Remote-Office: Difference between revisions

Latest revision as of 08:09, 30 October 2024

Parasol Remote-Office

Facts

Remote arbeiten bedeutet, nicht in einem der Parasol Büros zu arbeiten: Von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Um Deinen Einsatzort flexibler zu gestalten, haben wir ein paar Rahmenbedingungen für die Arbeit im Remote-Office aufgesetzt. Die wichtigsten Fragen und Antworten findest du hier:

Genehmigung

Seit Anfang 2024 haben wir die 3/2 Regel eingeführt: 3 Tage die Woche (Dienstag, Mittwoch, Donnerstag) arbeiten wir alle im Office, an 2 Tagen (Montag und Freitag) könnt Ihr von zu Hause aus arbeiten. Eine Genehmigung für Remote-Work aus dem Homeoffice musst Du Dir für die 2 Tage nicht einholen.

Bitte berücksichtige, dass durch Deine Abwesenheit an den 2 Homeoffice-Tagen im Büro kein Mehraufwand, Wartezeiten oder andere Nachteile für Kolleg*innen oder Kund*innen entstehen dürfen.

Anders sieht es bei Remote-Work von einem anderen Ort aus: Solltest Du z.B. aus dem Ausland arbeiten wollen, hol Dir bitte vorab die Genehmigung deines Teamleads ein und schicke anschließend eine Mail an personal@ mit folgenden Infos:

Besteht eine stabile Internetverbindung?
Welches Teamlead hat es genehmigt?
Zeitraum und Land

HR nimmt die Info dann auf. Dies ist kein Genehmigungsprozess seitens HR, sondern eine reine Infoverteilung, damit wir Bescheid wissen. Die Genehmigung kommt von Deinem Teamlead.

Fällt der An- und/oder Abreisetag auf einen Arbeitstag, musst Du Dir einen Urlaubstag nehmen!

Zustimmung bei sensiblen oder unveröffentlichten Daten/Kosten

Solltest Du allerdings mit sensiblen oder unveröffentlichten Daten (z. B. CAD, Rushes etc) arbeiten müssen, ist Tätigkeit im Remote-Office nur mit Zustimmung Eures Vorgesetzten erlaubt, die ihr Euch per eMail im Vorfeld einholen müsst.

Die Verantwortung für deine Arbeitsmittel, Erreichbarkeit und Internetverbindung an deinem Einsatzort liegt allein bei Dir. Solltest Du Remote-Office arbeiten und zusätzliche Kosten entstehen, beachte bitte, dass Du diese grundsätzlich selbst zu tragen hast.

Kunden Kommunikation

Da im Remote-Office die Arbeit für deinen Kunden nicht beeinflusst wird, solltest du deinen Einsatzort nicht deinem Kunden mitteilen. Sollte deine Erreichbarkeit jedoch für bestimmt Zeit beeinflusst werden, solltest Du das deinen Kunden-Ansprechpartnern mitteilen oder einen Kollegen bitten deine Kommunikation für eine kurze Zeit zu übernehmen.

Datensicherheit

Solltet ihr mit hochsensiblen oder unveröffentlichte Daten (z. B. CAD, Rushes etc.) arbeiten müssen, ist Tätigkeit im Remote-Office nur mit Zustimmung Eures Vorgesetzten erlaubt, die ihr Euch per eMail im Vorfeld einholen müsst.

Solltet ihr Unterlagen, die unmittelbar oder mittelbar Parasol, Kunden von Parasol oder sonstige Geschäftspartner von Parasol Island betreffen oder sollten diese Unterlagen der Geheimhaltung unterliegen oder datenschutzrelevante sein, im Remote-Office entsorgen wollt, ist es extrem wichtig, dass diese Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden, d. h. in einem Aktenvernichter mindestens der Sicherheitsstufe 5 gemäß DIN 66399.

Solltet ihr keinen Aktenvernichter mit entsprechender Sicherheitsstufe im Remote-Office haben, müsst ihr die Unterlagen wieder mitbringen und vor Ort bei Parasol Island entsprechend entsorgen.

Was ist sonst noch wichtig

Die Feiertage des freiwillig selbst gewählten Einsatzortes entfallen nicht automatisch auf den AN. Somit kann kein Remote Office für Feiertage in Bundesländern angemeldet werden

