Neue Tools und Abläufe etablieren und einführen

Um neue Tools und Abläufe im im Unternehmen richtig einzuführen wird folgender Ablauf verfolgt:

Genereller Ablauf

Bedarf

1. Bedarf ermitteln
2. Erwartungshaltung sammeln

Planungsphase
siehe auch Jahresplanung der Service Departments im Wiki

1. Lösungsansatz an definierte Feedbackgruppe (Gremium) beschreiben und spiegeln
2. MVP (Minimum Viable Product) definieren und gemeinsam verabschieden

Einführungsphase

1. Betatestphase (max 2 Monate)
2. GF&HoD Gremium definieren

Optimierungsphase

1. Feedback aus Gremium einholen
2. eindeutige Fehlerbeschreibungen (Ticketsystem Asana)
3. Backlog priorisieren und abarbeiten

Launchphase

1. Betrieb starten
2. Feedback einholen und priorisieren
3. eindeutige Fehlerbeschreibungen (Ticketsystem Asana)
4. Changelog priorisieren und abarbeiten

Changelog-Phase

1. Changelog in sogenannten Releases abarbeiten

Dokumentation

Wiki-Artikel Gliederung:

• Themenfeld / Zielsetzung
• Auslegung / Sinn (bei welchem Fragenkomplex streben wir welche Lösung in welche Richtung an)
• Abhängigkeiten
• kompackte Nutzungsbeschreibung
• Q&A --> Verweis zum Helbdesk OS / Assist

Q&A in OS / Assist (Fragen und Antworten)

• Eintrag typischer Fragestellungen und Lösungsansätze in unser Helpdesk. (Ein Mitarbeiter schreibt an help@parasol-island.com und bekommt je nach Inhalte seiner e-Mail dazu bereits passende Antworten aus den Q&As zugestellt: Hilfe zur Selbsthilfe)

Kommunikation

je nach Themenfeld kurze Einführung / UpDate-Info in

• monatliche Meetings (IMMM) mit kompletter Belegschaft
• regelmässige Meetings (JourFixes) in den Fachbereichen
• wöchentliche Montags-Meetings departmentbezogen
• wöchentliche Ressourcen-Meetings departmentübergreifend