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Office Management Düsseldorf: Difference between revisions

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Tag: visualeditor
Tag: visualeditor
 
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== [[OM Standards]] ==
==Post==
==Post==
'''Posteingang'''
'''Posteingang'''
Line 5: Line 7:


*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Firma, dann Name: Post wird geöffnet.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Nennung erst Name, dann Firma: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
*Hinweis Persönlich: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.
*Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird '''nicht''' geöffnet und dem Empfänger zugestellt.
'''Wichtig!'''
 
Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) '''nicht öffnen''' und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.
 
Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten. 
 




Line 14: Line 21:


Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.
Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.
Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.


Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.
== Mülltrennung ==
Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir  Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.
Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.


==Kurier==
==Kurier==
Zur Beauftragung eines Kuriers werden folgende Informationen benötigt:
Der Kurierauftrag wird im [[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen|Asana OM Board]] aufgegeben.
 
Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:  


*Wohin soll die Sendung?
*Wohin soll die Sendung?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Wann soll die Sendung ankommen?
*Was ist der Inhalt?
*Was ist der Inhalt?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es ca?
*Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Ab wann ist die Sendung abholbereit?
*Soll die Sendung besonders versichert werden?
*Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?  
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
*Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
 
*Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)
Die Sendung muss verpackt und das Paket selbst adressiert werden.
Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.  


Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.
Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.
<br />


====Kurierarten====
====Kurierarten====
Line 41: Line 55:
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage
*'''Economy:''' die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage


<br />
==== Kurierübersicht ====
 
{| class="wikitable"
====Kurierdienste====
|+
'''Rotrunner Fahrradkurier'''
!Kurierdienst
 
!Kurierart
*für Sendungen innerhalb von Düsseldorf
!Bereich
*bei größeren/schwereren Sendungen konkret nach Lastenfahrrad fragen
!Kontakt & Info
 
|-
 
|Rotrunner  
Der Auftrag wird telefonisch unter Angabe des Abholortes und der Empfängeradresse aufgegeben: 0211 1799610
|Fahrrad
|Sendungen innerhalb Düsseldorf
bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich
|Telefonisch: 0211 1799610
Kundennummer: 11465


Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.
 
|-
 
|Opal
'''Opal Kuriere'''
(früher GDSK)
 
|Auto
*für Sendungen innerhalb von Deutschland
|für Sendungen innerhalb von Deutschland
|Telefonisch: 0211 5805010
Kundennummer: 3005868


Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.
Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.


Im Onlineformular gebt Ihr Abhol- & Zustellzeit an und wählt somit zwischen einer Express/Overnight-, Sameday- oder Economyfahrt aus.
Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.
 
|-
Maße, Gewicht, Anzahl, Warenwert, Inhalt und Projektnummer müssen eingetragen werden. Durch Absendung des Auftrages kommt Ihr automatisch zum Download des Auftragebeleges. Diesen druckt Ihr zweimal aus und unterschriebt einen. Beide Exemplare müssen bei der Abholung mit der Sendung vorliegen.
|Direct Kurier
|Auto
|bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung
|Telefonisch: 0211 7206645
Email: directcourier95@yahoo.de


Im Normalfall übernimmt das Office Management diesen Vorgang. Dafür schickt Ihr Eure Anfrage mit allen Infos an "mailto:office.management@parasol-island.com?subject=&body=".
Inhaber: Mario Eisenbeis
|}


Ohne vollständiges Briefing kann der Vorgang nicht durchgeführt werden.
== Travel/Parking Guide ==




Kundennummer: 3005868
Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:


==Radar==
'''Büroadresse'''                      
Radar is a new acquisition tool in the format of a newspaper. Radar is our own business-bulletin for interesting contacts and clients in Parasol Island’s key industries Automotive, Beauty, Fashion and Food.


Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf                      


'''What is the format?'''
'''Tiefgarage'''


It is a bilingual newspaper. It was entirely developed in-house, beautifully designed and printed in the down-to-earth tabloid format.
Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.


'''What is the theme?'''
'''Parkplatz'''  


There will be different issues for Automotive, Beauty, Fashion und Food. We started with an issue for Beauty, but we will offer to you and your contacts very soon issues for the other fields.
Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.  


'''What is the content about?'''
Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.


In each issue we present an interesting personality from the industry with an exclusive interview. We have additional articles on trends and innovation in marketing, retail, technology and products within that specific industry.
'''Office Management'''


'''Is Parasol Island heading to publishing business?'''
Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch  bei unserem Office Management unter        om@parasol-island.com oder +49 2111592200.