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 ==Parasol Remote-Office==
-==QuickLink Remote Office eMail-Formular ==
-'''Hier direkt zur eMail an den [mailto:remoteoffice@parasol-island.com?subject=Remote-Office&amp;body=Name%20des%20Mitarbeiters%3A%0A%0ADatum%20bzw.%20Dauer%20der%20Remote-Office%20T%C3%A4tigkeit%3A%0A%0AVordringlich%20zu%20erledigende%20Arbeiten%3A%0A%0A%5B%20%20%5D%20Kalender%20und%20mit%20den%20Kollegen%20auf%20Termine%20gepr%C3%BCft.%20%0A%5B%20%20%5D%20Mind.%2020h%20vorher%20angemeldet.%0A%5B%20%20%5D%20In%20AGS%20eingetragen.%0A%5B%20%20%5D%20Telefon%20wird%20umgestellt.%0A%0AWeitere%20Informationen%20zu%20dem%20Thema%3A%0Ahttps%3A%2F%2Fwiki.parasol-island.com%2FRemote-Office Parasol-Remote-Office Verteiler]'''<br>
+==Facts ==
 Remote arbeiten bedeutet, nicht in einem der Parasol Büros zu arbeiten: Von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Um Deinen Einsatzort flexibler zu gestalten, haben wir ein paar Rahmenbedingungen für die Arbeit im Remote-Office aufgesetzt. Die wichtigsten Fragen und Antworten findest du hier:
 ===Genehmigung===
-Eine spezielle “Genehmigung” für deinen Einsatz an einem anderen Ort ist grundsätzlich nicht nötig, sofern dieser '''20% Deiner Regelarbeitszeit im Monat '''nicht übersteigt.
+Seit Anfang 2024 haben wir die 3/2 Regel eingeführt: 3 Tage die Woche (Dienstag, Mittwoch, Donnerstag) arbeiten wir alle im Office, an 2 Tagen (Montag und Freitag) könnt Ihr von zu Hause aus arbeiten. Eine Genehmigung für Remote-Work aus dem Homeoffice musst Du Dir für die 2 Tage nicht einholen.
-Wenn Du keine Kunden oder Face-to- Face Termine hast oder Dein Team / Vorgesetzter nicht ausdrücklich wünscht, dass Du im Parasol Büro anwesend bist, spricht nichts gegen das Arbeiten im Remote-Office. Du allein entscheidest dann darüber, ob der Einsatz im Remote-Office für dich möglich ist. Bitte berücksichtige, dass durch deine Abwesenheit im Büro deinen Kollegen keine Mehraufwand, Wartezeiten oder andere Nachteile entstehen dürfen.<br />
+Bitte berücksichtige, dass durch Deine Abwesenheit an den 2 Homeoffice-Tagen im Büro kein Mehraufwand, Wartezeiten oder andere Nachteile für Kolleg*innen oder Kund*innen entstehen dürfen.
-Vermeide zum Beispiel Meeting Teilnahmen von der Bahn aus, oder vom Auto aus. <br />
-'''Für Meetings, an denen du Remote teilnimmst musst du für eine stabile Internet- & Telefonleitung sorgen!'''<br />
+Anders sieht es bei Remote-Work von einem anderen Ort aus: Solltest Du z.B. aus dem Ausland arbeiten wollen, hol Dir bitte vorab die Genehmigung deines Teamleads ein und schicke anschließend eine Mail an personal@ mit folgenden Infos:
+* Besteht eine stabile Internetverbindung?
+* Welches Teamlead hat es genehmigt?
+* Zeitraum und Land
+HR nimmt die Info dann auf. Dies ist <u>kein</u> Genehmigungsprozess seitens HR, sondern eine reine Infoverteilung, damit wir Bescheid wissen. Die Genehmigung kommt von Deinem Teamlead.
+'''<u>Fällt der An- und/oder Abreisetag auf einen Arbeitstag, musst Du Dir einen Urlaubstag nehmen!</u>'''
 ===Zustimmung bei sensiblen oder unveröffentlichten Daten/Kosten===
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 Die Verantwortung für deine Arbeitsmittel, Erreichbarkeit und Internetverbindung an deinem Einsatzort liegt allein bei Dir. Solltest Du Remote-Office arbeiten und zusätzliche Kosten entstehen, beachte bitte, dass Du diese grundsätzlich selbst zu tragen hast.
-===Meldung===
-Wichtig ist, dass deine Teamkollegen und dein direkter Vorgesetzter zeitnah über deine Remote-Office Bescheid wissen. Hierzu müssen zwei Dinge erledigt werden:
-# Bitte sende mindestens''' 20 Stunden vor Deiner Remote Office Zeit (also am Vortag bis 13 Uhr) '''eine eMail an den [mailto:remoteoffice@parasol-island.com?subject=Remote-Office&amp;body=Name%20des%20Mitarbeiters%3A%0A%0ADatum%20bzw.%20Dauer%20der%20Remote-Office%20T%C3%A4tigkeit%3A%0A%0AVordringlich%20zu%20erledigende%20Arbeiten%3A%0A%0A%5B%20%20%5D%20Kalender%20und%20mit%20den%20Kollegen%20auf%20Termine%20gepr%C3%BCft.%20%0A%5B%20%20%5D%20Mind.%2020h%20vorher%20angemeldet.%0A%5B%20%20%5D%20In%20AGS%20eingetragen.%0A%5B%20%20%5D%20Telefon%20wird%20umgestellt.%0A%0AWeitere%20Informationen%20zu%20dem%20Thema%3A%0Ahttps%3A%2F%2Fwiki.parasol-island.com%2FRemote-Office Parasol-Remote-Office Verteiler]. In dieser Email gibst Du deinen Namen, den Zeitraum deiner Remote-Tätigkeit und vordringlich zu erledigende Arbeiten an. Durch diese Mail wird dein  direkter Vorgesetzter über deine Abwesenheit informiert.
