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Office Management Düsseldorf: Difference between revisions

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Tag: visualeditor
Tag: visualeditor
 
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== [[OM Standards]] ==
==Post==
==Post==
'''Posteingang'''
'''Posteingang'''
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*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.  
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
'''Wichtig!'''
'''Wichtig!'''


Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.  
Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.  


Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfall von Melanie Thalmann und/oder Alexander Kuhn, ist Moritz von Schrötter die Vertretung.  
Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.




Line 23: Line 25:


Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir  Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.
Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.


==Kurier==
==Kurier==
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] angesetzt.
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.


Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:  
Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:  
Line 85: Line 92:
|}
|}


== Travel/Parking Guide ==
Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:
'''Büroadresse'''                      
Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf                      


'''Tiefgarage'''
Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.
'''Parkplatz'''
Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.
Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.
'''Office Management'''
Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch  bei unserem Office Management unter        om@parasol-island.com oder +49 2111592200.
[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]


==Telefonzentrale==
==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kunden und Partner mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Druchwahlen der jeweiligen Ansprechpartner. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, daß Telefonate beim Office Management auflaufen.
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.


Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".


Je nach Grund des Anrufs wird derjenige zum Ansprechpartner durchgestellt.  Die Ankündigung des Anrufers erfolgt beim Ansprechpartner mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.
Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt.  Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.


Im  Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem Ansprechpartner*in durchzustellen . Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs  notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.  
Im  Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs  notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.  


In Fällen von:  
In Fällen von:  
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==Hombre Postfach==
==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. Aktuell (16.04.2020) trägt Anne Leidenroth (anne.leidenroth@parasol-island.com) die Verantwortung für die zweimal tägliche Prüfung der in diesem Postfach auflaufenden Mails:
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.  


*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Einkaufsasbteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen.
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen'''  Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen'''  Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''


Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist Erfolgsentscheidend.'''
Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''


==Ticketmanagement (Rheinbahn, Bahncard)==
== Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard) ==


====Rheinbahn====
==== Deutschlandticket ====
Bei Bedarf kann der Mitarbeiter ein Jobticket über HR beantragen.
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.


Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.
Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.


HR leitet die Beauftragung über Personio mit den folgenden Informationen an das OM weiter:
Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:  


*vollständiger Name
* Vollständiger Name
*Adresse
* Geburtsdatum
*Geburtsdatum
* Aktuelle Adresse
*gültig ab xx.xx.xx
* ab wann soll das Ticket gelten Wichtig''':''' Das Ticket muss '''bis spätestens zum 15. des Vormonats''' beantragt werden, damit es '''ab dem folgenden Monat''' gültig ist.


Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/de/company/login.


Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets Karsten Schöppy für anpassenden Abrechnungsvorgang.  
Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.  


====Bahncard====
====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über den Vorgesetzten. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]].
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard '''schriftlich bei Mila''' bestellt.


Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
Line 147: Line 181:
*Department
*Department


Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet.
Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.


Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].


Der Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt, bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard.  
Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.


BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an Office Management.  
BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.  


Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter Euren Namen festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Absprache ob verlängert werden soll oder nicht.  
Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.  


==Jubiläumstorten==
==Jubiläumstorten==
Line 165: Line 199:




'''Ablauf:'''


Die Erinnerung erfolgt durch Personio an das Office Management.  Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzte*n und/oder das Team des Mitarbeiters  entworfen.
== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen


DIe Bestellung bei - Homemade - we eat fine -.
* 10 Wassergläser


Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage.
* 12 kl. Becher


* 12 gr. Becher


* 10 kl. Tellern


Adresse:
* 10 gr. Tellern


Homemadeweeatfine
* Ersatzgläser - Rechts im Schrank


Bilker Allee 209
* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen


40215 Düsseldorf
* Cappuccinotassen


Telefon: 01578 5534164 (Sonja)
* Milchkaffeetassen


E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="
|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher


* gr. Becher


Abholung wird durch das OM organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.
* Espresso Tassen


==Poolcar Düsseldorf==
* Cappuccino Tassen


===[https://wiki.parasol-island.com/Parking_Policy Parking Policy]===
* Milchkaffee Tassen
Hier ist die Parking Policy als Richtlinie für Parken im Innenhof.


