Onboarding Projekt Management

Dein Projekt Manager:in Inselleben

Job Description / Aufgaben

Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

Deine Aufgaben

• eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
• eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
• Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
• Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der /OS
• Ressourcenplanung
• FMAs (freie Mitarbeiter) nach Bedarf definieren, mit deinem Vorgesetzten prüfen und über Philip Hansen freigeben lassen --> siehe Partner Relations - Artbuying
• interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
• Erstellung, Verteilung und Kontrolle von Tickets via Asana
• Koordination von internen und externen Meetings
• Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
• Projektcontrolling
• QS (Qualitätssicherung)
• Rechnungsplanung, -Stellung & -Freigaben
• Budget- und Ertragsoptimierung
• bei Projekten über 50k die Durchführung von Braintrust Controlling Meetings

https://wiki.parasol-island.com/Projekt_Controlling_JourFixes_%22Braintrust%22

Regeltermine / Meetings

Als PM habt ihr jede Menge Meetings. Neben denen, die ihr mit euren Kunden vereinbart, gibt es bei Parasol Island ein paar Termine, die in einem wöchentlichen Turnus stattfinden und bei denen eure Anwesenheit notwendig ist:

Weely Kickoff Digital (PSL23_INT12) | Di., 10:00

Jeden Dienstag findet um 10 Uhr das wöchentliche Digital Department Meeting statt. Hier werden News zu Pitches, interessante Projekte, neue Mitarbeiter:innen uä. vorgestellt. Wer etwas beizutragen hat, kann sich die Shared Keynote aus dem Termin schnappen und den Beitrag einplanen.

Under One Parasol Meeting (PSL23_INT12) | Do., 17:00

Jeden ersten Donnerstag im Monat um 17 Uhr findet unser Company Meeting statt. Alle Mitarbeiter:innen nehmen an diesem Meeting teil. Details siehe hier. Hier stellen wir unsere Arbeiten vor, begrüßen neue Mitarbeiter:innen (wer mag, kann sich gern selber vorstellen, auch eine kurze Präse ist möglich).

Alle Departments sind dazu angehalten, etwas zu präsentieren. Dazu gibt es eine Speakerliste, in die sich im Vorfeld eingetragen wird. Den Link zum Drive findet ihr auch im jeweiligen Termin: https://drive.google.com/drive/folders/0AC_xAEWb7QywUk9PVA

Meeting Guideline

Meetings sind eine Kunst! Es gibt einige formale sowie inhaltliche Kriterien, die wir als Projektmanager:innen beim Erstellen von Meetings immer beachten sollten.

Formale Kriterien:

• Der Titel des Meetings sollte immer die Projektnummer beinhalten, um sicher zustellen, dass alle Beteiligten wissen, um welches Projekt es sich handelt und auf welche Projektnummer das Meeting zu verbuchen ist. Beispiel: [PSL22_INT05] weekly Check-In
• Alle regelmäßigen, internen Meetings (also alle Meetings ohne eine*n im Meeting anwesende*n Kund*in) sollen ausschließlich in der Zeit zwischen 10:00 bis 12:00 und 14:00 bis 15:00 Uhr abgehalten werden. In der Realität ist das nicht immer möglich oder sinnvoll - sprecht in solchen Fällen im Voraus mit allen Beteiligten.
• Für Termine im Büro sollten wir, wenn möglich, immer einen Konfi buchen

Inhaltliche Kriterien:

• Jedes Meeting sollte in der Beschreibung klar das Ziel des Meeting definiert haben
• Bei umfangreichen Meetings ist es wichtig, frühzeitig eine Agenda an alle Beteiligten zu schicken bzw. diese in der Einladung zu hinterlegen. So können sich alle Vorbereiten
• Falls es Meeting-relevante Dokumente gibt, linked diese möglichst in der Einladung. So kann sich hinterher niemand rausreden 😉

Weitere Tipps:

• Manche unserer Kolleg*innen sind sehr busy, oder arbeiten in der Kreation in tiefen Konzentrationsphasen. Falls ihr sowas vorher absehen könnt fragt einmal kurz nach wann ein Termin passen würde

Die Geschäftsführung hat dazu eine Mail verfasst. Hier der Link dazu: https://docs.google.com/document/d/1p2OyzJIHIn0LCEqU2pOz572xBCk-o4fU_nupr9citrE/edit?usp=sharing

Die Parasol Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.

Essential Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

Leapsome

Personio

Workflow

Ressourcenplanung

Die Projekt- oder Kundenteams treffen sich wöchentlich zur Ressorcenplanung. Besprochen werden die geplanten, sowie angefragten Aufwände, Inkenntnisssetzung des Teams/des MAs über die bei ihm/ihr geplanten Projekte und To Dos. Potenzielle Deadlines und Aufwandsschätzungen können geklärt und abgebildet werden.

