Onboarding Redaktion

Herzlich Willkommen auf der Insel!

Wir sind Parasol Island.

Eine Insel mit einzigartigen Bewohnern, die gemeinsam ihr ganzes Herzblut in jedes einzelne Projekt stecken. Flache Hierarchien, Teamarbeit auf Augenhöhe und Egos, die jeder zu Hause lässt, prägen unseren Arbeitsalltag. Klare Strukturen und eine effiziente Organisation helfen uns bei der Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass wir uns – auch wenn es auf Projekten mal hoch hergeht – blind aufeinander verlassen können. Unsere Motivation und täglichen Ansporn schöpfen wir aus unserer Arbeit selbst, die den internationalen Vergleich nicht scheuen muss und unseren Kunden hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Die besten Ideen sind eben die, die man umsetzt.

We get shit done.

Dein Team

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Annika Jost Teamlead Social Media annika.jost@parasol-island.com Stadt: Berlin	Alexandra Quant Senior Social Media Manager alexandra.quant@parasol-island.com Stadt: Berlin	Jessica Lagemann Social Media Manager jessica.lagemann@parasol-island.com Stadt: Berlin	Denise Maureen Lehmann Social Media Manager denise.lehmann@parasol-island.com Stadt: Düsseldorf	DEINE BESCHREIBUNG HIER! :)

Job Description

Im Redaktions- bzw. Social-Media-Team gibt es verschiedene Jobs, die sich je nach KollegIn leicht unterscheiden. Der/die eine hat den Fokus vielleicht eher textlich gesetzt, der/die andere ist stärker in die Kundenkommunikation eingebunden.

Community ManagerIn

Als Community ManagerIn ist deine Aufgabe vor allem die serviceorientierte Betreuung von Facebook-Communities und weiteren Kanälen wie Instagram, Twitter oder Pinterest. Als Sprachrohr für unsere Marken steuerst du professionell die Interaktion und Kommunikation mit den Kunden unserer Kunden und trackst kontinuierlich Probleme, Themen sowie Meinungen in der Community. Du förderst das Engagement auf den Seiten und hilfst den Usern unter Berücksichtigung der Community-Richtlinien kompetent weiter. Das Ergebnis? Lebendige Communities und nachhaltige Erfolge für die Marke.

Wir nehmen jedes Anliegen ernst und sind immer freundlich im Umgang mit Usern und Kunden. Kommt es zu Unstimmigkeiten, versuchen wir, diese zu schlichten und bieten Lösungswege an.

Wir nehmen unsere Kunden an die Hand und tun unser Bestmögliches, um ihnen ihren Wunsch (Probefahrt, Leasing, Umtausch eines Produktes, Entschädigung, usw.) zu ermöglichen. Dabei leiten wir das Anliegen entweder direkt an den Kunden per Mail weiter (z.B. Triumph Motorcycles) oder tragen es in ein Business-System ein (z.B. D365 bei PENNY). In der Regel erhalten wir hier in angemessener Zeit eine Antwort, die wir dem Kunden mitteilen können.

Über den "klassischen Kundenservice" hinaus ist es aber auch deine Aufgabe, proaktiv in der Community für eine positive Sichtbarkeit unserer Kunden zu sorgen. So sollen (je nach Kunde) positive Kommunikation auf den Kanälen stattfinden und ggf. auch unter Mitbewerbern zu Gesprächen animiert werden (nach Absprache, nach Kunde).

Die genauen Abläufe sind den CRM Basics der entsprechenden Marken hier im Wiki zu entnehmen.

Social Media ManagerIn

tbd

RedakteurIn

tbd

Deine Aufgaben

Je nach Kundenzugehörigkeit und Job-Beschreibung unterscheiden sich deine Aufgaben vielleicht von denen deiner KollegInnen.