No. The goal with Radar is to show existing and potential clients that we at Parasol Island know our key markets and have insights on trends and innovations. Radar is the perfect tool to keep and get in touch with current and future clients! Each Parasol should use Radar actively for individual acquisitions in the fields mentioned above.


'''Where can I see Radar and how does it get to my clients?'''


From June 10, 2017 the first edition, Radar Beauty, will be available by request at the front desks in Berlin and Düsseldorf.
[[File:Travel Guide (1).pdf|thumb|0x0px]]


If you have interesting clients in the field of Beauty send them the first issue. Feel free to mail Radar individually to your contacts. We have prepared a text template for your cover note on Parasol Island paper. .
==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.


'''Who do I contact if I find interesting content for future Radar issues or have ideas for further improvements?'''
Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
 
We are happy to consider your comments – don’t hesitate to get in touch with us communications@parasol-island.com
[[File:Radar.jpg|center|frameless]]


Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt.  Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.


1) In der Regel werden vier Kartons der Lieferung in das Berliner Büro versendet. Bitte mit Uwe gegenchecken falls die Druckerei Kartons auch nach Berlin versendet., dann ist das nicht nötig.
Im  Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs  notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.  


2) Verteilung einiger Radar-Ausgaben in unserem Office am Tag der Lieferung (FrontOffice Bereich, Konfis und auf jeder Etage im Vorder- sowie im Hinterhaus).
In Fällen von:


3) Bitte einmal checken, ob wir genug Umschläge (unsere grauen Umschläge mit Sichtfenster, A4 Format) und Briefpapier für 700 Versendungen haben.
* '''Jobanfragen'''


4) Dann brauchen wir bitte 700 x 1,45 € Briefmarken vorrätig.
Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com


5) Für den Versand wird immer eine Radar mit einem Anschreiben in einen Umschlag verpackt. Die fertigen Anschreiben kommen vom Sales Department. Als zusäzliche Hilfe können unsere Azubis im Ressourcenplan als Hilfe gebucht werden.
* '''Projektanfragen'''


Der Versand von Radar wird umfassend im Sales Department vorbereitet. Die Auswahl der Empfänger, die Vorbereitung der Adressdatenbank, sowie die Vorbereitung der Anschreiben findet im Sales Department statt. Nach Abstimmung zwischen dem Sales Department und dem FrontDesk kann der Druck der Anschreiben je nach Kapazitäten in dem Einen oder dem Anderen Bereich vorgenommen werden. In jedem Falle findet dann das Eintüten der Anschreiben mitsamt der neuen Radar im FrontDesk Bereich statt (evtl. Azubi je nach Verfügbarkeit miteinbeziehen). Ebenso kümmert sich das FrontDesk um die Einlieferung der Sendungen bei der Post. Briefmarken bestand bevor kontrollieren. Ausserdem obliegt dem FrontDesk die Porto-Optimierung im Sinne Presse-Post, Post-Vertriebsstück, etc.
Email an: boards@parasol-island.com
 
==Telefonzentrale==
Grundsätzlich kommunizieren wir an Kunden und Partner mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Druchwahlen der jeweiligen Ansprechpartner. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, daß Telefonate beim Office Management auflaufen.


Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".
* '''Allgemeine Anfragen'''


Je nach Grund des Anrufs wird derjenige zum Ansprechpartner durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufers erfolgt beim Ansprechpartner mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.
Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.


==Hombre Postfach==
==Hombre Postfach==
Das Office Management hat einen generellen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach. In diesem Postfach laufen unter anderem:
Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.  


*Irrläufer auf, wenn Emailadressen von unseren Teammitgliedern falsch geschrieben wurden,
*Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten,
*Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
*Anfragen von Kunden für Projekte.
*Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
** '''Jobanfragen'''  Email an: hr@parasol-island.com
** '''Projektanfragen'''  Email an: boards@parasol-island.com
** '''Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten'''


Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann.
Deshalb ist es von '''immenser Wichtigkeit''', das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. '''Dies ist erfolgsentscheidend.'''


==Ticketmanagement (BVG, Rheinbahn, Bahncard)==
== Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard) ==


====BVG====
==== Deutschlandticket ====
Für Berlin gibt es Jobtickets, die eine Laufzeit von 1 Jahr betragen, dafür aber übertragbar sind.
Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.


Sie sind nicht personenbezogen und können bsp. so auch an neue Mitarbeiter übergeben werden.
Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.
 
Auch hier trägt Parasol 50% der anfallenden Kosten. Die Kosten werden dem zugehörigen Department belastet.


