nngchyW9PnCukvleK5LXf9albgnpJQLs9Wx7yqPL5M4/edit?usp=drive_web&ouid=110084486795972032961

Nach Eintragung in diese Liste muss bitte eine kurze Info an Ivory durchgegeben werden, damit sie die Löschung in Auftrag geben kann.

Newsletterabmeldungen

Einfache Newsletterabmeldungen müssen ebenfalls in diese Liste eingetragen werden (ohne Haken bei "Datenlöschung"):

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nngchyW9PnCukvleK5LXf9albgnpJQLs9Wx7yqPL5M4/edit?usp=drive_web&ouid=110084486795972032961

Nach Eintragung in diese Liste muss bitte eine kurze Info an Ivory durchgegeben werden, damit sie die Entfernung in Auftrag geben kann.

Zum Schluss muss der User noch darüber informiert werden, dass wir ihn aus der Newsletter-Liste ausgetragen haben. Das übernehmen wir, entsprechend muss aus Zendesk heraus geantwortet werden:

Hallo NAME,

danke für Deine Nachricht.

Wir werden Dir künftig keine E-Mails oder Newsletter mehr zukommen lassen.

Viele Grüße

Dein Winston Team