Animation Department

Animation Department

Auf dieser Seite entsteht kontinuierlich eine Wissendatenbank für das Animation Department Team. Einige Inhalte sind direkt hier auf der Seite, andere Inhalte sind verlinkt auf andere Seiten. Das ganze lebt davon, dass die Inhalte gepflegt und ergänzt werden. Ganz unten sammeln sich einige Begriffe, die auf jeden Fall fehlen und kontinuierlich ergänzt werden. Feel free to contribute!

Ansprechpartner, Teams, Verantwortlichkeiten

Innerhalb des Animation Department gibt es verschiedene Teams, die für Teilbereiche verantwortlich sind. Jedes Team wird von einem Teamlead geleitet, das über die jeweiligen Projekte, Arbeitsabläufe, internen und externen Mitarbeiter:innen und noch vieles mehr Bescheid weiß. Du kannst alle Ansprechpartner direkt kontaktieren oder auch in den Leads Verteiler deine Frage stellen: animation-leads@parasol-island.com

Hier sind die einzelnen Ansprechpartner:innen:

3D / CGI / VFX

Paul Dreisen

Art & Motion Design

Fabian Grodde

Postproduction

Stephan Krause

Projektmanagement / Producing

Philippe Stalla

ANM Producing Seite mit Informationen zu Tools & Prozessen

Animation Department Lead

Philippe Stalla

Zeiterfassung/Timetracking

Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen ihre Zeit in awork und dokumentieren damit, wie viel Zeit sie auf welchem Projekt gearbeitet haben. Die Zeiterfassung ist verpflichtend für alle Mitarbeiter:innen und sollte möglichst realistisch abbilden, wie die Arbeitszeit eingesetzt wird. Zeit kann nur auf Projekte erfasst werden, auf die du freigeschaltet bist - wende dich bei fehlender Freischaltung an den/die Projektverantwortliche(n). Achtung: freie Mitarbeiter:innen werden in Resources nur geplant aber nicht "gebooked" und erfassen keine Zeit.

Mehr zum Thema Zeiterfassung im Detail findest du hier "Zeiterfassung". Bitte lesen!

Kundenorientiertes Arbeiten & Projekte für das Timetracking / Zeiterfassung

Unser Ziel ist natürlich eine 100% Auslastung mit Kundenprojekten. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Dennoch: Unsere Arbeitszeit setzen wir immer kundenorientiert und damit sinnvoll ein, selbst wenn einmal kein echtes Kundenprojekt vorliegt. Damit steigern wir langfristig unsere Sichtbarkeit bei unseren Kund:innen und generieren stetig neue Kundenprojekte. Wenn du eine Auslastungslücke hast, sprich aktiv deinen Teamlead darauf an, schau dich im nachfolgend genannten A-Work Projekt nach Tasks um, oder schlage deinem Teamlead / Departmenthead gerne selbst vor, wie du deine Arbeitszeit für unsere Kunden einsetzen kannst.

Projekt #	Projektname	Was buche ich hier?
DEV24_Kunde_XY	Kundenname	Arbeitszeit, die wir für einen speziellen Kunden einsetzen, die jedoch nicht in beauftragte Kundenprojekte fließt. Beispiele: Die Idee die wir generieren und ausarbeiten, ohne das der Kunde danach gefragt hat / Das Printvisual, dass wir produzieren und dem Kunden als Geschenk zukommen lassen. Ideen: https://parasol.awork.com/projects/4653b799-2f53-43e3-ae0c-4fa5a3b66246
DEV24_PSL_XY	MA Name	Arbeitszeit, die du generell für gezielte NewBiz Aktivitäten einsetzt (Projekt haben aktuell nur Producer*innen)
PSL25_ANM04	ANM Downtime Buster – moderiert von Philippe Stalla	Arbeitszeit, die wir kundenorientiert einsetzen, die jedoch nicht in beauftragte Kundenprojekte fließt. Beispiele: Umsetzung von Reels, Bearbeitung unserer Webseite, Pflege von Vorlagen usw. Ideen: https://parasol.awork.com/projects/4653b799-2f53-43e3-ae0c-4fa5a3b66246
PSL25_ANM01	IT-Services, Hard- & Software	Arbeitszeit und Kosten, die in Zusammenhang mit der Pflege unserer Software (z.B. auch Lizenzen) und Hardware anfällt, IT Tasks für das Animation Team
PSL25_ANM02	Nicht kundenorientierte Arbeitszeit	Arbeitszeit, die nicht für Kundenprojekte oder kundenorientiertes Arbeiten anfallen. Beispiel: Montagsmeeting, IMMM, Resourcenplanung. Ziel: minimale Nutzung.
PSL25_HR02	PSL Human Resources Development	Mitarbeitergespräche, Onboardings, Fortbildungsbudgets usw. (verantwortet von Daniela Schiwek)