Das Office Management führt eine Liste über die Anzahl der BVG Tickets mit Gültigkeit und allen weiteren Infos.
Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:


====Rheinbahn====
* Vollständiger Name
Bei Bedarf kann der Mitarbeiter ein Jobticket über HR beantragen.
* Geburtsdatum
* Aktuelle Adresse
* ab wann soll das Ticket gelten Wichtig''':''' Das Ticket muss '''bis spätestens zum 15. des Vormonats''' beantragt werden, damit es '''ab dem folgenden Monat''' gültig ist.


Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.


HR leitet die Beauftragung mit den folgenden Informationen an das OM weiter:
Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.  
 
*vollständiger Name
*Adresse
*Geburtsdatum
*gültig ab xx.xx.xx
 
Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf https://aboonline.rheinbahn.de/login.aspx.


====Bahncard====
====Bahncard====
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über den Vorgesetzten. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über das Office Management.
Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard '''schriftlich bei Mila''' bestellt.


Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:
Line 167: Line 181:
*Department
*Department


Die Kosten werden dem Department des Mitarbeiters belastet.
Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.


Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf [https://fahrkarten.bahn.de/grosskunde/bahncardbuchen/bahncard_start_i.post?lang=de&country=DEU&csrf_token=ni8e-z447ChDdRbjLXV3GmfgJcA%3D&click_id=1.606335991145817&from_flyout=1#stay DB Bahncard Business].


Der Mitarbeiter erhält ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches man bis zur Ankunft der Karte nutzen kann. Bahncards von ausscheidenden Mitarbeitern müssen aktiv gekündigt werden.
Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.


Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter Euren Namen festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt dazu ein Excel Sheet, mit allen vorhandenen Bcs. So werden diese automatisch vor Ablauf verlängert, bzw. informiert.
BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.  


==Merchandise PSL==
Die BahnCard '''Verträge''' werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.  
 
====MA Welcome Package====
'''Complimentary Card'''
 
*Handschriftlich beschreiben, rückseitig waagerecht
*einen der Muji-Stifte in Komplementär-Farbe benutzen. Falls dieser nicht vorliegt.
*Die Schreibmaske benutzen, die das zu beschreibende Feld markiert. Die Maske (Foto rechts) kann aus einer alten 2017er Comlplimentary Card selbst geschnitten werden.
 
 
'''Parasol Island Office Set (Book of Ideas / Book of Thoughts o. Island Notes)'''
 
*Das Office Set besteht IMMER aus 3 Komponenten (Notebook grey / Notebook black / Parasol Island Ballen)
*KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben
*Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt.
 
(Maße des Papiers sind 36x31cm.)
 
*Der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert, je oben u. unten
*Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten (mit dem Unterschied, dass auf dem Stempel in der CLIENT Edition steht: www.parasol-island.com)
 
[[File:Set.jpg|frameless|362x362px]]
 
<br />
 
===='''Kunden Welcome Package'''====
Das Kunden Welcome Package besteht aus:
 
*einem Island Notes Buch,
*dem Namen des Kunden,
*einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
*einem PSL Bleistift und
*einem schwarzem Gummiband.
 
Foto folgt.


==Jubiläumstorten==
==Jubiläumstorten==
Line 215: Line 196:
Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!
Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!


Eine Jubiläumstorte bekommt ein Mitarbeiter zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.
Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.
 
 
'''Ablauf:'''
 
Der Termin wird durch die HR in den Kalender vom Office Management eingestellt. Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzten und/oder das Team des Mitarbeiters  entworfen.
 
Bestellung in Düsseldorf bei “Homemade - we eat fine” / Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage.
 
 
Adresse:
 
Homemadeweeatfine
 
Bilker Allee 209
 
40215 Düsseldorf
 
Telefon: 01578 5534164 (Sonja)
 
E-Mail: "mailto:sonja@homemade-we-eat-fine.com?subject=&body="
 
 
Abholung wird durch das OM organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet.
 
==Poolcar Düsseldorf==
 
===[https://wiki.parasol-island.com/Parking_Policy Parking Policy]===
Hier ist die Parking Policy als Richtlinie für Parken im Innenhof.
 
Parken Kunden die einen längeren Termin auf der Insel haben ein Poolcar zu, bitte den Autoschlüssel beim Office Management abgeben lassen.
 
Wenn Kunden mit dem Auto auf die Insel kommen, ist das vorher für die Organisation beim Office Management anzumelden.
 
 
'''Vorderer Parkingspace'''
[[File:VORNE.JPG|left|frameless|465x465px]]
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
'''Parkplätze 1 und 2'''
 
Der Platz soll so genutzt werden, dass vier Autos auf diesem Platz parken können. Die oberen beiden Parkplätze sind die festen Parkplätze für die Poolcars.


