Ressourcenmeeting

Die Ressourcenplanung ist die Basis unserer Arbeitsverteilung bei Parasol Island.

Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter:innen aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.

Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:

Allgemein

Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

Account Director:innen
Projektmanager:innen
Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

Ziel: 15min
Weekly
Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg?

Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.

Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

Du kannst nicht teilnehmen?

- falls sich eine Abwesenheit gar nicht vermeiden lässt, unbedingt folgenden Ablauf einhalten: Eurem Teamlead, dem Meetingowner oder einer Vertretung eurer Wahl Bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.