Urlaub nehmen, sich krank melden oder Ausgleich beantragen

Alles dazu, wie du Urlaub beantragen kannst, dich krank melden kannst oder Ausgleich beantragen kannst, findest du hier:

Urlaub nehmen oder Ausgleich beantragen

Freelance Buchungen / FMA Booking

Buchungen von FMAs laufen bei Parasol Island zentralisiert ab. Ihr könnt und sollt natürlich freie Mitarbeiter:innen selbst anfragen, optieren und verhandeln, die finale Buchung wird aber mit einer schriftlichen Buchung bestätigt. Den Prozess dazu findet ihr hier: Partner Relations/FMA Booking

Tools

Wir benutzen Tools. Viele. Aber nicht immer alle. Wir machen viele Projekte. Und noch dazu ganz unterschiedliche. Hier eine Übersicht, die dir hoffentlich hilft, mit dieser illustren Mischung geschmeidig umzugehen:

E-Mails, Meetings, Kalender, Chat

Wir arbeiten mit der Google Suite. Hierzu gehören E-Mails, der Kalender, mit dem wir Meetings planen und Google Meet, als Tool für Videokonferenzen und die Chatfunktionen (Einzel- oder Gruppenchat). Zum Thema Meetings: Jedes Meeting verdient einen kurzen Meeting Report.

Projektkalkulation

Projekte werden in unserem OS/ angelegt, dort kalkuliert, controlled, abgerechnet. https://budget.goos.cloud/

OS/ erstellt für jedes Projekt auch einzigartiges Kürzel, in dem Kunde, Jahr, Projektnummer verschlüsselt sind, gefolgt vom Projektnamen. Dieses Kürzel nutzen wir in unserer gesamten internen Kommunikation. Der Login zu OS/ ist der Google Login.

Timing

Kein Projekt ohne Timing. Timings erstellen wir mit Smartsheet oder mit der Google Vorlage in Google Tabellen. Timings können von hier entweder geshared oder exportiert werden (PDF usw.). Der Login erfolgt mit dem Google Account.

https://app.smartsheet.com/home

Produktionsorganisation

Wir nutzen Shotgrid zur Organisation unserer Projekte. Hier findest du eine kurze Videoeinführung: https://www.loom.com/share/2924c349b1bb45b2b347c0dbadbaa492?sid=4776af27-f3a3-4be4-bc4b-4569cd5c63eb

Um eine neues Projekt zu erstellen und/oder Mitarbeiter auf das Projekt zu setzen/entfernen nutzt bitte -> Qumulo Grid Bridge.

Nur für zur anschliessende Erstellung der Ordnerstruktur, bitte Paul Dreisen oder Kay Poprawe unter Angabe der vollen Projektnummer kontaktieren.

In Shotgrid wird ein Projekt z.B. in Shots und Assets aufgeteilt und Feedbacks werden geteilt. Freie Mitarbeiter*innen können ebenfalls freigeschaltet werden. Der Login ist ein individueller Login. https://psl.shotgunstudio.com/

In jedem Shotgrid Projekt findet ihr auf der Startseite rechts ein Infoleiste, die ihr bitte möglichst vollständig ausfüllt. So habt ihr und das Team stets eine optimale Orientierung.

Insbesondere das Interactive Team nutzt noch A-Work, was auch gerne in Animationsprojekten eingebunden werden kann, es jedoch selten wird.

Dateiablage

Wir haben einen Fileserver, auf dem z.B. Edit- und 3D Jobs liegen und bearbeitet werden. Der Server wird allgemein als 10er Server bezeichnet. Zugriff von extern erfolgt via VPN (https://wiki.parasol-island.com/Virtual_Private_Network_(VPN)), im Parasol Private Netzwerk geht es auch ohne: https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#PSL_Server

Parallel pflegen wir Google Drive, besonders für die Producing Unterlagen (Briefings, Angebote von anderen Dienstleistern, von uns an den Kunden, Timingablage, Incoming des Kunden, Ablage Outgoing an Kunde). Projekte aus der OS/ werden hier automatisch erstellt. Der Login ist der Google Login.