Links ist der Jeep zu parken und rechts der BMWi3. btw: Dieser wird nach jeder Fahrt an der Ladestation angeschlossen und mit der schwarzen Karte aktiviert!


'''Parkplätze 3 und 4'''


Die unteren Parkplätze sind in erster Linie für Kunden gedacht. Diese sind immer frei zu halten für jegliche Geschäftstermine.
== Küche Ausstattung ==
{|
|Küchenschränke
*22 Wasserkaraffen


* 10 Wassergläser


Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch gerne auch an das OM wenden.
* 12 kl. Becher


'''Hinterer Parkingspace'''
* 12 gr. Becher
[[File:HINTEN.JPG|left|frameless|457x457px]]


* 10 kl. Tellern


* 10 gr. Tellern


* Ersatzgläser - Rechts im Schrank


* 12 St Weißweingläser
|[[File:Küchenschrank.jpg|none|thumb]]
|[[File:Ersatzgläser.jpg|none|thumb|350x350px|Ersatzgläser - Rechts im Schrank]]
|-
|Untere Schublade im Barmöbel
* 20 St Weißweingläser
|[[File:Weißweingläser.jpg|thumb|left|395x395px]]
|
|-
|Oben auf der Kaffeemaschine
* Espressotassen


Auf diesem Teil des Hofs kann nur unter bestimmten Umständen und Ausnahmen geparkt werden.
* Cappuccinotassen


* Milchkaffeetassen


Wichtig am Anfang zu erwähnen ist, dass die Durchfahrt ‘forever and always’ freigehalten werden muss. Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass sich hinten auch noch vermietete Garagen etc. befinden.
|[[File:Kaffeemaschine.jpg|frameless|left]]
[[File:HINTEN 2.JPG|left|frameless|455x455px]]
|
|-
|Kochküche EG, Regal links
* kl. Becher


* gr. Becher


* Espresso Tassen


* Cappuccino Tassen


* Milchkaffee Tassen


* Espresso Untertasse


* Cappuccino Untertassen


* Milchkaffee Untertassen
|[[File:Kochküche EG.jpg|frameless|left|351x351px]]
|
|-
|EG Kochküche links neben Grohe Anlage
* Wasserkaraffen


* Wassergläser
|[[File:EG Kochküche links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links neben der Spüle
* 4-5 Zitronen


* 2 Knollen Ingwer
|[[File:Links neben der Spüle.jpg|left|445x445px]]
|
|-
|Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher  EG und 1OG Küchen)
* Pfefferminze


* Grün


* Schwarz


* Früchte


* Ingwer
|[[File:Teegläser.jpg|350x350px|left]]
|
|-
|Dritter Schrank von links
* Kaffeefilter


* Packung Filterkaffee


* volle Glas Filterkaffee


* Vorrat an Twiningstee


|[[File:Dritter Schrank von links.jpg|frameless|left|350x350px]]
|
|-
|Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
* Wasserkocher


* Kaffeemaschine
|[[File:Links auf der Arbeitsfläche.jpg|frameless|left|467x467px]]
|
|-
|Korb EG OG Kochküche
* Verschiedene Obstsorten
|[[File:Obstkorb Küche EG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Obere Schublade EG und OG
* 5 Gabeln


* 5 Esslöffel


* 5 Messer


'''Auto 1'''
* 5 Kuchenmesser


..darf kurzfristig (max. 3 Stunden) an der Hecke abgestellt werden, sodass eine problemlose Durchfahrt für andere Fahrzeuge gewährleistet ist.
* 5 Teelöffel


'''Auto 2'''
* 5 Lange Löffel
|[[File:Obere Schublade EG und OG.jpg|frameless|left]]
|
|-
|Kühlschrank EG und 1. OG
# Eistee
# Charitea, gemischt und sortiert
# Bier
# Wasser


.. kann hinter der Mülltonne und gemäß der Fahrräder geparkt werden. Auch hier sollte die Parkzeit nicht mehr als 3 Stunden überschreiten.


'''Auto 3'''
|[[File:Kühlschrank EG und 1. OG.jpg|frameless|left]]
|
|}


.. ist platziert für Be- und Entlademöglichkeiten. Das heißt zu 90% wird dieser Parkplatz unseren Lieferanten gewidmet. Sie dürfen für die Zeit des Aus- und Einladens etc. vor dem Studio halt machen.


