Remote-Office

Parasol Remote-Office

Remote arbeiten bedeutet, nicht in einem der Parasol Büros zu arbeiten: Von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Um Deinen Einsatzort flexibler zu gestalten, haben wir ein paar Rahmenbedingungen für die Arbeit im Remote-Office aufgesetzt. Die wichtigsten Fragen und Antworten findest du hier:

Genehmigung

Eine spezielle “Genehmigung” für deinen Einsatz an einem anderen Ort ist grundsätzlich nicht nötig, sofern dieser 20% Deiner Regelarbeitszeit im Monat nicht übersteigt.

Wenn Du keine Kunden oder Face-to- Face Termine hast oder Dein Team / Vorgesetzter nicht ausdrücklich wünscht, dass Du im Parasol Büro anwesend bist, spricht nichts gegen das Arbeiten im Remote-Office. Du allein entscheidest dann darüber, ob der Einsatz im Remote-Office für dich möglich ist. Bitte berücksichtige, dass durch deine Abwesenheit im Büro deinen Kollegen keine Mehraufwand, Wartezeiten oder andere Nachteile entstehen dürfen.

Zustimmung bei sensiblen oder unveröffentlichten Daten/Kosten

Solltest Du allerdings mit sensiblen oder unveröffentlichten Daten (z. B. CAD, Rushes etc) arbeiten müssen, ist Tätigkeit im Remote-Office nur mit Zustimmung Eures Vorgesetzten erlaubt, die ihr Euch per eMail im Vorfeld einholen müsst.

Die Verantwortung für deine Arbeitsmittel, Erreichbarkeit und Internetverbindung an deinem Einsatzort liegt allein bei Dir. Solltest Du Remote-Office arbeiten und zusätzliche Kosten entstehen, beachte bitte, dass Du diese grundsätzlich selbst zu tragen hast.

Meldung

Wichtig ist, dass deine Teamkollegen und dein direkter Vorgesetzter zeitnah über deine Remote-Office Bescheid wissen. Hierzu müssen zwei Dinge erledigt werden:

1. Bitte sende mindestens 24 Stunden vor Deiner Remote Office Zeit eine eMail an den Parasol-Remote-Office Verteiler. In dieser Email gibst Du deinen Namen, den Zeitraum deiner Remote-Tätigkeit und vordringlich zu erledigende Arbeiten an. Durch diese Mail wird dein direkter Vorgesetzter über deine Abwesenheit informiert.
2. Zusätzlich musst Du bitte deine Abwesenheit in der Agentursoftware entsprechend hinterlegen. Dazu trägst du eine Geschäftsreise in die Agentursoftware mit dem Kürzel
   
   [IOOHOME]
   
   ein. Deine Abwesenheit wird anschließend in der Agentursoftware und im Ressourcenplan angezeigt.

Erreichbarkeit

Auch im Remote-Office musst Du zu den Kernarbeitszeiten (09:00 bis 18:00 Uhr) telefonisch zu erreichen sein. Wichtig ist, dass Du dein Parasol-Desktop-Phone auf dein Mobile oder Festnetztelefon umleitest, die Mailbox ausschaltest und zuverlässig über dein Mobile antwortest. Zusätzlich sollte dein Hangouts immer geöffnet sein und unsere Remote-Arbeitsmittel installiert (TeamViewer etc.). So stellst du sicher, dass du für deine Kollegen und Kundenansprechpartner normal erreichbar bist und sie mit Dir zusammenarbeiten können.

Wie die Rufumleitung funktioniert findest du hier: https://wiki.parasol-island.com/Call_Forwarding

Interne Team Kommunikationstools

Bei wichtigen Team-Abstimmung solltest du den TeamViewer und / oder Hangouts nutzen. So sind alle deine Kollegen auf dem gleichen Stand wie du und die Abstimmung von komplexen Sachverhalten wird weniger abstrakt.

Hier die Wichtigsten Nummern und Adressen für unsere Konfis in DUS und BER:

Konferenzraum DUS Vorderhaus 1.OG:
Tel: +49 (211) 159 220 137

Konferenzraum DUS Hinterhaus 1.OG:
Tel: +49 (211) 159 220 237

Konferenzraum BER:
Tel: +49 (30) - 236 077 67 390

Konferenzraum BER:
Tel: +49 (30) - 236 077 67 391

Konferenzraum BER:
Tel: +49 (30) - 236 077 67 392

Parasol Teamviewer Lizenz

Die Parasol Island TeamViewer Lizenz darf nicht für das Remote arbeiten auf den Workstations benutzt werden. Sie muss für offizielle Termine, Meetings etc. freigehalten werden.

Kunden Kommunikation

Da im Remote-Office die Arbeit für deinen Kunden nicht beeinflusst wird, solltest du deinen Einsatzort nicht deinem Kunden mitteilen. Sollte deine Erreichbarkeit jedoch für bestimmt Zeit beeinflusst werden, solltest Du das deinen Kunden-Ansprechpartnern mitteilen oder einen Kollegen bitten deine Kommunikation für eine kurze Zeit zu übernehmen.

Datensicherheit

Es ist wirklich sehr wichtig, dass Ihr euch auch im Remote-Office unsere Datenschutzbestimmungen haltet. Hierzu gehört auch die Ende-zu-Ende zu Verschlüsselung eurer Daten, so dass kein Dritter Einsicht auf Eure Dateien nehmen kann.

Folgende Dinge solltet Ihr daher immer berücksichtigen:

• Den Datenträger z. B. Festplatte vor dem Transport verschlüsseln Wiki- Datenverarbeitung
• Passwortschutz am Arbeitsrechner Wiki- Sichere Passwoerter
• Verschlüsseltes Remote-WLan
• LastPass benutzung für Passwörter Wiki- LastPass

Solltet ihr mit hochsensiblen oder unveröffentlichte Daten (z. B. CAD, Rushes etc.) arbeiten müssen, ist Tätigkeit im Remote-Office nur mit Zustimmung Eures Vorgesetzten erlaubt, die ihr Euch per eMail im Vorfeld einholen müsst.

Solltet ihr Unterlagen, die unmittelbar oder mittelbar Parasol, Kunden von Parasol oder sonstige Geschäftspartner von Parasol Island betreffen oder sollten diese Unterlagen der Geheimhaltung unterliegen oder datenschutzrelevante sein, im Remote-Office entsorgen wollt, ist es extrem wichtig, dass diese Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden, d. h. in einem Aktenvernichter mindestens der Sicherheitsstufe 5 gemäß DIN 66399.

Solltet ihr keinen Aktenvernichter mit entsprechender Sicherheitsstufe im Remote-Office haben, müsst ihr die Unterlagen wieder mitbringen und vor Ort bei Parasol Island entsprechend entsorgen.

Was ist sonst noch wichtig

• An folgenden Tagen solltest Du immer persönlich anwesend sein: Montagmorgen (Montagsmeeting) und Donnerstagnachmittag (Ressourcenplanung). Beide Termine sind sehr wichtig für Dich, deine Projekte und für Parasol. Daher sollten sie immer persönlich wahrgenommen werden. Denn nur im persönlichen Gespräch können relevante Informationen bestmöglich geteilt und Konflikte schnell und effizient gelöst werden.
• Die Feiertage des freiwillig selbst gewählten Einsatzortes entfallen nicht automatisch auf den AN. Somit kann kein Remote Office für Feiertage in Bundesländern angemeldet werden.
• Bitte wähle ganze oder halbe Tage Remote Office, so das Deine Fahrzeit nicht in Deine Anwesenheitszeit im Büro fällt.