Kundenabstimmung / Reviewtools

Kundenabstimmungen erfolgen bevorzugt via Syncsketch. Lass dich von philippe.stalla@parasol-island.com dazu einladen, dann funktioniert der Google Login. Mit Syncsketch kann man: Files zur Review versenden, die direkt kommentiert werden können, oder aber auch live Sync Sessions machen, bei der alle Teilnehmer Videos auch in voller Qualität und Framerarte sehen. Alternativ können wir auch frame.io anbieten, jedoch nur wenn begründbar. Hier ist detaillierte Darstellung unserer Reviewtools zu finden: Reviewtools

Datentransfer

Daten übertragen wir mit unserem Tool namens Beam, es ist direkt in OS/ in jedem Projekt zu finden. Beam ist jedoch für große Daten nicht optimal. Wir haben als alternative google Drive, in dem man auch Externe für den Zugriff freischalten kann, oder einen company we.transfer (bitte Philippe Stalla bei Bedarf ansprechen).

Ressourcenplanung

Wir planen unser Team in unserem Tool in OS/Resources und einem wöchentlichen Abstimmungstermin (Artists & Kreation am Donnerstag). Der Plan sollte täglich gepflegt werden.

NDA

NDAs kann jeder selbst schnell an mögliche Partner versenden. Du findest sie als Vorlage in Google Drive. Wie es geht, steht hier: NDA und Rahmenvertrag - e-Signature

Mindmap / Whiteboard

Wir nutzen Miro https://miro.com/ als Whiteboard Lösung, für Mindmaps, etc.

Passwörter

Wir nutzen OnePassword https://1password.com/ als Passwortmanager. Mit diesem Tool kannst du selbst Passwörter und Zugänge erstellen, bekommst Zugriff auf Company Accounts oder gibst anderen Passwörter frei.

Zip / Unzip

Zip und unzippen geht sehr gut mit https://www.keka.io/de/ . Das Tool kann außerdem ZIPs und andere komprimierte Formate mit Passwörtern schützen oder eben öffnen.

Stockfootage

Wir haben einen Artlist Account. Informiert euch im verlinkten Wiki Artikel über die Nutzung - vor der Nutzung.

Und sonst

Unser Wiki weiß auf viele Fragen eine Antwort. https://wiki.parasol-island.com/Main_Page

Pipeline

Getting Started with Pipeline -- Tutorial Page to get you started

https://psl.shotgunstudio.com/user/login - Shotgun login

https://render.parasol-island.com/royalrender - Royal Render login

Shotgun Uploader - A guide to our custom Shotgun Uploader

Naming Standards - Naming standards and folder structure

Maya Pipeline Setup - A guide on how to setup Maya to run with our pipeline

UNC Path - UNC Path Tutorial

Remote Restart Workstation / Restart stalled machine

Alle Workstations im Office Düsseldorf sind mit fernsteuerbaren Steckdosen ausgestattet. Die zugehörige App nennt sich Tapo und ist in One Password hinterlegt.

Folder Share / Server Folder / Server Projekt erstellen

Um eine neues Projekt zu erstellen und/oder Mitarbeiter auf das Projekt zu setzen/entfernen nutzt bitte -> Qumulo Grid Bridge.

Nur für zur anschliessende Erstellung der Ordnerstruktur, bitte Paul Dreisen oder Kay Poprawe unter Angabe der vollen Projektnummer kontaktieren.

Keynote / Präsentationsvorlage

Präsentationen erstellen wir in Apple Keynote. Die Vorlage und die wichtigen Schriftarten findest du hier:

Apple Keynote Template

Infos über Software Lizenzen

Infos über Anzahl/Ablauf der Softwarelizenzen für die unterschiedlichen Softwarepakete finden sich im 1Password - Tresor "_Animation/SaaS"

Q&A

Ich bin finde ein Projekt nicht auf dem Server. Was muss ich tun?

1. Ist das Projekt angelegt? Siehe hier, wie es geht.
2. Du musst in Shotgrid auf das Projekt freigeschaltet sein. Frag bitte den Projektverantwortlichen, oder einen der Leads.

Ich finde mein Projekt nicht in der Resourcenplanung, warum?

1. Du bist nicht freigeschaltet. Lass dich vom Projektverantwortlichen freischalten.
2. Das Projektstart Datum liegt nach dem heutigen Tag oder das Projektenddatum liegt in der Vergangenheit. Lass es vom Projektverantwortlichen freischalten.
3. Du brauchst eine Brille.

Kunden haben wir ein 7zp, rar, zip gesendet mit Passwort Schutz, aber es geht nicht auf. Warum?