Im Großen und Ganzen aber kann man sagen, dass folgende Aufgaben (unter anderem) zu deinem Repertoire gehören (können):

• Contententwicklung Social Media (neue Themen, Formate, Ideen, ...)
• Contentproduktion Social Media (Grafik-Briefing, ggf. Shootings, Texte, ...)
• Contentpflege Social Media (Redaktionspläne, Archivierung, Updaten von Social-Media-Kanälen, ...)
• Texten von Werbemitteln (Print, Digital, ...)
• Texten von eigenständigen Microsites (Kampagnen-Seiten, ...)
• Texten von komplexen Interfaces / Design-Systemen (vgl. Schalke, toom Karriere, …)
• Texten integrierter Kampagnen
• Entwicklung von Keyclaims zur Ideenpräsentation
• gelegentliches Übersetzen oder Texten auf Englisch
• Korrektur von Texten oder Übersetzungen, Lektorat
• Community Management (proaktiv, reaktiv, Kundenservice, ...)
• Kundenberatung
• Planung, Buchung und Analyse von (Social-)Media-Kampagnen
• Konkurrenzanalyse (was nutzen diese für Postings, wie kommen diese an, sind diese für uns relevant und/oder nutzbar?)
• Trends im Auge behalten, diese mit den Kolleginnen teilen und bewerten, ob relevant für eine der Marken
• Allgemeine (regelmäßige u. gelegentliche) Reportings (Social Media, Status Quo, ...)
• PSL COM Projekte (Cases, PR, Merch, …)
• Recherche
  
  

Deine Skills

Als Social Media und/oder Community ManagerIn ist es wichtig, ein vielseitiges Skillset zu besitzen.

Dazu gehören (unter anderem):

• (Vielseitiges) Texten
• (Pfiffiges) Denken
• Serviceorientiertes Handeln
• Sehr gute Orthographie, Interpunktion und Grammatik
• Gute Englischkenntnisse
• Liebe für Kommunikation und digitale Themen
• Sparing/Konzept/Ideenfindung
• Plausibilitäts-Check (Wird das Briefing erfüllt? Wird das definierte Ziel erreicht? Stimmt der User-Flow? Bedienbarkeit?, ...)
• Über den Tellerrand schauen, Proaktivität
• In Worte fassen, was unfassbar erscheint
• Offen für Trends und News sein

Was nicht zu deinen Aufgaben gehört...

Es kommt hin und wieder vor, dass du Aufgaben zugewiesen bekommst, die regulär nicht zu deinem Aufgabenbereich gehören. Mal jemandem aushelfen ist zwar ganz nett, aber generell sollten die jeweiligen Fachbereiche ihre Aufgaben selbst erledigen. Wenn du unsicher bist, wende dich gerne an Annika und frage nach.

Diese Aufgaben gehören (unter anderem) nicht zu deinem normalen Tagesgeschäft:

• Influencersuche und/oder -betreuung
• Erstellung von Rechnungen
• Erstellung KVA
  
  

Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

myParasol ist unsere Schaltzentrale für alle möglichen Tools, die wir nutzen. Intranet, Tools, Kontakte, alles drin, das meiste davon mit dem Google-Log-In erreichbar.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Alternativ kannst du ihn hier herunterladen.

Die 7 wichtigsten Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst.

Im Redaktions-Team sind dies vorrangig diese glorreichen sieben:

• Google Mail
  Klassiker - deine Mails!
• Google Drive
  Unsere geteilte Drive-Ablage. Hier sammeln wir alle Materialien, die wir zum Arbeiten brauchen.
• myParasol
  Das ist unsere Schaltzentrale für alle möglichen Tools, die wir nutzen. Intranet, Tools, Kontakte, alles drin.
• Ressourcenplan
  Im Ressourcenplan werden deine wöchentlichen Ressourcen (Retainer u. Extra-Projekte) von den Projektmanagern/Accountern eingetragen. Du kannst dir hier einen Überblick darüber verschaffen, was die Woche für dich anfallen wird.
• Agentursoftware
  Deine tägliche Zeiterfassung ist das A&O, damit Parasol effizient planen und arbeiten kann.
• Smartsheet
  Die Redaktionsplanung findet in Smartsheet statt. Must Have für alle mit Redaktionsverwantwortung!
• Socialbakers
  Der heilige Gral für's Community Management und Analysen rund um Social Media.
  

Workflow

Ressourcenplanung

Jeden Donnerstag-Mittag findet die Ressourcenplanung statt. Das bedeutet, dass Aufgaben für die nächste Woche besprochen und entsprechende Kollegen "gebucht"/geblockt werden, um in Kürze darauf arbeiten zu können.

Alle mit redaktioneller Verantwortung müssen bis spätestens Mittwoch 18 Uhr ihre Ressourcenwünsche für die kommende Woche an Jörn Beyer (Leitung Grafik) übermittelt haben.

Hierbei soll der Aufwand zeitlich eingeschätzt werden, damit Jörn die Ressourcen im Team gut verteilen kann.

