Office Management Düsseldorf: Difference between revisions

Revision as of 14:20, 9 November 2023

OM Standards

Post

Posteingang

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.

Wichtig!

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.

Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

Kurier

Der Kurierauftrag wird im Asana OM Board aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

Wohin soll die Sendung?
Wann soll die Sendung ankommen?
Was ist der Inhalt?
Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
Ab wann ist die Sendung abholbereit?
Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)

Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

Kurierarten

Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

Kurierübersicht


Kurierdienst	Kurierart	Bereich	Kontakt & Info
Rotrunner	Fahrrad	Sendungen innerhalb Düsseldorf bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich	Telefonisch: 0211 1799610 Kundennummer: 11465 Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
Opal (früher GDSK)	Auto	für Sendungen innerhalb von Deutschland	Telefonisch: 0211 5805010 Kundennummer: 3005868 Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password. Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
Direct Kurier	Auto	bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung	Telefonisch: 0211 7206645 Email: directcourier95@yahoo.de Inhaber: Mario Eisenbeis

Travel/Parking Guide

Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

Büroadresse

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf

Tiefgarage

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

Parkplatz

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

Office Management

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.

File:Travel Guide (1).pdf

Telefonzentrale

Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

Jobanfragen

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

Projektanfragen

Email an: boards@parasol-island.com

Allgemeine Anfragen

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

Hombre Postfach

Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
- Jobanfragen Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com
- Projektanfragen Email an: boards@parasol-island.com
- Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten

Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist erfolgsentscheidend.

Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)

Rheinbahn

Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket über HR beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:

vollständiger Name
Adresse
Geburtsdatum
gültig ab xx.xx.xx

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.

Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

Bahncard

Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

vollständigen Namen
Geburtsdatum
Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard Verträge werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

Jubiläumstorten

Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

Ablauf:

Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management. Das Layout der Torte wird meistens durch die*den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.

Die Torten werden bei - Homemade - we eat fine - bestellt.

Die Vorlaufzeit beträgt mindestens 14 Tage.

Adresse:

Homemade - We eat fine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="

Online-Shop: https://homemade-we-eat-fine.myshopify.com.

Abholung wird durch das OM organisiert und anschließend am Arbeitsplatz des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.

Küche Ausstattung

Küchenschränke

22 Wasserkaraffen

10 Wassergläser

12 kl. Becher

12 gr. Becher

10 kl. Tellern

10 gr. Tellern

Ersatzgläser - Rechts im Schrank

12 St Weißweingläser

Dienstleister*in	Name	Telefon	Email	Kund*innennnummer	How to contact
Sanitär	Faru	Tel: +49(211) 674152	info@team-faru.de		Telefonisch erreichbar
Heizung	Hr Hoppe(Heizung)	Tel: +49 1776823493	hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com		Telefonisch erreichbar
Schreiner	Le Cubi	Tel: +49 (211) 15786650	info@lecubi.de		Telefonisch/Email
Schreiner	Klode	Tel: +49 (211) 651020	info@thomasklode.de		Telefonisch/Email
Kaffeemaschine	Bazzar	Tel: +49(211) 50669640	info@bazzar.de	31361	Telefonisch erreichbar Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
Reinigungsfirma	Gebäudereinigung Blue Box	Handy +49 1777888237	bluebox@bluebox-reinigung.de		Telefonisch/Email alles zum Thema Reinigung
Müllabfuhr	Awista	Tel: +49(211) 83099256	nwrobl@awista.de	25210001502	Telefonisch erreichbar
Getränke	Getränke Gato	Tel: +49 (211) 6178550	info@getraenke-gato.de	11824	Bestellung telefonisch aufgeben
Grohe Filter	Grohe	Tel: +49 (571) 3989333	ute.vogel@grohe.com	10791	Email
Großküchentechnik	Markus Binder	Tel: +49 (211) 214060	team@markusbinder.de		Telefonisch/Email
Propangas	Amöbe Gas	Tel: +49 (211) 56657755	info@amoebegas.de	452996	Telefonisch/Email
Elektro	Kai Hofmann	Tel: +49 (211) 9215577	info@E-K-H.de		Telefonisch erreichbar Stromausfall, Kabelschäden, etc.
Hausmeister	Hoppe	Tel: +49 1776823493	hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com		Task über Asana Board alle Anfragen für Kleinreparaturen
Winterhalter	Winterhalter	+49 (7542) 402-6312	[[1]]	10439685 DÜS 10439686 BER	Telefonisch erreichbar