Onboarding Projekt Management

Dein Projekt Manager:in Inselleben

Job Description / Aufgaben

Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

Deine Aufgaben

• eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
• eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
• Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
• Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der /OS
• Ressourcenplanung
• FMAs (freie Mitarbeiter) nach Bedarf definieren, mit deinem Vorgesetzten prüfen und über Philip Hansen freigeben lassen --> siehe Partner Relations - Artbuying
• interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
• Erstellung, Verteilung und Kontrolle von Tickets via Asana
• Koordination von internen und externen Meetings
• Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
• Projektcontrolling
• QS (Qualitätssicherung)
• Rechnungsplanung, -Stellung & -Freigaben
• Budget- und Ertragsoptimierung

Regeltermine / Meetings

Als PM habt ihr jede Menge Meetings. Neben denen, die ihr mit euren Kunden vereinbart, gibt es bei Parasol Island ein paar Termine, die in einem wöchentlichen Turnus stattfinden und bei denen eure Anwesenheit notwendig ist:

Weely Kickoff Digital (PSL23_INT12) | Di., 10:00

Jeden Dienstag findet um 10 Uhr das wöchentliche Digital Department Meeting statt. Hier werden News zu Pitches, interessante Projekte, neue Mitarbeiter:innen uä. vorgestellt. Wer etwas beizutragen hat, kann sich die Shared Keynote aus dem Termin schnappen und den Beitrag einplanen.

Under One Parasol Meeting (PSL23_INT12) | Do., 17:00

Jeden ersten Donnerstag im Monat um 17 Uhr findet unser Company Meeting statt. Alle Mitarbeiter:innen nehmen an diesem Meeting teil. Details siehe hier. Hier stellen wir unsere Arbeiten vor, begrüßen neue Mitarbeiter:innen (wer mag, kann sich gern selber vorstellen, auch eine kurze Präse ist möglich).

Alle Departments sind dazu angehalten, etwas zu präsentieren. Dazu gibt es eine Speakerliste, in die sich im Vorfeld eingetragen wird. Den Link zum Drive findet ihr auch im jeweiligen Termin: https://drive.google.com/drive/folders/0AC_xAEWb7QywUk9PVA

Ressourcenmeeting (PSL23_INT12) | Do., 10:30 Uhr

Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

Meeting Guideline

Meetings sind eine Kunst! Es gibt einige formale sowie inhaltliche Kriterien, die wir als Projektmanager:innen beim Erstellen von Meetings immer beachten sollten.

Formale Kriterien:

• Der Titel des Meetings sollte immer die Projektnummer beinhalten, um sicher zustellen, dass alle Beteiligten wissen, um welches Projekt es sich handelt und auf welche Projektnummer das Meeting zu verbuchen ist. Beispiel: [PSL22_INT05] weekly Check-In
• Alle regelmäßigen, internen Meetings (also alle Meetings ohne eine*n im Meeting anwesende*n Kund*in) sollen ausschließlich in der Zeit zwischen 10:00 bis 12:00 und 14:00 bis 15:00 Uhr abgehalten werden. In der Realität ist das nicht immer möglich oder sinnvoll - sprecht in solchen Fällen im Voraus mit allen Beteiligten.
• Für Termine im Büro sollten wir, wenn möglich, immer einen Konfi buchen

Inhaltliche Kriterien:

• Jedes Meeting sollte in der Beschreibung klar das Ziel des Meeting definiert haben
• Bei umfangreichen Meetings ist es wichtig, frühzeitig eine Agenda an alle Beteiligten zu schicken bzw. diese in der Einladung zu hinterlegen. So können sich alle Vorbereiten
• Falls es Meeting-relevante Dokumente gibt, linked diese möglichst in der Einladung. So kann sich hinterher niemand rausreden 😉

Weitere Tipps:

• Manche unserer Kolleg*innen sind sehr busy, oder arbeiten in der Kreation in tiefen Konzentrationsphasen. Falls ihr sowas vorher absehen könnt fragt einmal kurz nach wann ein Termin passen würde

Die Geschäftsführung hat dazu eine Mail verfasst. Hier der Link dazu: https://docs.google.com/document/d/1p2OyzJIHIn0LCEqU2pOz572xBCk-o4fU_nupr9citrE/edit?usp=sharing

Die Parasol Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.