Parken Kunden die einen längeren Termin auf der Insel haben ein Poolcar zu, bitte den Autoschlüssel beim Office Management abgeben lassen.
* Espresso Untertasse


Wenn Kunden mit dem Auto auf die Insel kommen, ist das vorher für die Organisation beim Office Management anzumelden.
* Cappuccino Untertassen


* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen


'''Vorderer Parkingspace'''
* Wassergläser
[[File:VORNE.JPG|left|frameless|465x465px]]
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen


* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher  EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze


* Grün


* Schwarz


* Früchte


* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter


* Packung Filterkaffee


* volle Glas Filterkaffee


* Vorrat an Twiningstee


|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher


* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln


* 5 Esslöffel


* 5 Messer


* 5 Kuchenmesser


* 5 Teelöffel


'''Parkplätze 1 und 2'''
* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser


Der Platz soll so genutzt werden, dass vier Autos auf diesem Platz parken können. Die oberen beiden Parkplätze sind die festen Parkplätze für die Poolcars.


Links ist der Jeep zu parken und rechts der BMWi3. btw: Dieser wird nach jeder Fahrt an der Ladestation angeschlossen und mit der schwarzen Karte aktiviert!
|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}


'''Parkplätze 3 und 4'''


Die unteren Parkplätze sind in erster Linie für Kunden gedacht. Diese sind immer frei zu halten für jegliche Geschäftstermine.


== Office Infrastruktur ==


Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne auch an das OM wenden.
===Lagerbox===


'''Hinterer Parkingspace'''


Auf diesem Teil des Hofs kann nur unter bestimmten Umständen und Ausnahmen geparkt werden.
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf


Wichtig am Anfang zu erwähnen ist, dass die Durchfahrt ‘forever and always’ freigehalten werden muss. Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass sich hinten auch noch vermietete Garagen etc. befinden.
Lagerplan:


[[File:HINTEN.JPG|frameless|453x453px]]


[[File:HINTEN_2.JPG|frameless|455x455px]]
'''Auto 1'''
..darf kurzfristig (max. 3 Stunden) an der Hecke abgestellt werden, sodass eine problemlose Durchfahrt für andere Fahrzeuge gewährleistet ist.
'''Auto 2'''
.. kann hinter der Mülltonne und gemäß der Fahrräder geparkt werden. Auch hier sollte die Parkzeit nicht mehr als 3 Stunden überschreiten.
'''Auto 3'''
.. ist platziert für Be- und Entlademöglichkeiten. Das heißt zu 90% wird dieser Parkplatz unseren Lieferanten gewidmet. Sie dürfen für die Zeit des Aus- und Einladens etc. vor dem Studio halt machen.
'''Vor den Garagen ist das Parken verboten. Kein kurzfristiges Parken, auch kein Halten oder kurz stehen. Absolutes NO GO!'''
'''Mitarbeitern und Freelancern ist das Parken im Innenhof nicht gestattet. Ausnahmen bedarf einer Freigabe durch einen GF.'''
====Poolcar Wiki-Seite====
Alle Informationen über unsere Autos auf der Insel, findet Ihr auf folgender Wiki-Seite: https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen.
In Berlin besitzen wir keine eigenen Autos.
<br />
==Office Infrastruktur==
====Lagerbox====
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf
Lagerplan:
[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
Line 284: Line 355:




===== '''Box Nummer 1207(''' Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.) =====
<br />Inhalt:
*2 Tische Holztische quadratisch
*2 Weihnachtsbaumständer
*Weihnachtsdeko
*Lichterketten
=====  Box Nummer 2220 =====
Inhalt:


* Bänderarchiv, verwaltet von der IT
===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.