An diesem Meeting nehmen teil:

• Account Director:innen
• Projektmanager:innen
• Kreation/Fachbereichslead/Kernteam

Dauer:

• Ziel: 15min
• Weekly
• Abschluss bis spätestens 17:00 am Mittwoch

Ressourcen-Konflikte bitte in der Planung abbilden und immer realistische Stundenbuchungen eintragen (im Team die realistischen Einschätzungen einholen und gemeinsam definieren) Bitte plant nicht nur die Folgewoche, sondern: die gesamte Dauer der Projekte, insbesondere z.B. Retainer, Kampagnen & Website Projekte können durchgeplant werden!

Konkrete Agenda:

1. Mit Kreation: Ressorcenplanung im Team für die anstehenden To Dos auf den jeweiligen Projekten. Ressourcen-Konflikte definieren und entsprechend im Nachgang an den Lead kommunizieren.
2. Mit KAD & PM: /OS Controlling Statuscheck, Ertrag, Laufzeit & Rechnungsplanung & Rechnungsfreigaben: alles auf dem richtigen Weg? Ziel: die richtigen Projekte im Forecast zu haben, Laufzeiten realistisch zu setzen und vor allem: zeitnah die Rechnungen/Teilschlussrechnungen zu stellen und wöchentlich Rechnungen freizugeben.

Allgemein gilt: der Standup ersetzt nicht die Projekt Kick Offs. Bei neuen Projektanfragen, sind sowohl bei der Budgetierung und Aufwandsschätzung die jeweiligen Fachbereiche mit einzubeziehen und in Kenntnis über Projekt und Umfang zu setzen -> Projekt Kick Off. Die Projektinitialisierung bei Neuprojekten, erfolgt im Rahmen des Projekts, die fortlaufenden Ressourcen Updates im Zuge des Standups.Die Ressourcenplanung ist die Basis für die Projekt Milestones, anhand dessen das Projekt wiederum in Asana analog der Ressourcen durchgeplant wird.

Mitarbeiter:innen

Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX/Design: Ben Godry

Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann

Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost

Ansprechpartner - Fachbereich Development: Ben Godry / Sebastian Druschel

Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause

Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Daniela Schiwek

Freelancer

Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe Partner Relations - Artbuying

Asana

Asana als Projektmanager*in

Unter der URL https://app.asana.com nutzen wir Asana als Ticketsystem. In dieses können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Parasol Island Google Account einloggen. asana ist ein Ticket Tool, welches sich im Wesentlichen selber erklärt und intuitiv in der Anwendung ist. Somit also sicher sehr schnell und einfach zu lernen und anzuwenden. folgendes zu unseren Grundregeln:

Übersicht

Unter ‘Übersicht’ halten wir alle relevanten, allgemeinen Informationen über das Projekt fest. Hier wird definiert, wie die Zusammenarbeit aussehen soll, welche Teammitglieder mit welchen Rollen es gibt, wichtige Dokumente können direkt verlinkt werden und die Meilensteine werden aufgeführt. So kann jede*r Mitarbeiter*in der/die dazu kommt, direkt auf einen Blick alle relevanten Info abrufen. Gerade bei länger laufenden und Komplexen Projekten mit vielen Mitarbeiter*innen im Team ist es wichtig hier eine gute, aber auch nicht zu lange Übersicht zu schaffen.

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Milestone Planung

Besonders wichtig für eine hohe Transparenz in den Projekten ist die Pflege der Milestones. Hier tragen wir (möglichst zu Beginn des Projekts) alle wichtigen Meetings, Übergaben, Termine usw. ein. In diesen Milestones hinterlegen wir auch die wichtigsten Informationen, Besprechungsberichte usw.

Pro-Tipp:

Oftmals ist das Erreichen eines Milestones von der Erledigung von Tasks abhängig. Zum Beispiel könnte ein Milestone lauten: “Freigabe Development / GoLive Vorbereitung”. Um diesen Milestone zu erreichen, muss der Task “QS / Testing / Feedback” erledigt werden. Um das abzubilden, wird im Milestone das entsprechende Ticket als Dependency hinterlegt (siehe Screenshot).

In der Timeline kann man dann gut sehen, dass die Erledigung des Tasks, notwendig für das Abhaken des Milestones ist. verschiebt sich der Task, verschiebt sich der Milestone. Je mehr Dependencies definiert, desto einfacher kann man das darstellen.

Dateianhänge / Google Drive Links

Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen.

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Status Updates

In der Übersicht sehen wir auf der rechten Seite die Spalte “What’s the status”?. Hier haben wir die Möglichkeit, projektbezogene Informationen mit dem Team zu teilen. Das kann zum Beispiel eine Agenda sein, oder ein Besprechungsbericht, oder aber auch eine allgemeine wichtige Information zum Projekt, von der ihr der Meinung seid, dass diese dokumentiert sein sollte.