'''Vor den Garagen ist das Parken verboten. Kein kurzfristiges Parken, auch kein Halten oder kurz stehen. Absolutes NO GO!'''
'''Mitarbeitern und Freelancern ist das Parken im Innenhof nicht gestattet. Ausnahmen bedarf einer Freigabe durch einen GF.'''
====Poolcar Wiki-Seite====
Alle Informationen über unsere Autos auf der Insel, findet Ihr auf folgender Wiki-Seite: https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen.
In Berlin besitzen wir keine eigenen Autos.
<br />


== Office Infrastruktur ==
== Office Infrastruktur ==


== Reinigungsfirma ==
===Lagerbox===
Blue Box Gebäudereinigung GmbH & Co. KG


Schirmerstr. 23


40211 Düsseldorf
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf


Ansprechpartner: Sebastiano
Lagerplan:


Tel: 0211 - 7888237


Mobil: 0177 - 7888237
Email: bluebox@bluebox-reinigung.de
==Hausmeister==
{{:Mitarbeiter:Hausmeister}}
== Büromaterial ==
Hier lang: [https://wiki.parasol-island.com/B%C3%BCromaterial Büromaterial]
==Verwaltung Lagerbox==
Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf
Lagerplan:
[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:1.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
[[File:Lagerboxweg4.png|left|frameless]]
Line 376: Line 355:




Der aktuelle Bestand (01.03.2019):
'''Box Nummer 1207'''
[[File:LagerboxInhalt3.jpg|frameless]][[File:LagerboxInhalt2.jpg|frameless]][[File:LagerboxInhalt1.jpg|frameless]][[File:LagerboxInhalt4.jpg|frameless]][[File:LagerboxInhalt5.jpg|frameless]]<br />
*2 Tische Holztische quadratisch
*2 Weihnachtsbaumständer
*Weihnachtsdeko
*Lichterketten
'''Box Nummer 2220'''


*Bänderarchiv, Verwaltet von der IT
===== '''Box Nummer 1207'''=====
Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.


<br />
== Dienstleister / Kontakte ==
{| class="wikitable"
!Dienstleister*in
!Name
!Telefon
! Email
!Kund*innennnummer
!How to contact
|-
|Sanitär
|Faru
|Tel: +49(211) 674152
|info@team-faru.de
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Heizung
|Hr Hoppe(Heizung)
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Telefonisch erreichbar
|-
|Schreiner
|Le Cubi
|Tel: +49 (211) 15786650
|info@lecubi.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Schreiner
|Klode
|Tel: +49 (211) 651020
|info@thomasklode.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Kaffeemaschine
|Bazzar
|Tel: +49(211) 50669640
|info@bazzar.de
|31361
|Telefonisch erreichbar
Störungen, Ersatzteile, Reklamationen
|-
|Reinigungsfirma
|Gebäudereinigung Blue Box
|Handy +49 1777888237
|bluebox@bluebox-reinigung.de
|
|Telefonisch/Email
alles zum Thema Reinigung
|-
|Müllabfuhr
|Awista
|Tel: +49(211) 83099256
|nwrobl@awista.de
|25210001502
|Telefonisch erreichbar
|-
|Getränke
|Getränke Gato
|Tel: +49 (211) 6178550
|info@getraenke-gato.de
|11824
|Bestellung telefonisch aufgeben
|-
|Grohe Filter
|Grohe
|Tel: +49 (571) 3989333
|ute.vogel@grohe.com
|10791
|Email
|-
|Großküchentechnik
|Markus Binder
|Tel: +49 (211) 214060
|team@markusbinder.de
|
|Telefonisch/Email
|-
|Propangas
|Amöbe Gas
|Tel: +49 (211) 56657755
|info@amoebegas.de
|452996
|Telefonisch/Email
|-
|Elektro
|Kai Hofmann
|Tel: +49 (211) 9215577
|info@E-K-H.de
|
|Telefonisch erreichbar
Stromausfall, Kabelschäden, etc.
|-
|Hausmeister
|Hoppe
|Tel: +49 1776823493
|hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com
|
|Task über Asana Board
alle Anfragen für Kleinreparaturen
|-
|Winterhalter
|Winterhalter
| +49 (7542) 402-6312
|[[Mailto:martina.conradt@winterhalter.de|martina.conradt@winterhalter.de]]
|10439685 DÜS


Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.
10439686 BER
|Telefonisch erreichbar
|}

Latest revision as of 12:50, 21 January 2026

OM Standards

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Post

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Posteingang

Eingangspost wird wie folgt bearbeitet:

  • Nur Firma, kein Name: Post wird geöffnet.
  • Nennung erst Name, dann Firma: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
  • Hinweis Persönlich: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt.
  • Hinweis Geschäftsleitung / Geschäftsführung: Post wird nicht geöffnet und dem*der Empfänger*Empfängerin zugestellt bzw. an Melanie Thalmann weitergegeben.

