Office Management Düsseldorf: Difference between revisions
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Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet. | Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet. | ||
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf | Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business]. | ||
Der Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt, bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard. | Der Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt, bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard. | ||
Revision as of 10:54, 20 May 2021
Post
Posteingang
Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:
- Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
- Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
- Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
- Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem Empfänger zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
Wichtig!
Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.
Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfall von Melanie Thalmann und/oder Alexander Kuhn, ist Moritz von Schrötter die Vertretung.
Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.
Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.
Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.
Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
Kurier
Der Kurierauftrag wird im Asana OM Board angesetzt.
Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:
- Wohin soll die Sendung?
- Wann soll die Sendung ankommen?
- Was ist der Inhalt?
- Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
- Ab wann ist die Sendung abholbereit?
- Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
- Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
- Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.
Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.
Kurierarten
- Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
- Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
- Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
- Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage
Kurierübersicht
| Kurierdienst | Kurierart | Bereich | Kontakt & Info |
|---|---|---|---|
| Rotrunner | Fahrrad | Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich |
Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465 Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab. |
| Opal
(früher GDSK) |
Auto | für Sendungen innerhalb von Deutschland | Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868 Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password. Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz. |
| Direct Kurier | Auto | bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung | Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de Inhaber: Mario Eisenbeis |
Telefonzentrale
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kunden und Partner mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Druchwahlen der jeweiligen Ansprechpartner. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, daß Telefonate beim Office Management auflaufen.
Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
Je nach Grund des Anrufs wird derjenige zum Ansprechpartner durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufers erfolgt beim Ansprechpartner mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.
Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem Ansprechpartner*in durchzustellen . Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.
In Fällen von:
- Jobanfragen
Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com
- Projektanfragen
Email an: boards@parasol-island.com
- Allgemeine Anfragen
Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.
Hombre Postfach
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.04.2020) trägt Anne Leidenroth (anne.leidenroth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:
- Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
- Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
- Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
- Einkaufsasbteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.
Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist Erfolgsentscheidend.
Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)
Rheinbahn
Bei Bedarf kann der Mitarbeiter ein Jobticket über HR beantragen.
Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.
HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:
- vollständiger Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- gültig ab xx.xx.xx
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.
Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für anpassenden Abrechnungsvorgang.
Bahncard
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über den Vorgesetzten. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen.
Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
- vollständigen Namen
- Geburtsdatum
- Department
Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet.
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.
Der Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt, bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard.
BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an Office Management.
Die BahnCard Verträge werden in der AS unter Euren Namen festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Absprache ob verlängert werden soll oder nicht.
Merchandise PSL
Kunden Welcome Package
Das Kunden Welcome Package besteht aus:
- einem Island Notes Buch,
- dem Namen des Kunden,
- einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
- einem PSL Bleistift und
- einem schwarzem Gummiband.
Foto folgt.
Jubiläumstorten
Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!
Eine Jubiläumstorte bekommt ein Mitarbeiter zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.
Ablauf:
Der Termin wird durch die HR in den Kalender vom Office Management eingestellt. Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzten und/oder das Team des Mitarbeiters entworfen.
Bestellung in Düsseldorf bei “Homemade - we eat fine” / Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage.
Adresse:
Homemadeweeatfine
Bilker Allee 209
40215 Düsseldorf
Telefon: 01578 5534164 (Sonja)
E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="
Abholung wird durch das OM organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.
Poolcar Düsseldorf
Hier ist die Parking Policy als Richtlinie für Parken im Innenhof.
Parken Kunden die einen längeren Termin auf der Insel haben ein Poolcar zu, bitte den Autoschlüssel beim Office Management abgeben lassen.
Wenn Kunden mit dem Auto auf die Insel kommen, ist das vorher für die Organisation beim Office Management anzumelden.
Vorderer Parkingspace
Parkplätze 1 und 2
Der Platz soll so genutzt werden, dass vier Autos auf diesem Platz parken können. Die oberen beiden Parkplätze sind die festen Parkplätze für die Poolcars.
Links ist der Jeep zu parken und rechts der BMWi3. btw: Dieser wird nach jeder Fahrt an der Ladestation angeschlossen und mit der schwarzen Karte aktiviert!
Parkplätze 3 und 4
Die unteren Parkplätze sind in erster Linie für Kunden gedacht. Diese sind immer frei zu halten für jegliche Geschäftstermine.
Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne auch an das OM wenden.
Hinterer Parkingspace
Auf diesem Teil des Hofs kann nur unter bestimmten Umständen und Ausnahmen geparkt werden.
Wichtig am Anfang zu erwähnen ist, dass die Durchfahrt ‘forever and always’ freigehalten werden muss. Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass sich hinten auch noch vermietete Garagen etc. befinden.
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Auto 1
..darf kurzfristig (max. 3 Stunden) an der Hecke abgestellt werden, sodass eine problemlose Durchfahrt für andere Fahrzeuge gewährleistet ist.
Auto 2
.. kann hinter der Mülltonne und gemäß der Fahrräder geparkt werden. Auch hier sollte die Parkzeit nicht mehr als 3 Stunden überschreiten.
Auto 3
.. ist platziert für Be- und Entlademöglichkeiten. Das heißt zu 90% wird dieser Parkplatz unseren Lieferanten gewidmet. Sie dürfen für die Zeit des Aus- und Einladens etc. vor dem Studio halt machen.
Vor den Garagen ist das Parken verboten. Kein kurzfristiges Parken, auch kein Halten oder kurz stehen. Absolutes NO GO!
Mitarbeitern und Freelancern ist das Parken im Innenhof nicht gestattet. Ausnahmen bedarf einer Freigabe durch einen GF.
Poolcar Wiki-Seite
Alle Informationen über unsere Autos auf der Insel, findet Ihr auf folgender Wiki-Seite: https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen.
In Berlin besitzen wir keine eigenen Autos.
Office Infrastruktur
Reinigungsfirma
Blue Box Gebäudereinigung GmbH & Co. KG
Schirmerstr. 23
40211 Düsseldorf
Ansprechpartner: Sebastiano
Tel: 0211 - 7888237
Mobil: 0177 - 7888237
Email: bluebox@bluebox-reinigung.de
Hausmeister
Tom Kirchner
Tel. +491792390402
Email: mail@tomkirchner.com
Büromaterial
Hier lang: Büromaterial
Lagerbox
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf
Lagerplan:
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Box Nummer 1207( Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.)
- 2 Tische Holztische quadratisch
- 2 Weihnachtsbaumständer
- Weihnachtsdeko
- Lichterketten
Box Nummer 2220
Bänderarchiv, Verwaltet von der IT
Box Nummer 1026 Schlosscode ist 1564
In dem Box wird Equipment vom Dreh aufbewahrt
Getränke Bestellungen
Getränke werden telefonisch bestellt, Kundennummer 11824
Tel: +49 (211) 6178550 Getränke Gato
Liste:
Black Forest Still x 30
Fachingen Medium x 6
Fachingen NATURELL x 6
Chari Tea Bio(Black,Green,Red,Mate) von jeder Sorte 1
LemonAid (Maracuja, Limmette, Blutorang, Ingwer) von jeder Sorte 1
Flötzinger Hell x 6
Gösser Naturradler 2% 0,33
Dienstleister/ Kontakte
| Was | Name | Kontakt | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Palmen/Pflanzencheck/ Düsseldorf
Zimmerpflanzen 1 Mal wöchentlich gießen,
Draußen im Sommer bei der Hitze täglich und sonst nach Wetterlage.
In den Sommer und Frühjahr regelmäßig (1 Mal in der Woche)
Düngen im Spätherbst benötigen die Pflanzen dann weniger( 1 mal in 2 Wochen) und im Winter fast gar keinen Dünger.(1 mal im Monat)
| Wo | Wie oft gießen | Wie oft düngen | Bilder |
|---|---|---|---|
| FB(Empfang ) | 1x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
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| FB( Bucha) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| FB( Slang) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| FB(Küsche) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
|
| HH(1 OG) | 1 x pro Woche | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
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| Hof | bei der Hitze täglich | Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat |
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What's new?
Kundenpackages
Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.
Diese bestehen aus:
- unseren "Island Notes" Notizbüchern,
- einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
- dem handschriftlichen geschriebenen Namen des Kunden,
- einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.
-Bild kommt-
Beamer
Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.
Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.
Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.
Bei Nicht-Einhaltung wird:
- Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
- eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
- das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.