1. Nutze Keka, das bekommt tatsächlich oft komprimierte Archive auf, die woanders nicht zu öffnen sind. https://www.keka.io/de/
2. Du hast das Passwort markiert und kopiert? Prüfe auf Leerzeichen vor oder nach dem Passwort.
3. Du hast das Passwort abgeschrieben und evtl. eine andere Tastatursprache eigenschaltet, Caps Lock an, oder dich einfach verschrieben.
4. Die Kunden haben dir ein falsches PW gesendet.

Wie machen wir projektbezogene Chats? Nutzen wir Slack?

Projektbezogene Chats können in Google Chats stattfinden. Bei komplexen Projekten insb. mit vielen FMA nutzen wir Slack. Bitte sprich dazu Philippe Stalla an.

Wie kann ich Files von Kunden empfangen, die keinen eignen Server / FTP haben?

Das geht in OS/ in jedem Projekt unter Files. Entweder per Direktlink, oder aber indem man die Person als Contributor einlädt. Siehe Screenshot:

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Haben wir eine TISAX Zertifizierung? Wo finde ich Infos?

Ja klar, hier: TISAX

Wie fügt man FMA bei 3D Jobs ins Team technisch ein?

Allem voran ein Video:

https://drive.google.com/file/d/1oqXmSvtGVAIrmZgo65LtYnzTqcDzvJ8v/view?usp=sharing

Neben diesem Video gibt es noch ein paar weitere Dinge die man beachten muss.

1. Windows Account muss da sein

2. Shotgrid Accunt muss aktiv sein

3. Workstation muss an sein (Auswahl über Miro https://miro.com/app/board/o9J_lci3YXA=/?utm_source=notification&utm_medium=email&utm_campaign=daily-updates&utm_content=go-to-board

4. Man muss beim ersten Login noch eine Zombie Verknüpfung auf dem Desktop einrichten und Zombie mit dem Artist starten.

5. In Zombie dann psl.shotgunstudio.com eintragen und kurz warten bis der Web login erscheint.

6. Den/Die Artists siich mit ihren Shotgrid logins einloggen lassen.

7. Wenn Maya nötig muss man auf Autodesk.com mit dem software account eine Lizenz zuweisen. (Aktuell könnte man z.b. meine Autodesk Lizenz dafür nehmen und muss keine kaufen da wir eh auf 2020 arbeiten)

8. Erst wenn das alles gemacht ist die Zuweisung auf die Shotgrid Projekte vornehmen für die Freigabe auf dem Server.

- Wenn die Server Freigabe nicht geklappt hat muss Peter ran und die jeweilige Person auf das Projekt adden..

Wie aktiviere ich User in Shotgrid?

A. Im Autodesk Account via software@ User unter dem folgenden Link: https://manage.autodesk.com/user-access/products/product-details/EP/AG_SGSUB_TERM_LIC_DP_V1.S.C.N.M_EP (Benutzerverwaltung -> nach Produkt -> User hier aktivieren und deaktivieren)

B. In Shotgrid unter People: https://psl.shotgunstudio.com/page/32

Ich habe Performance Probleme in Parsec, was kann ich tun?

Bist du mit dem Kabel / LAN connected?

=> Nein? Dann bitte Verbindung auf LAN wechseln und mit Parsec danach reconnecten.

Im 1.OG rechts, findest du eine 4er Sitzgruppe, mit seperaten LAN - Kabel, falls du Probleme mit dem USB-C hast.

=> Ja? Hast gerade die Location gewechselt, der Rechner war im Sleep Mode, du hast auf LAN gewechselt ohne Parsec zu reconnecten? Dann bitte erst mit Parsec neu verbinden.

Hintergrund:

Wenn man während man schon mit Parsec verbunden ist, das Netzwerk zu Lan wechselt, heißt es nicht, dass die Parsec Verbindung auch gewechselt ist.

Deshalb schaut immer, ob euer Netzwerk Ping auch unter 1ms liegt.

Falls nicht, Parsec neu starten. Und wenn es immer noch nicht funktioniert, WLAN deaktivieren.

Über dieses Interface, was erscheint, wenn man auf das Parsec Symbol clickt, kann man sich alle Pings anzeigen lassen:

Error creating thumbnail: File missing

Parsec Connect Problems

Hat alles nichts geholfen? Bitte Stefan Kirste ansprechen und das Problem möglichst genau dokumentieren.

To be added soon

Projektarchivierung und final projects, Showreels und Cases, PSL Keynote Vorlage, OS/ Deepdive, Sendekopien versenden, Google Deepdive, A-Work Deepdive