Wichtig!

Post von Rechtsanwälten, Banken, Personalangelegenheiten (Krankenversicherung, Mitarbeiter*innen, etc.) nicht öffnen und direkt an die Buchhaltung bzw. Personalabteilung weitergeben.

Bei Urlaub- und/oder Krankheitsfällen von Melanie Thalmann und/oder Daniela Schiwek, sind diese Unterlagen an Moritz von Schrötter weiterzuleiten.


Mittlerweile wurde der größte Teil an Post digitalisiert.

Alle Rechnungen, die noch per Post verschickt werden, werden geöffnet und vorgearbeitet. Das heißt, es wird kontrolliert, ob die Rechnungsanschrift stimmt und ob eine Projektnummer vorhanden ist. Sollte die Rechnung unvollständig sein, wird per Mail oder telefonisch eine Korrektur angefragt mit der Bitte, in Zukunft Rechnungen digital zuzusenden und eine Projektnummer zu hinterlegen.

Ist die Rechnungsanschrift korrekt, wird diese mit dem Eingangsstempel versehen, eingescannt und an: accounting@parasol-island.com mit Projektnummer im Betreff geschickt.

Dann werden die Unterlagen in die Buchhaltung weitergegeben.

Mülltrennung

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Wir einen großen Altpapiercontainer im Hof stehen. Das bedeutet, dass wir Altpapier und Restmüll trennen. Für das Altpapier haben wir überall weiße Mülleimer stehen, die ausschließlich für Altpapier verwendet werden sollen!!!Für den Restmüll gibt es in jeder Küche jeweils zwei große Mülleimer und in der Kantine sogar vier.

Bitte bringt größere Verpackungen oder Kartons direkt zum Container, zerkleinert sie und entsorgt sie dort.

Kurier

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Der Kurierauftrag wird im Asana OM Board aufgegeben.

Folgende Informationen sind zur Ausführung des Auftrags notwendig:

  • Wohin soll die Sendung?
  • Wann soll die Sendung ankommen?
  • Was ist der Inhalt?
  • Welche Maße hat das Paket und wie schwer ist es?
  • Ab wann ist die Sendung abholbereit?
  • Über welchen Wert soll die Sendung versichert werden?
  • Auf welche Projektnummer sollen die Kosten gebucht werden?
  • Kontakt des Empfängers (Handynummer/Emailadresse)

Die Sendung muss verpackt und ggf. adressiert werden.

Bitte beachtet bei eigenständiger Beauftragung eines Kuriers, dass das OM in Kenntnis zu setzen ist.

Kurierarten

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  • Fahrradkurier: für Fahrten innerhalb der Stadt; Auslieferung am selben Tag - größere/schwere Sendung sind per Lastenfahrrad möglich
  • Express/Overnight: die Sendung wird über Nacht transportiert und wahlweise am Vormittag/Mittag des nächsten Tages zugestellt
  • Direktfahrt/Sameday: die Sendung wird auf direktem Wege zum Empfänger gebracht - teurere Variante für Notfälle
  • Economy: die Auslieferung erfolgt innerhalb der nächsten 2-3 Werktage

Kurierübersicht

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Kurierdienst Kurierart Bereich Kontakt & Info
Rotrunner Fahrrad Sendungen innerhalb Düsseldorf

bei größeren/schwereren Sendungen Lastenfahrrad möglich

Telefonisch: 0211 1799610

Kundennummer: 11465

Am OM erhaltet ihr den Auftragsbeleg, welcher vorab von Euch handschriftlich für den Fahrer ausgefüllt werden muss und bei der Abholung zusammen mit der Sendung bereit liegen muss. Neben der Absender- und Empfängeradresse wird auch die entsprechende Projektnummer auf dem Beleg notiert. Die Sendung gebt Ihr direkt nach Auftragsbestellung im OM ab.

Opal

(früher GDSK)

Auto für Sendungen innerhalb von Deutschland Telefonisch: 0211 5805010

Kundennummer: 3005868

Der Auftrag wird online aufgegeben: https://opal-kurier.de/index.php. Die Login-Daten findet Ihr bei 1Password.

Die Auftragsbestätigung wird vom Office Management im Asana Task hochgeladen für die Transparenz.