Zusätzlich können wir hier regelmäßig einen Statusreport abgeben. Dazu wählt ihr zwischen “On track” / “At risk” / “Off track” und füllt die in der Maske geforderten Informationen aus.

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Ticket-Attribute

Was wir beim Verfassen von Tickets beachten sollten, haben wir bereits unter Tickets schreiben erläutert. Hier geht es mehr darum, auf die Attribute von Tickets in Asana einzugehen. Auf die verantwortliche Person brauchen wir nicht groß eingehen, so viel ist klar. Auch immer gleich: ein Ticket muss immer dem Projekt zugeordnet sein, auf dem auch die Zeitbuchung stattfinden soll.  Das Fälligkeitsdatum kann auch einen bestimmten Tag und sogar auf eine bestimmte Uhrzeit definiert werden. Außerdem kann hier ein Startdatum hinzugefügt werden, um so einen Bearbeitungszeitraum zu definieren.

Neben diesen drei Kern-Attributen gibt es noch weitere, optionale Attribute. Diese können je nach Projekt variieren und sollten immer an die spezifischen Needs angepasst werden. Siehe hier ein Projekt aus einem Development-Lastigen Web Projekt.

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Wir empfehlen euch je nach Art des Projektes spezifische Attribute zu den Tickets hinzuzufügen, über das kleine Plus oben Rechts in der Ecke. Hier bietet Asana vielseitige Optionen - probiert euch am besten ein wenig durch und überlegt, welche Art von Aufgaben-Attributen bei eurem Projekt nützlich sein können.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Tickets zu definieren. So könnte man z.B. folgendes festlegen: Block 7 kann erst programmiert werden, wenn das Ticket ‘Design für Block 7’ abgeschlossen ist. So werden die Abhängigkeiten klar festgehalten, so dass bei Verzögerungen o.Ä. direkt nachvollzogen werden kann, warum sich bestimmte Aufgaben nach hinten schieben etc.. Gerade bei großen Projekten mit verschiedenen Phasen und vielen Aufgaben, die aufeinander aufbauen, sind Abhängigkeiten ein wichtiges Tool.

TL;DR: Nehmt euch zu Beginn der Projekte Zeit, schreibt ordentliche Tickets, definiert relevante Attribute und legt Abhängigkeiten fest. Das hilft euch und dem ganzen Team während der Umsetzung.

Ansicht: Liste

In der Listenansicht werden alle Tickets nach Abschnitt geordnet und mit eigener Sortierung angezeigt. Ein großer Vorteil dieser Ansicht ist, dass man sehr viele Informationen auf einen Blick erhält. Zum einen sind die Tickets selbst platzeffizient dargestellt, sodass viele auf einmal in den Viewport passen. Außerdem werden die verschiedenen Attribute des Tickets (Assignee, Status, Prio, Deadline …) Tabellenartig und somit sehr übersichtlich dargestellt.

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Ansicht: Board

In der Board-Ansicht werden die Tickets nach Abschnitten sortiert in Spalten angezeigt. Bei Projekten, in denen Aufgaben durch verschiedene Phasen oder Gewerke wandern, wird so schnell ersichtlich, wo sich die Aufgaben gerade befinden. Auch denen von euch, die bereits Berührungspunkte mit agilen Methoden wie Scrum hatten, kommt die Board-Ansicht vermutlich bekannt vor.

Als Beispiel eignet sich hier unser Projekt für FMA-Buchungen. Die Anfragen fangen links an, und wandern nach und und nach immer weiter nach rechts bis sie durch sind:

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Ansicht: Zeitleiste

Die Zeitleisten-Ansicht in Asana ist eigentlich selbsterklärend. Die Tickets werden basierend auf ihrem festgelegten Bearbeitungszeitraum in einer Zeitleiste dargestellt. Hierbei werden auch die definierten Abhängigkeiten dargestellt.

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Asana-Etikette

Abschließend haben wir noch ein paar 'Benimmregeln', die wir als Best Practice sehen. Das sind keine harten Regeln, sondern eher Richtlinien.