===== Box Nummer 1026 =====
<br />
Schlosscode: 1564
== Dienstleister / Kontakte ==
 
'''Inhalt:'''
 
* '''Equipment von Dreharbeiten'''
 
== Getränke Bestellungen ==
Getränke werden telefonisch bestellt, Kundennummer 11824
 
Tel: +49 (211) 6178550 Getränke Gato
 
'''Liste:'''
 
Black Forest Still x 30
 
Fachingen Medium x 6
 
Fachingen NATURELL x 6
 
Chari Tea  Bio(Black,Green,Red,Mate) von jeder Sorte 1
 
LemonAid (Maracuja, Limmette, Blutorang, Ingwer) von jeder Sorte 1
 
Flötzinger Hell x 6
 
Gösser Naturradler 2% 0,33
 
 
== Dienstleister/ Kontakte ==
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
!Was
!Dienstleister*in
!Name
!Name
!Kontakt
!Telefon
! Email
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|
{| class="wikitable"
|Telefonisch erreichbar
| Installateur
|-
|-
|Installateur
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|-
| Schreiner
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|-
|Schreiner
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|-
|Kaffeemaschine
|Kaffeemaschine
|-
|Putzis
|-
|Müllabfuhr
|-
|Getränke
|-
|Grohe Filter
|-
|Großküchentechnik
|-
|Propangas
|-
|Elektro
|-
|Hausmeister
|-
|JalouCity
|}
|
{| class="wikitable"
|Faru
|-
| Hr Hoppe(Heizung)
|-
|Le Cubi
|-
| Klode
|-
|Bazzar
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Getränke Gato
|-
| Grohe
|-
|Markus Binder
|-
|Amöbe Gas
|-
|Kai Hofmann
|-
| Tom Kirchner
|-
|JalouCity
|}
|
{| class="wikitable"
|Tel: +49(211) 674152
|-
|Tel: +49 1776823493
|-
| Tel: +49 (211) 15786650
|-
|Tel: +49 (211) 651020
|-
| Tel: +49(211) 50669640
|-
|Handy +49 1777888237
|-
|Tel: +49(211) 83099256
|-
|Tel: +49 (211) 6178550
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|Tel: +49 (211) 9215577
|-
|Handy +49 1792390402
|-
|Tel: +49(211)8284482
|}
|
{| class="wikitable"
|info@team-faru.de
|-
|nur übers handy
|-
|info@lecubi.de
|-
| info@thomasklode.de
|-
|info@bazzar.de
|-
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|-
|nwrobl@awista.de
|-
| info@getraenke-gato.de
|-
|ute.vogel@grohe.com
|-
|team@markusbinder.de
|-
|info@amoebegas.de
|-
|info@E-K-H.de
|info@E-K-H.de
|-
|mail@tomkirchner.com
|-
|duesseldorf@jaloucity.com
|}
|}
==Palmen/Pflanzencheck/ Düsseldorf  ==
Zimmerpflanzen 1 Mal wöchentlich gießen,
Draußen im Sommer bei der Hitze täglich und sonst nach Wetterlage.
In den Sommer und Frühjahr  regelmäßig (1 Mal in der Woche)
Düngen im Spätherbst benötigen die Pflanzen dann weniger( 1 mal in 2 Wochen) und im Winter fast gar keinen Dünger.(1 mal im Monat)
{| class="wikitable"
|+Zimmerpflanzen                                 
!Wo
!Wie oft gießen
!Wie oft düngen
!Bilder
|-
!FB(Empfang )
!1x pro Woche
!Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat
![[File:20210504 155245.jpg|alt=FB Empfang |160x160px]][[File:20210504 155239.jpg|160x160px]]  [[File:20210504 155225.jpg|160x160px]] 
|-
|FB( Bucha)
|1 x pro Woche
|Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat
|
|
 
|Telefonisch erreichbar
 
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
[[File:20210504 164025.jpg|175x175px]].             [[File:20210504 173556.jpg|170x170px]]
 
|-
|-
|FB( Slang)
|Hausmeister
|1 x pro Woche
|Hoppe
|Frühling, Sommer 1x pro Woche
|Tel: +49 1776823493
 