Direct Kurier Auto bei kurzfristigen Sendungen Düsseldorf und Umgebung Telefonisch: 0211 7206645

Email: directcourier95@yahoo.de

Inhaber: Mario Eisenbeis

Travel/Parking Guide

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Welcome to Parasol Island Düsseldorf! Für den Aufenthalt in unserem Büro stehen Euch Parkplätze in unserer Tiefgarage zur Verfügung. So kommt ihr rein:

Büroadresse                      

Parasol Island GmbH Florastraße 75 40217 Düsseldorf                      

Tiefgarage

Bilker Allee 92-94 40217 Düsseldorf Die Einfahrt befindet sich zwischen den Hausnummern 92 und 94.

Parkplatz

Unsere „Guest Banking Bay“ ist großflächig ausgeschildert und befindet sich hinten rechts in der Garage.

Zu unseren Büroflächen im Erd- und 1. Obergeschoss kommt ihr über das Treppenhaus.

Office Management

Bei Fragen zur Anfahrt und den Parkplätzen und um rein zu kommen meldet Euch  bei unserem Office Management unter om@parasol-island.com oder +49 2111592200.


File:Travel Guide (1).pdf

Telefonzentrale

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Grundsätzlich kommunizieren wir an Kund*innen und Partner*innen mit Visitenkarten und unseren Email Footern die Durchwahl der jeweiligen Ansprechpartner*innen. Auch ist jedes Teammitglied dazu aufgefordert sein Telefon bei Abwesenheit umzuleiten. Dennoch kann es sein, dass Telefonate beim Office Management auflaufen.

Das OM meldet sich mit "Parasol Island, mein Name ist Vorname/Nachname, Guten Morgen/Tag/Abend".

Je nach Grund des Anrufs wird Der-/Diejenige zum Ansprechpartner*in durchgestellt. Die Ankündigung des Anrufs erfolgt bei dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin mit vollem Namen, Firma und Grund des Anrufs.

Im Remote Office ist es nicht möglich direkt zu dem*der Ansprechpartner*Ansprechpartnerin durchzustellen. Deshalb den vollen Namen, Firma , Telefonnummer und Grund des Anrufs notieren und den entsprechenden Ansprechpartner*in informieren.

In Fällen von:

  • Jobanfragen

Email an: hr@parasol-island.com oder akexander.kuhn@parasol-island.com

  • Projektanfragen

Email an: boards@parasol-island.com

  • Allgemeine Anfragen

Entweder ist der Ansprechpartner zuzuordnen, dann gilt das Verfahren oben oder es wird um eine digitale Vorstellung gebeten an hombre@parasol-island.com.

Hombre Postfach

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Das Office Management hat einen Zugang zu unserem "Hombre"-Postfach.

  • Anfragen, Neugeschäft, Ausschreibungen, Projektemails- und Irrläufer
  • Mails die wir über unsere Webseite erhalten, auch Anfragen
  • Jemand der sich einfach "Hombre" als generelle Adresse abgespeichert hat, aber auch
  • Einkaufsabteilungen die hombre@ als generelle Themen wie zB Zahlungsavise und Anfragen nutzen. In Fällen von:
    • Jobanfragen Email an: hr@parasol-island.com
    • Projektanfragen Email an: boards@parasol-island.com
    • Allgemeine Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten

Deshalb ist es von immenser Wichtigkeit, das Postfach regelmäßig zu checken und übersichtlich zu halten, damit man auf Mails schnell reagieren und diese weiterleiten kann. Dies ist erfolgsentscheidend.

Ticketmanagement (Deutschlandticket, Bahncard)

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Deutschlandticket

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Bei Bedarf kann der*die Mitarbeiter*Mitarbeiterin ein Jobticket/Deutschlandticket über OM beantragen.

Parasol trägt 50% der anfallenden Kosten.

Wenn Ihr ein Deutschlandticket beantragen wollt, schreibt eine Mail an Mila mit den folgenden Inhalten:

  • Vollständiger Name
  • Geburtsdatum
  • Aktuelle Adresse
  • ab wann soll das Ticket gelten Wichtig: Das Ticket muss bis spätestens zum 15. des Vormonats beantragt werden, damit es ab dem folgenden Monat gültig ist.


Dazu informiert das Office Management über An- oder Abmeldung eines Tickets HR Team für den anpassenden Abrechnungsvorgang.

Bahncard

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Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach erfolgter Freigabe wird die BahnCard schriftlich bei Mila bestellt.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

  • vollständigen Namen
  • Geburtsdatum
  • Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Alexander Kuhn über ein Asana Ticket an das Office Management.

