Remote-Office

Parasol Remote-Office

Remote arbeiten bedeutet, nicht in einem der Parasol Büros zu arbeiten: von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Um Deinen Einsatzort flexibler zu gestalten, haben wir ein paar Rahmenbedingungen für die Arbeit im Remote-Office aufgesetzt. Die wichtigsten Fragen und Antworten findest du hier:

Genehmigung

Eine spezielle “Genehmigung” für deinen Einsatz an einem anderen Ort ist nicht nötig. Du allein entscheidest darüber ob der Einsatz im Remote-Office für dich möglich ist und bist allein verantwortlich für deine Arbeitsmittel, Erreichbarkeit und Internetverbindung an deinem Einsatzort. Wenn du keine Kunden oder Face-to-Face Termine hast spricht nichts gegen das arbeiten im Remote-Office.

Meldung

Wichtig ist, dass deine Teamkollegen und dein direkter Vorgesetzter zeitnah über deine Remote-Office Bescheid wissen. Hierzu müssen zwei Dinge erledigt werden:

1. Bitte sende eine eMail an den Parasol-Remote-Office Verteiler. In dieser eMail gibst Du deinen Namen, den Zeitraum deiner Remote-Tätigkeit und vordringlich zu erledigende Arbeiten an. Durch diese Mail wird dein direkter Vorgesetzter über deine Abwesenheit informiert.

1. Zusätzlich musst Du bitte deine Abwesenheit in der Agentursoftware entsprechend hinterlegen. Dazu trägst du eine Geschäftsreise in die Agentursoftware mit dem Kürzel [IOOHOME] ein. Deine Abwesenheit wird anschließend in der Agentursoftware und im Ressourcenplan angezeigt.

Erreichbarkeit

Auch im Remote-Office musst Du zu den Kernarbeitszeiten (09:00 bis 18:00 Uhr) telefonisch zu erreichen sein. Wichtig ist, dass Du dein Parasol-Desktop-Phone auf dein Mobile oder Festnetztelefon umleitest, die Mailbox ausschaltest und zuverlässig über dein Mobile antwortest. Zusätzlich sollte dein Hangouts immer geöffnet sein und unsere Remote-Arbeitsmittel installiert (TeamViewer etc.). So stellst du sicher, dass du für deine Kollegen und Kundenansprechpartner normal erreichbar bist und sie mit Dir zusammenarbeiten können.

Wie die Rufumleitung funktioniert findest du hier: https://wiki.parasol-island.com/Call_Forwarding

Interne Team Kommunikationtools

Bei wichtigen Team-Abstimmung solltest du den TeamViewer und / oder Hangouts nutzen. So sind alle deine Kollegen auf dem gleichen Stand wie du und die Abstimmung von komplexen Sachverhalten wird weniger abstrakt.

Hier die Wichtigsten Nummern und Adressen für unsere Konfis in DUS und BER:

Konferenzraum DUS Vorderhaus:
Tel: +49 (211) 159 220 137
Hangouts: plswst.konf.1og@gmail.com

Konferenzraum DUS Hinterhaus:
Tel: +49 (211) 159 220 237

Konferenzraum BER:
Tel: +49 (30) - 236 077 67 390
Hangouts: pslkonf.ber.tor66@gmail.com

Kunden Kommunikation

Da im Remote-Office die Arbeit für deinen Kunden nicht beeinflusst wird, solltest du deinen Einsatzort nicht deinem Kunden mitteilen. Sollte deine Erreichbarkeit jedoch für bestimmt Zeit beeinflusst werden, solltest Du das deinem deinen Kunden-Ansprechpartnern mitteilen oder einen Kollegen bitten deine Kommunikation für eine kurze Zeit zu übernehmen.

Datensicherheit

Es ist wirklich sehr wichtig, dass Ihr euch auch im Remote-Office unsere Datenschutzbestimmungen haltet. Hierzu gehört auch die Ende-zu-Ende zu Verschlüsselung eurer Daten, so dass kein Dritter Einsicht auf Eure Dateien nehmen kann.

Folgende Dinge solltet Ihr daher immer berücksichtigen:

• Den Datenträger z. B. Festplatte vor dem Transport verschlüsseln Wiki- Datenverarbeitung
• Passwortschutz am Arbeitsrechner Wiki- Sichere Passwoerter
• Verschlüsseltes Remote-WLan
• LastPass benutzung für Passwörter Wiki- LastPass

Solltet ihr mit hochsensiblen / unveröffentlichte Daten z. B. CAD, Rushes etc. arbeiten müssen, solltet ihr dies noch einmal mit eurem direkten Vorgesetzten besprechen.

Solltet ihr datenschutzrelevante Unterlagen wie z. B. KVAs oder Präsentationen im Remote-Office ausdrucken müssen, ist es extrem wichtig, dass diese Unterlagen datenschutzkonform entsorgt werden. Dies macht ihr am besten in einem Aktenvernichter; solltet ihr keinen im Remote-Office haben, müsst ihr die Unterlagen wieder mitbringen und vor Ort bei Parasol Island entsorgen.

Was ist sonst noch wichtig

An folgenden Tagen solltest Du immer persönlich anwesend sein: Montagmorgen (Montagsmeeting) und Donnerstagnachmittag (Ressourcenplanung). Beide Termine sind sehr wichtig für Dich, deine Projekte und für Parasol. Daher sollten sie immer persönlich wahrgenommen werden. Denn nur im persönlichen Gespräch können relevante Informationen bestmöglich geteilt und Konflikte schnell und effizient gelöst werden.