Essential Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

Leapsome

Personio

Workflow

Ressourcenplanung

Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

• Account Director:innen
• Projektmanager:innen
• Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

• Ziel: 15min
• Weekly
• Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

1. Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
2. Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

Mitarbeiter:innen

Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Andreas Zanders

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Annemarie Vincetic

Freelancer

Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe Partner Relations - Artbuying

Asana

Asana als Projektmanager*in

Unter der URL https://app.asana.com nutzen wir Asana als Ticketsystem. In dieses können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Parasol Island Google Account einloggen. asana ist ein Ticket Tool, welches sich im Wesentlichen selber erklärt und intuitiv in der Anwendung ist. Somit also sicher sehr schnell und einfach zu lernen und anzuwenden. folgendes zu unseren Grundregeln:

UPDATE ZU ÜBERTRAGEN

Dateianhänge / Google Drive Links

Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen.

Dateiablage

Nomenklatur

Generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

Archive

Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Urlaubsvertretung

Damit ihr euren Urlaub ungestört genießen könnt und eure Kollegen und Kunden happy sind, haben wir einen allgemeinen Urlaubsübergabe-Workflow erarbeitet. Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien im Interesse der Kollegen und Kunden zu minimieren sowie einen anständigen und strukturierten Projekt-Workflow zu gewährleisten.

1. Mindestens eine Woche (5 Arbeitstage) vor eurer Abreise / Urlaub:

Allen beteiligten Personen / Mitarbeitern muss eine detaillierte schriftliche Urlaubsübergabe vorliegen

Diese Übergabe muss in unser Parasol Island Urlaubsübergabe-Dokument eingetragen und im entsprechenden "Urlaubsübergaben-Ordner" abgelegt werden.

Zusätzlich stellt ihr bitte einen Termin mit allen beteiligten Personen ein und geht eure Übergabe persönlich durch.

Natürlich kann / soll diese Übergabe bis zum letzten Tag aktualisiert werden, falls sich noch Tasks / Status Quo ändern. 5 Tage vor Abreise ist wünschenswert, aber nicht immer realisierbar.

Hier der Link zum Dokument (bitte immer eine Kopie anlegen)

Hier der Link zum Ordner

Folgende Informationen müssen im Dokument enthalten sein:

• Verfasser, Abwesenheit, Vertretung & zu betreuende Kunden
• Aufschlüsselung von Kunden und Projekten
• Allgemeine Informationen zum Kunden wie z. B. Jour fixe Termine, Absprachen und Besonderheiten
• Projekt-Metadaten wie z. B. Projektverantwortlicher, Ansprechpartner (intern & extern), Deadlines etc.
• Eine Sammlung von Links wie z. B. Drive-Material, Timings oder InVision Layouts
• Briefing zum Projekt mit aktuellem Status, next steps und wichtigen Dingen
• Achtung: Urlaubsvertreter sind in der /OS als Supervisor einzutragen!

2. Spätestens 1 Tag vor Abreise (1 Arbeitstag):

• Das Übergabedokument noch einmal prüfen und ggf. anpassen
• Ggf. Kollegen persönlich informieren
• Ein- und Ausgangsrechnungen in der Agentursoftware prüfen und ggf. freigeben
• Jeder Mitarbeiter sollte vor seinem Urlaub den Kunden entsprechend über seine Abwesenheit und Vertretung informieren.
• Freigaben prüfen! Kann jeder auf die Projekte in /OS, Drive, Asana etc. zugreifen?
• Abwesenheitsnotiz als letzte Amtshandlung vor dem Urlaub unbedingt inkl. Infos zur Abwesenheit (von wann bis wann) eintragen und aktivieren: https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general

Krankmeldung / Arbeitsverhinderung

Ablauf

Wenn ihr krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen könnt oder aus einem anderen Grund arbeits verhindert seid, meldet Euch bitte durch den folgenden Prozess ab. So stellen wir sicher, das Eure Kollegen informiert und der Buchhaltungs- und Administrations-Aufwand gering ist. Danke und Gute Besserung!

1. Die Krankmeldung muss zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem Du nicht erscheinen kannst, per Telefon unverzüglich Deinem Vorgesetzten oder dem verantwortlichen Geschäftsführer mitgeteilt werden.
2. Darauffolgend schreibt ihr eine Email mit voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und die vordringlich zu erledigenden Arbeiten an den Verteiler absence@parasol-island.com
3. Dann ist noch die Abwesenheit in Personio einzutragen und falls vorhanden auch das Attest hochladen

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