Die BahnCard Verträge werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

Jubiläumstorten

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Es gibt immer wieder Gründe zu feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommen Mitarbeite*innen zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.


Küche Ausstattung

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Küchenschränke
  • 22 Wasserkaraffen
  • 10 Wassergläser
  • 12 kl. Becher
  • 12 gr. Becher
  • 10 kl. Tellern
  • 10 gr. Tellern
  • Ersatzgläser - Rechts im Schrank
  • 12 St Weißweingläser
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Ersatzgläser - Rechts im Schrank
Untere Schublade im Barmöbel
  • 20 St Weißweingläser
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Oben auf der Kaffeemaschine
  • Espressotassen
  • Cappuccinotassen
  • Milchkaffeetassen
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Kochküche EG, Regal links
  • kl. Becher
  • gr. Becher
  • Espresso Tassen
  • Cappuccino Tassen
  • Milchkaffee Tassen
  • Espresso Untertasse
  • Cappuccino Untertassen
  • Milchkaffee Untertassen
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EG Kochküche links neben Grohe Anlage
  • Wasserkaraffen
  • Wassergläser
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Links neben der Spüle
  • 4-5 Zitronen
  • 2 Knollen Ingwer
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Teegläser mit Twinings Tee neben Wasserkocher( Neben Wasserkocher  EG und 1OG Küchen)
  • Pfefferminze
  • Grün
  • Schwarz
  • Früchte
  • Ingwer
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Dritter Schrank von links
  • Kaffeefilter
  • Packung Filterkaffee
  • volle Glas Filterkaffee
  • Vorrat an Twiningstee
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Links auf der Arbeitsfläche EG und 1OG
  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschine
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Korb EG OG Kochküche
  • Verschiedene Obstsorten
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Obere Schublade EG und OG
  • 5 Gabeln
  • 5 Esslöffel
  • 5 Messer
  • 5 Kuchenmesser
  • 5 Teelöffel
  • 5 Lange Löffel
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Kühlschrank EG und 1. OG
  1. Eistee
  2. Charitea, gemischt und sortiert
  3. Bier
  4. Wasser


Office Infrastruktur

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Lagerbox

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Wir haben einen Vertrag mit Lagerbox. Der Vertrag für die Box wird in der Buchhaltung geführt und ist als Scan in der Agentursoftware hinterlegt. Adresse: Heerdter Lohweg 226A, 40549 Düsseldorf

Lagerplan:


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Box Nummer 1207
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Der Schlüssel wird von Peter Norenkemper verwaltet.


Dienstleister / Kontakte

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Dienstleister*in Name Telefon Email Kund*innennnummer How to contact
Sanitär Faru Tel: +49(211) 674152 info@team-faru.de Telefonisch erreichbar
Heizung Hr Hoppe(Heizung) Tel: +49 1776823493 hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com Telefonisch erreichbar
Schreiner Le Cubi Tel: +49 (211) 15786650 info@lecubi.de Telefonisch/Email
Schreiner Klode Tel: +49 (211) 651020 info@thomasklode.de Telefonisch/Email
Kaffeemaschine Bazzar Tel: +49(211) 50669640 info@bazzar.de 31361 Telefonisch erreichbar

Störungen, Ersatzteile, Reklamationen

Reinigungsfirma Gebäudereinigung Blue Box Handy +49 1777888237 bluebox@bluebox-reinigung.de Telefonisch/Email

alles zum Thema Reinigung

Müllabfuhr Awista Tel: +49(211) 83099256 nwrobl@awista.de 25210001502 Telefonisch erreichbar
Getränke Getränke Gato Tel: +49 (211) 6178550 info@getraenke-gato.de 11824 Bestellung telefonisch aufgeben
Grohe Filter Grohe Tel: +49 (571) 3989333 ute.vogel@grohe.com 10791 Email
Großküchentechnik Markus Binder Tel: +49 (211) 214060 team@markusbinder.de Telefonisch/Email
Propangas Amöbe Gas Tel: +49 (211) 56657755 info@amoebegas.de 452996 Telefonisch/Email
Elektro Kai Hofmann Tel: +49 (211) 9215577 info@E-K-H.de Telefonisch erreichbar

Stromausfall, Kabelschäden, etc.

Hausmeister Hoppe Tel: +49 1776823493 hoppe.haustechnik.duesseldorf@gmail.com Task über Asana Board

alle Anfragen für Kleinreparaturen

Winterhalter Winterhalter +49 (7542) 402-6312 [[1]] 10439685 DÜS

10439686 BER

Telefonisch erreichbar
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