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
Herbst, Winter 1x pro Monat
|
 
 
[[File:20210504 154526.jpg|179x179px]]
 
|-
|FB(Küsche)
|1 x pro Woche
|Frühling, Sommer 1x pro Woche
 
Herbst, Winter 1x pro Monat
|
|
 
|Task über Asana Board
 
alle Anfragen für Kleinreparaturen
[[File:20210504 161112.jpg|185x185px]]
|-
|-
|HH(1 OG)
|Winterhalter
|1 x pro Woche
|Winterhalter
|Frühling, Sommer 1x pro Woche
| +49 (7542) 402-6312
Herbst, Winter 1x pro Monat
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|[[File:20210504 131022.jpg|183x183px]]
|10439685 DÜS
|-
|Hof
|bei der Hitze täglich
|Frühling, Sommer 1x pro Woche
Herbst, Winter 1x pro Monat
|[[File:20210504 154421.jpg|200x200px]]


10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}
|}
<br />
==What's new?==
'''Kundenpackages'''
Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.
Diese bestehen aus:
*unseren "Island Notes" Notizbüchern,
*einer Banderole mit einem Welcome Text und einem QR-Code mit Zugang zu unserem WIFI,
*dem handschriftlichen geschriebenen Namen des Kunden,
*einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.
-Bild kommt-
'''Beamer'''
Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.
Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.
Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.
Bei Nicht-Einhaltung wird:
#Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
#eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
#das Feedbackgespräch mit Moritz geführt.<br />

Latest revision as of 12:50, 21 January 2026

OM Standards

[edit]

Post

[edit]

Posteingang

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

  • Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
  • Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
  • Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
  • Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.

Wichtig!

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.


Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

Mülltrennung

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Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

Kurier

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Der Kurierauftrag wird im Asana OM Board aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

  • Wohin soll die Sendung?
  • Wann soll die Sendung ankommen?
  • Was ist der Inhalt?
  • Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
  • Ab wann ist die Sendung abholbereit?
  • Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
  • Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
  • Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)

Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

Kurierarten

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  • Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
  • Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
  • Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
  • Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

Kurierübersicht

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Kurierdienst Kurierart Bereich Kontakt & Info
Rotrunner Fahrrad Sendungen innerhalb Düsseldorf

bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich

Telefonisch: 0211 1799610

Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.

Opal

(früher GDSK)

Auto für Sendungen innerhalb von Deutschland Telefonisch: 0211 5805010

Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.

Direct Kurier Auto bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung Telefonisch: 0211 7206645

Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis

Travel/Parking Guide

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Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

Büroadresse                      

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf                      

Tiefgarage

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

Parkplatz

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

Office Management

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch  bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.


File:Travel Guide (1).pdf

Telefonzentrale

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Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

  • Jobanfragen

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

  • Projektanfragen

Email an: boards@parasol-island.com

  • Allgemeine Anfragen

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

Hombre Postfach

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Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

  • Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
  • Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
  • Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
  • Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
    • Jobanfragen Email an: hr@parasol-island.com
    • Projektanfragen Email an: boards@parasol-island.com
    • Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten

Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist erfolgsentscheidend.

Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard)

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Deutschlandticket

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Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:

  • Vollständiger Name
  • Geburtsdatum
  • Aktuelle Adresse
  • ab wann soll das Ticket gelten Wichtig: Das Ticket muss bis spätestens zum 15. des Vormonats beantragt werden, damit es ab dem folgenden Monat gültig ist.


Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

Bahncard

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Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard schriftlich bei Mila bestellt.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

  • vollständigen Namen
  • Geburtsdatum
  • Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard Verträge werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

Jubiläumstorten

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Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.