• Wenn du ein dringendes Ticket mit knappem TIming schreibst, weise es zu und sage der Person zusätzlich kurz via Chat oder durch einen Anruf Bescheid. Nicht jeder bekommt neue Tickets immer sofort mit.
• Wenn du einen Kommentar an eine bestimmte Person verfasst, verlinke diese mit @... um sicherzugehen dass es in der Inbox der Empfänger*innen landet
• Das Ticket ist immer an die Person zugewiesen, die gerade etwas tun muss damit es weiter geht. Das kann auch nur Feedback sein
• Aktiviere am besten Push-Notifications auf deinem Desktop, sowie E-Mail-Notifications. So bekommst du alle News sicher mit, auch wenn du gerade mal nicht in deine Asana Inbox schaust.
• Manchmal braucht ein Kommentar deiner Kolleg*innen nicht unbedingt eine Antwort, aber du möchtest kommunizieren, dass du den Kommentar gelesen hast und Zustimmst. Für einen solchen Fall kannst du den Kommentar oder das Ticket einfach liken.
• Profilbild bei Asana hochladen. Es ist einfach schöner, wenn man die kleinen Gesichter dabei hat ;-)

https://wiki.parasol-island.com/Asana

^ aufbereiten und aktualisieren! - siehe: https://docs.google.com/document/d/1o1vEC5ciPYwZwhCzBMzl5vku__fGoVSxaUGtIO2bOek/edit#heading=h.9b4hn7uiw2t8

Dateiablage

Nomenklatur

Generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

Archive

Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Urlaubsvertretung

Damit ihr euren Urlaub ungestört genießen könnt und eure Kollegen und Kunden happy sind, haben wir einen allgemeinen Urlaubsübergabe-Workflow erarbeitet. Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien im Interesse der Kollegen und Kunden zu minimieren sowie einen anständigen und strukturierten Projekt-Workflow zu gewährleisten.

1. Mindestens eine Woche (5 Arbeitstage) vor eurer Abreise / Urlaub:

Allen beteiligten Personen / Mitarbeitern muss eine detaillierte schriftliche Urlaubsübergabe vorliegen

Diese Übergabe muss in unser Parasol Island Urlaubsübergabe-Dokument eingetragen und im entsprechenden "Urlaubsübergaben-Ordner" abgelegt werden.

Zusätzlich stellt ihr bitte einen Termin mit allen beteiligten Personen ein und geht eure Übergabe persönlich durch.

Natürlich kann / soll diese Übergabe bis zum letzten Tag aktualisiert werden, falls sich noch Tasks / Status Quo ändern. 5 Tage vor Abreise ist wünschenswert, aber nicht immer realisierbar.

Hier der Link zum Dokument (bitte immer eine Kopie anlegen)

Hier der Link zum Ordner

Folgende Informationen müssen im Dokument enthalten sein:

• Verfasser, Abwesenheit, Vertretung & zu betreuende Kunden
• Aufschlüsselung von Kunden und Projekten
• Allgemeine Informationen zum Kunden wie z. B. Jour fixe Termine, Absprachen und Besonderheiten
• Projekt-Metadaten wie z. B. Projektverantwortlicher, Ansprechpartner (intern & extern), Deadlines etc.
• Eine Sammlung von Links wie z. B. Drive-Material, Timings oder InVision Layouts
• Briefing zum Projekt mit aktuellem Status, next steps und wichtigen Dingen
• Achtung: Urlaubsvertreter sind in der /OS als Supervisor einzutragen!

2. Spätestens 1 Tag vor Abreise (1 Arbeitstag):

• Das Übergabedokument noch einmal prüfen und ggf. anpassen
• Ggf. Kollegen persönlich informieren
• Ein- und Ausgangsrechnungen in der Agentursoftware prüfen und ggf. freigeben
• Jeder Mitarbeiter sollte vor seinem Urlaub den Kunden entsprechend über seine Abwesenheit und Vertretung informieren.
• Freigaben prüfen! Kann jeder auf die Projekte in /OS, Drive, Asana etc. zugreifen?
• Abwesenheitsnotiz als letzte Amtshandlung vor dem Urlaub unbedingt inkl. Infos zur Abwesenheit (von wann bis wann) eintragen und aktivieren: https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general

Krankmeldung / Arbeitsverhinderung

Ablauf

Wenn ihr krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen könnt oder aus einem anderen Grund arbeits verhindert seid, meldet Euch bitte durch den folgenden Prozess ab. So stellen wir sicher, das Eure Kollegen informiert und der Buchhaltungs- und Administrations-Aufwand gering ist. Danke und Gute Besserung!

1. Die Krankmeldung muss zum frühestmöglichen Zeitpunkt, spätestens bis um 10.00 Uhr an dem Tag, an dem Du nicht erscheinen kannst, per Telefon unverzüglich Deinem Vorgesetzten oder dem verantwortlichen Geschäftsführer mitgeteilt werden.
2. Darauffolgend schreibt ihr eine Email mit voraussichtliche Dauer der Abwesenheit und die vordringlich zu erledigenden Arbeiten an den Verteiler absence@parasol-island.com
3. Dann ist noch die Abwesenheit in Personio einzutragen und falls vorhanden auch das Attest hochladen

Rituale unserer Zusammenarbeit

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