Ressourcenmeeting: Difference between revisions

Latest revision as of 13:09, 11 July 2023

Die Ressourcenplanung ist die Basis unserer Arbeitsverteilung bei Parasol Island.

Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter:innen aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.

Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:

Allgemein

Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

Account Director:innen
Projektmanager:innen
Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

Ziel: 15min
Weekly
Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg?

Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.

Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

Du kannst nicht teilnehmen?

- falls sich eine Abwesenheit gar nicht vermeiden lässt, unbedingt folgenden Ablauf einhalten: Eurem Teamlead, dem Meetingowner oder einer Vertretung eurer Wahl Bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.

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 Die Ressourcenplanung ist die Basis unserer Arbeitsverteilung bei Parasol Island.
-Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.
+Dazu findet jeden Donnerstag das Ressourcenmeeting statt - für alle PMs / PVs / AMs das wichtigste Meeting der Woche. Hier wird die Planung aller Mitarbeiter:innen aus allen Gewerken für die kommende Woche definiert. Darauf basiert also unsere Arbeit.
+Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:
+== '''Allgemein''' ==
+Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.
-Hier findet ihr alle Informationen und Grundregeln rund um das Ressourcen-Meeting:
+An diesem Meeting nehmen teil:
-==Allgemein==
+* Account Director:innen
-- Ziel des Meetings ist, a) alle zu erledigenden Aufgaben an die passenden Hombres zu verteilen und b) eine 100 %ige Auslastung bei allen Mitarbeitern zu erreichen.
+* Projektmanager:innen
+* Kreation/Fachbereichslead/Kernteam
-- die Ressourcenplanung findet für Berlin und Düsseldorf gemeinsam statt. Alle Ressourcen können standortübergreifend gebucht werden. Anne Veth und Ina Bretz stellen die Connection zwischen BER und DUS her und bereiten das Setup vor: Teamviewer, Telefon- und Videoübertragung.
+Dauer:
-- wenn ihr außer Haus seid, und trotzdem am Ressourcen Meeting teilnehmen möchtet, könnt ihr euch immer unter der 1379 einwählen. Mit einer Teamviewer ID versorgen wir euch gerne.
+* Ziel: 15min
+* Weekly
+* Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch
-- die Ressourcenplanung für INT startet jeden Donnerstag '''pünktlich um 14 Uhr''' und endet nach der gemeinsamen Producer-Runde mit FLM und ANM gegen 14.30 Uhr
+Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!
-- alte Projekte löschen: bitte löscht Projekte bei einem Mitarbeiter aus dem Plan, sobald er oder sie nicht mehr für dieses benötigt wird.
-==Regeln==
+Konkrete Agenda:
-- das Ressourcenmeeting ist für alle KADs, PMs, TLs und Mitarbeiter mit Projektverantwortung verpflichtend (!)
-- Kundentermine oder -calls sollen nur in '''absoluten Ausnahmefällen''' in diesem Zeitraum stattfinden und nach Möglichkeit um das Meeting herum geplant werden! Das gilt auch für Termine außer Haus, Coachings, Schulungen, Remote Office, Teleportreisen, etc.
+# Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
+# Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg?
-- Die ''''no Laptop-Rule''''! Bitte verzichtet auf das Mitbringen eurer Laptops! The magic happens on the big screen. Ihr seht den Ressourcenplan sowohl in Düsseldorf als auch in Berlin auf dem großen Fernseher. Solltet ihr die Informationen nicht oder nur sehr schlecht lesen können, hilft es oft schon, wenn man ein bisschen näher an den Screen heran rückt. Darüber hinaus wird auch zu jeder Ressource etwas gesagt. Ihr solltet also auch ohne euren Laptop dazu in der Lage sein, dem Meeting aufmerksam zu folgen.
-- bitte plant alle eure Ressourcen '''VOR''' dem Meeting bei euch selbst und den entsprechenden Personen ein. Hierbei sollen bewusst auch Überbuchungen in Kauf genommen werden! Nur so erhalten wir einen realistischen Überblick über den Workload und die anstehenden Tasks und Projekte und können bei Engpässen rechtzeitig reagieren
+Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.
-- achtet hierbei auch darauf, dass ihr nicht nur für die unmittelbar bevorstehende Woche plant, sondern eure Ressourcen langfristig und vorausschauend eintragt. Dann können wir besser einschätzen, wie lange ein bestimmter Mitarbeiter für ein Projekt benötigt wird oder ob wir frühzeitig nach Freelancern Ausschau halten sollten.
+Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.
+Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.
-==Du kannst nicht teilnehmen?==
+== '''Du kannst nicht teilnehmen?''' ==
 - falls sich eine Abwesenheit gar nicht vermeiden lässt, unbedingt folgenden Ablauf einhalten:
-Anne / Ina oder einer Vertretung eurer Wahl bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.
+Eurem Teamlead, dem Meetingowner oder einer Vertretung eurer Wahl Bescheid geben und dieser Person einen Überblick über eure Buchungen geben. Das ist wichtig, damit wir 1. wissen, dass ihr nicht kommt und nicht auf euch warten und 2. eure Buchungen verteidigen oder gewissenhaft umshiften können. Wer keine Vertretung organisiert zieht bei Überbuchungen von Ressourcen im Zweifel leider den Kürzeren für seine Projekte.
-Habt ihr noch weitere Fragen rund ums Thema Ressourcen Planung?
-Wendet euch gerne an Anne oder Ina