Ressourcenmeeting

Die Ressourcenplanung ist die Basis unserer Arbeitsverteilung bei Parasol Island.

Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.

Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:

Allgemein

- Ziel des Meetings ist, a) alle zu erledigenden Aufgaben an die passenden Hombres zu verteilen und b) eine 100 %ige Auslastung bei allen Mitarbeitern zu erreichen.

- die Ressourcenplanung findet für Berlin und Düsseldorf gemeinsam statt. Alle Ressourcen können standortübergreifend gebucht werden.

- wenn ihr außer Haus seid, und trotzdem am Ressourcen Meeting teilnehmen möchtet, könnt ihr euch immer unter der 1379 einwählen. Mit einer Teamviewer ID versorgen wir euch gerne.

- die Ressourcenplanung für Digital findet jeden Mittwoch von 10:45 Uhr bis 11:00 (Nur AM/PM Ressourcen) und Donnerstags von 10:30 bis 10:45 (KON/DES/RED/DEV) statt

- alte Projekte löschen: bitte löscht Projekte bei einem Mitarbeiter aus dem Plan, sobald er oder sie nicht mehr für dieses benötigt wird.

Regeln

- das Ressourcenmeeting ist für alle KADs, PMs, TLs und Mitarbeiter mit Projektverantwortung verpflichtend (!) 

- Kundentermine oder -calls sollen nur in absoluten Ausnahmefällen in diesem Zeitraum stattfinden und nach Möglichkeit um das Meeting herum geplant werden! Das gilt auch für Termine außer Haus, Coachings, Schulungen, Remote Office, Teleportreisen, etc.

- Die 'no Laptops and Phones-Rule'! Bitte verzichtet auf das Mitbringen eurer Laptops! The magic happens on the big screen. Ihr seht den Ressourcenplan sowohl in Düsseldorf als auch in Berlin auf dem großen Fernseher. Solltet ihr die Informationen nicht oder nur sehr schlecht lesen können, hilft es oft schon, wenn man ein bisschen näher an den Screen heran rückt. Darüber hinaus wird auch zu jeder Ressource etwas gesagt. Ihr solltet also auch ohne euren Laptop dazu in der Lage sein, dem Meeting aufmerksam zu folgen.

- bitte plant alle eure Ressourcen VOR dem Meeting bis Mittwoch EOB bei euch selbst und den entsprechenden Personen ein. Hierbei sollen bewusst auch Überbuchungen in Kauf genommen werden! Nur so erhalten wir einen realistischen Überblick über den Workload und die anstehenden Tasks und Projekte und können bei Engpässen rechtzeitig reagieren

- achtet hierbei auch darauf, dass ihr nicht nur für die unmittelbar bevorstehende Woche plant, sondern eure Ressourcen langfristig und vorausschauend eintragt. Dann können wir besser einschätzen, wie lange ein bestimmter Mitarbeiter für ein Projekt benötigt wird oder ob wir frühzeitig nach Freelancern Ausschau halten sollten. 

Zeiterfassung

Für das Ressourcenmeeting gibt es in jedem Department eine eigene Kostenstelle, auf die die Zeit zu buchen ist. Je nachdem, welchem Department ihr angehört, bitte folgende Projekte in der Zeiterfassung auswählen:
ANM Team: PSL19_ANM03 Projekt- und ZA-Controlling & Ressourcen-Planung
INT Team: PSL22_INT01 Projekt- und ZA-Controlling & Ressourcen-Planung
FLM Team: PSL19_FLM02 Projekt- und ZA-Controlling & Ressourcen-Planung
SLA Team: PSL19_SLA02 Projekt- und ZA-Controlling & Ressourcen-Planung

Du kannst nicht teilnehmen?

- falls sich eine Abwesenheit gar nicht vermeiden lässt, unbedingt folgenden Ablauf einhalten: Eurem Teamlead, dem Meetingowner oder einer Vertretung eurer Wahl bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.

Habt ihr noch weitere Fragen rund ums Thema Ressourcen Planung? Wendet euch gerne an Anne oder Ina