Asana

Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines eigenen Briefings. Über Asana können wir das in Form von Tickets darstellen und nachhaltig im Team verteilen & abarbeiten.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

1. Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen bzw. erstellst du es selbst und weist es entsprechend zu.
2. Das Ticket erscheint nun bei Asana unter "Meine Aufgaben".
3. Du bearbeitest das Ticket/wartest, bis dein Ticket bearbeitet wurde.
4. Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
5. Das Ticket wird nach erfolgreichem Abschluss auf "Erledigt" gesetzt, wenn es deines war. Wenn du die Aufgabe für jemand anderen fertiggestellt hast, weise der Person das Ticket offen zurück.
   

Dateiablage

Nomenklatur generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015
  

Postimages

Die Postimages bilden hier eine Besonderheit. Diese versehen wir mit dem Kundennamen, dem aktuellen Datum der Erstellung, den Initialen des Designers (Vorname Kleinbuchstabe, Nachname Großbuchstabe) und dem Postimage-Thema.

Beispiel Weihnachtspost für Penny von Jörn Beyer, erstell am 18.12.2015:

• PENNY_151218_jB_frohe_weihnachten
  

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Postimages

Die Postimages unterliegen bei uns ihren eigenen Regeln. Hier arbeiten wir eng mit unserem Designteam zusammen.

Aufgrund der Masse an Postimages gibt es für Images rund die sog. "Social-Retainer" ein eigenes Ablagesystem.

Der Hauptordner befindet sich im Google-Drive auf der obersten Ebene:

_Facebook_Images

Der Ordner ist in einzelnen Kundenordner unterteilt.

Hast du ein neues Image angelegt:

• wird es in den jeweiligen Hauptordner des zugehörigen Kunden abgelegt
• es werden immer die PSD und die PNG Dateiabgelegt
• --> besteht ein Posting aus mehreren zusammengehörigen Files (Canvas Ads, After Effects Projekte, etc.) werden diese in einem Überordner zusammengefasst und nach der gängigen Nomenklatur benannt
• die PNG darf nicht größer als 1024kb sein (damit Facebook nicht eine weitere Komprimierung mit erheblichem Qualitätsverlust durchführt)

Die weitere Ordnerstruktur gliedert sich wie folgt:

_Archiv:
nachdem ein Image gepostet wird, verschieben wir die PNG und PSD ins Archiv.

_in Progress:
dieser Ordner enthält Images die in Arbeit sind. Das ist besonders interessant für diejenigen die nur an wenigen Tagen in der Woche da sind und ggf. ihr gestartetes Projekt an jemand anderes übergeben.

_Material:
bislang geisterten diverse Ordner durchs Drive, die Ideen oder Bildersammlungen beinhaltet haben. Diese sind nun zur jeweiligen Brand zugeordnet.

_Page Like Ads:
der Ort für Page Like Ads.

_Lead Ads:
der Ort für Lead Ads.

_Link Ads:
der Ort für Link Ads.

_Carousel:
der Ort für Carousel Postings.

_Canvas Ads:
der Ort für Canvas Ads.

_Templates:
ein besonders wichtiger Ordner. Sobald ein Grafiker ein neues Template erstellt hat und der Kunde die Freigabe erteilt hat, muss der DESIGNER die AUFGERÄUMTE PSD in den Templateordner verschieben. Diese Dateien sollen nun an als saubere Mastervorlage dienen.

_vom Kunden freigegeben:
in diesem Ordner befinden sich alle freigegeben Images, die darauf warten gepostet zu werden. Verschiebung der Daten durch die Redaktion

Urlaubsvertretung

Der Stellvertreter/Back-Up übernimmt die Aufgaben der anderen RedakteurIn. Wer genau für wen zuständig ist, kannst du hier einsehen.

Links

• myParasol: https://my.parasol-island.com/#/!/myparasol/
• Redaktionsplanung: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14H98mLRwB36uVUWtst_PAKEUGN-wYUemgmeSbFoqBTI/edit?ts=5a2550d6#gid=1365127379
• Ressourcenplanung: https://os.parasol-island.com/resourceplanning/category/redaktion/department?page=0
• Smartsheet: https://app.smartsheet.com/b/home
• Socialbakers: https://suite.socialbakers.com/
• Timeboard / Zeiterfassung: https://my.parasol-island.com/#/!/timeboard/