-# Zusätzlich musst Du bitte deine '''Abwesenheit in der Agentursoftware''' entsprechend hinterlegen. Dazu trägst du eine [https://wiki.parasol-island.com/Gesch%C3%A4ftsreisen#Reisen_Buchen Geschäftsreise] in die Agentursoftware mit dem Kürzel<br /><br />'''[IOOHOME]'''<br /><br />ein. Deine Abwesenheit wird anschließend in der Agentursoftware und im Ressourcenplan angezeigt.
-===Erreichbarkeit===
-Auch im Remote-Office musst Du zu den '''Kernarbeitszeiten (09:00 bis 18:00 Uhr) telefonisch zu erreichen '''sein. Wichtig ist, dass Du dein Parasol-Desktop-Phone auf dein Mobile oder Festnetztelefon umleitest, die Mailbox ausschaltest und zuverlässig über dein Mobile antwortest. Zusätzlich sollte dein Hangouts immer geöffnet sein und unsere Remote-Arbeitsmittel installiert (Google Meet, TeamViewer etc.). So stellst du sicher, dass du für deine Kollegen und Kundenansprechpartner normal erreichbar bist und sie mit Dir zusammenarbeiten können.
-Wie die Rufumleitung funktioniert findest du hier: https://wiki.parasol-island.com/Call_Forwarding
-===Interne Team Kommunikationstools===
-Bei wichtigen Team-Abstimmung solltest du den Google Meet, TeamViewer und / oder Hangouts nutzen. So sind alle deine Kollegen auf dem gleichen Stand wie du und die Abstimmung von komplexen Sachverhalten wird weniger abstrakt.
-Hier die Wichtigsten Nummern und Adressen für unsere Konfis in DUS und BER:
-<br><br>
-'''Konferenzraum DUS Vorderhaus 1.OG:'''<br>
-Tel: +49 (211) 159 220 137<br>
-'''Konferenzraum DUS Hinterhaus 1.OG:'''<br>
-Tel: +49 (211) 159 220 237<br>
-'''Konferenzraum BER:'''<br>
-Tel: +49 (30)  - 236 077 67 390<br>
-'''Konferenzraum BER:'''<br>
-Tel: +49 (30)  - 236 077 67 391<br>
-'''Konferenzraum BER:'''<br>
-Tel: +49 (30)  - 236 077 67 392<br>
-===Parasol Teamviewer Lizenz===
-Die Parasol Island TeamViewer Lizenz darf nicht für das Remote arbeiten auf den Workstations benutzt werden. Sie muss für offizielle Termine, Meetings etc. freigehalten werden.
 ===Kunden Kommunikation===
 Da im Remote-Office die Arbeit für deinen Kunden nicht beeinflusst wird, solltest du deinen Einsatzort nicht deinem Kunden mitteilen. Sollte deine Erreichbarkeit jedoch für bestimmt Zeit beeinflusst werden, solltest Du das deinen Kunden-Ansprechpartnern mitteilen oder einen Kollegen bitten deine Kommunikation für eine kurze Zeit zu übernehmen.
 ===Datensicherheit===
-Es ist wirklich sehr wichtig, dass Ihr euch auch im Remote-Office unsere Datenschutzbestimmungen haltet.
-Hierzu gehört auch die Ende-zu-Ende zu Verschlüsselung eurer Daten, so dass kein Dritter Einsicht auf
-Eure Dateien nehmen kann.
-'''Folgende Dinge solltet Ihr daher immer berücksichtigen:'''
-* Den Datenträger z. B. Festplatte vor dem Transport verschlüsseln  [[Passwörter|Wiki- Datenverarbeitung]]
-* Passwortschutz am Arbeitsrechner [[Passwörter|Wiki- Sichere Passwoerter]]
-* Verschlüsseltes Remote-WLan
-* LastPass benutzung für Passwörter  [[LastPass|Wiki- LastPass]]
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 ===Was ist sonst noch wichtig===
-* An folgenden Tagen solltest Du wenn möglich persönlich anwesend sein oder für eine stabile Internet- 6 telefonverbindung sorgen: Montagmorgen (Montagsmeeting) und Donnerstagnachmittag (Ressourcenplanung). Beide Termine sind sehr wichtig für Dich, deine Projekte und für Parasol. Daher sollten sie störungsfrei wahrgenommen werden. Denn nur so können relevante Informationen bestmöglich geteilt und Absprachen schnell und effizient gelöst werden. Auch wenn ihr nicht persönlich eure Ressourcen plant, erleichtert es den Projekt-Leads wenn sie persönlich mit euch sprechen können.
+* Die Feiertage des freiwillig selbst gewählten Einsatzortes entfallen nicht automatisch auf den AN. Somit kann kein Remote Office für Feiertage in Bundesländern angemeldet werden
-* Die Feiertage des freiwillig selbst gewählten Einsatzortes entfallen nicht automatisch auf den AN. Somit kann kein Remote Office für Feiertage in Bundesländern angemeldet werden.
-* Bitte wähle ganze oder halbe Tage Remote Office, so das Deine Fahrzeit nicht in Deine Anwesenheitszeit im Büro fällt.