Küche Ausstattung

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Küchenschränke
  • 22 Wasserkaraffen
  • 10 Wassergläser
  • 12 kl. Becher
  • 12 gr. Becher
  • 10 kl. Tellern
  • 10 gr. Tellern
  • Ersatzgläser - Rechts im Schrank
  • 12 St Weißweingläser
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Ersatzgläser - Rechts im Schrank
Untere Schublade im Barmöbel
  • 20 St Weißweingläser
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Oben auf der Kaffeemaschine
  • Espressotassen
  • Cappuccinotassen
  • Milchkaffeetassen
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Kochküche EG, Regal links
  • kl. Becher
  • gr. Becher
  • Espresso Tassen
  • Cappuccino Tassen
  • Milchkaffee Tassen
  • Espresso Untertasse
  • Cappuccino Untertassen
  • Milchkaffee Untertassen
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EG Kochküche links neben Grohe Anlage
  • Wasserkaraffen
  • Wassergläser
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Links neben der Spüle
  • 4-5 Zitronen
  • 2 Knollen Ingwer
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Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher  EG und 1OG Küchen)
  • Pfefferminze
  • Grün
  • Schwarz
  • Früchte
  • Ingwer
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Dritter Schrank von links
  • Kaffeefilter
  • Packung Filterkaffee
  • volle Glas Filterkaffee
  • Vorrat an Twiningstee
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Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschine
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Korb EG OG Kochküche
  • Verschiedene Obstsorten
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Obere Schublade EG und OG
  • 5 Gabeln
  • 5 Esslöffel
  • 5 Messer
  • 5 Kuchenmesser
  • 5 Teelöffel
  • 5 Lange Löffel
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Kühlschrank EG und 1. OG
  1. Eistee
  2. Charitea, gemischt und sortiert
  3. Bier
  4. Wasser


Office Infrastruktur

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Lagerbox

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Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:


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Box Nummer 1207
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Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.


Dienstleister / Kontakte

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Dienstleister*in Name Telefon Email Kund*innennnummer How to contact
Sanitär Faru Tel: +49(211) 674152 info@team-faru.de Telefonisch erreichbar
Heizung Hr Hoppe(Heizung) Tel: +49 1776823493 hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com Telefonisch erreichbar
Schreiner Le Cubi Tel: +49 (211) 15786650 info@lecubi.de Telefonisch/Email
Schreiner Klode Tel: +49 (211) 651020 info@thomasklode.de Telefonisch/Email
Kaffeemaschine Bazzar Tel: +49(211) 50669640 info@bazzar.de 31361 Telefonisch erreichbar

Störungen, Ersatzteile, Reklamationen

Reinigungsfirma Gebäudereinigung Blue Box Handy +49 1777888237 bluebox@bluebox-reinigung.de Telefonisch/Email

alles zum Thema Reinigung

Müllabfuhr Awista Tel: +49(211) 83099256 nwrobl@awista.de 25210001502 Telefonisch erreichbar
Getränke Getränke Gato Tel: +49 (211) 6178550 info@getraenke-gato.de 11824 Bestellung telefonisch aufgeben
Grohe Filter Grohe Tel: +49 (571) 3989333 ute.vogel@grohe.com 10791 Email
Großküchentechnik Markus Binder Tel: +49 (211) 214060 team@markusbinder.de Telefonisch/Email
Propangas Amöbe Gas Tel: +49 (211) 56657755 info@amoebegas.de 452996 Telefonisch/Email
Elektro Kai Hofmann Tel: +49 (211) 9215577 info@E-K-H.de Telefonisch erreichbar

Stromausfall, Kabelschäden, etc.

Hausmeister Hoppe Tel: +49 1776823493 hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com Task über Asana Board

alle Anfragen für Kleinreparaturen

Winterhalter Winterhalter +49 (7542) 402-6312 [[1]] 10439685 DÜS

10439686 BER

Telefonisch erreichbar
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