Office Management: Difference between revisions

Latest revision as of 13:36, 26 October 2023

Was bedeutet das 'Office Management' eigentlich für Parasol Island?

- Der Gleichgewichtspunkt und die Anlaufstelle für alle Departments und damit der Zusammenhalt der Insel.

Das Team Office Management zeichnet sich durch seine Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jeglicher Belange.

Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen darunter sind:

Kunden,
(neue) Kollegen,
Events und
die Infrastruktur.

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Was wollen wir assoziieren?

Wir kennzeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf Geben und Nehmen beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.

Außerdem möchten wir uns von anderen Firmen abheben, in dem wir Exra-Service für Kunden und Kollegen bieten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen.

Office Management Regelungen

Ordentliche Übergabe schreiben

Für Übergaben muss sich ausreichend Zeit genommen werden. Orientiert an dem Leitfaden Urlaubsübergabe wird die Urlaubsübergabe verfasst und vor Urlaubsantritt mit der Vertretung besprochen.

What's new?

Wir arbeiten gerade daran, Arbeitsabläufe sowohl zu optimieren, anzupassen, als auch klar zu definieren. Das hilft für eine eindeutige Struktur, um vielen Missverständnissen und Unwissenheiten vorzubeugen. Ihr könnt alles auf den jeweiligen Seiten unter dem Punkt "What's new?" nachlesen, um auf dem neusten Stand zu bleiben.

Check it out:

OM Standorte

OM crib Düsseldorf: Office Management Düsseldorf

OM crib Berlin: Office Management Berlin

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 - Der Gleichgewichtspunkt und die Anlaufstelle für alle Departments und damit der Zusammenhalt der Insel.
-Das Team Office Management zeichnet sich durch ihre Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jegliche Belange.
+Das Team Office Management zeichnet sich durch seine Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jeglicher Belange.
-Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen sind:
+Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen darunter sind:
 *Kunden,
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 ===Was wollen wir assoziieren?===
-Wir zeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf '''Geben und Nehmen''' beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.
+Wir kennzeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf '''Geben und Nehmen''' beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.
 Außerdem möchten wir uns von anderen Firmen abheben, in dem wir Exra-Service für Kunden und Kollegen bieten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen.
-===What's new?===
+=== Office Management Regelungen ===
-===='''Travel'''====
+===== Ordentliche Übergabe schreiben =====
-Das Reisen soll für Kollegen mit einem minimalen Aufwand verbunden sein, weshalb wir eine Standard Mail verfasst haben, die Euch sowohl mit allen Informationen versorgt, aber auch Hinweise gibt, wie Ihr Euch das Reisen noch angenehmer machen könnt. Daneben checken wir Euch für Flüge ein und tragen diese in Euren Kalender ein. Bei Bahnfahrten bekommt Ihr in der Mail Euren Reisecode geschickt, mit dem Ihr Euer Ticket in der DB App ganz einfach eintragen könnt. Ciao Papierchaos!
+Für Übergaben muss sich ausreichend Zeit genommen werden. Orientiert an dem [[Leitfaden Urlaubsübergabe]] wird die Urlaubsübergabe verfasst und vor Urlaubsantritt mit der Vertretung besprochen.
-<u>Standard Mail</u>
+===What's new?===
+Wir arbeiten gerade daran, Arbeitsabläufe sowohl zu optimieren, anzupassen, als auch klar zu definieren. Das hilft für eine eindeutige Struktur, um vielen Missverständnissen und Unwissenheiten vorzubeugen. Ihr könnt alles auf den jeweiligen Seiten unter dem Punkt "What's new?" nachlesen, um auf dem neusten Stand zu bleiben.
-[[File:Bildschirmfoto_2020-04-17_um_15.38.29.png|711x711px]]
-Außerdem gibt es seitens der Kollegen auch neue Regeln und zwar, wenn die Anfragen nicht vollständig oder die Anleitung im Wiki Artikel nicht beachtet werden:
-#Es gibt eine Ermahnung
-#Es gibt eine Antwort: *Anfrage unvollständig
-#Es muss selbst gebucht werden.
-===='''Kundenpackage'''====
-Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.
-Diese bestehen aus:
+Check it out:
-*unseren "Island Notes" Notizbüchern,
+*[[Travel]]
-*einer Banderole mit einem Text und einem QR-Code zu unserem WIFI,
+*[[Kundentermine/Meetings]]
-*dem handschriftlichen Namen des Kunden,
+*[[Poolcar/Firmenwagen]]
-*einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband.
+*[[Office Management Düsseldorf]]/[[Office Management Berlin]]
--Bild kommt-
-<br />
-===='''Meetings'''====
-Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr <u>natürlich</u> auf der [[Kundentermine/Meetings|Wiki-Seite]] nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten und ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.
-Es gibt immer Ausnahmesituationen, daher wird beim 1. Mal darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)
-Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.
-<br />
-====Poolcar====
-Die Nutzung der Firmenwagen ist auf der Wiki-Seite genau festgehalten: [[Poolcar/Firmenwagen]].
-Gängige Defizite sind unter anderem: Das Fahrtenbuch wird nicht richtig geführt, die Autos sind vermüllt/dreckig, der Schlüssel wird nicht zurückgegeben, die Autos werden nicht ordentlich im Kalender geblockt oder die Zeit wird überzogen, der BMW wird nicht geladen.
-Um diese Dinge zu vermeiden, gibt es ab jetzt verstärkte Kontrolle der Autos, die als Asana Task festgehalten werden, plus intensivere Kontrollen im Kalender und der Fahrtenbücher.
-Bei Nicht-Einhaltung wird:
-#Der-/diejenige darauf aufmerksam gemacht und eine Frist auf Nachbesserung gesetzt
-#Der-/diejenige für 6 Monate von der Privatnutzung ausgeschlossen
-#Der-/diejenige für 3 Monate auf die Blacklist gesetzt und es wird ein Gespräch mit Moritz erfolgen.
-<br />
-====Beamer====
-Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.
-Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.
-Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.
-Bei Nicht-Einhaltung wird:
-#Auf das Fehlverhalten aufmerksam gemacht
-#eine Ermahnung ausgesprochen und ein Gespräch mit Moritz angekündigt
-#das Feedbackgespräch mit Moritz stattfinden. <br />
-<br />
 ===OM Standorte===
 '''OM crib Düsseldorf:''' [https://wiki.parasol-island.com/Office_Management_D%C3%BCsseldorf Office Management Düsseldorf]
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 ===OM Topics===
+*[[OM Standards]]
+*[[OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen]]
 *[https://wiki.parasol-island.com/Kundentermine/Meetings Kundentermine/Meetings]
 *[https://wiki.parasol-island.com/Office_Infrastruktur Office Infrastruktur]
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 *[https://wiki.parasol-island.com/Guideline_Parasol_Island_Travel:_Hotels Catering]
 *[https://wiki.parasol-island.com/Poolcar/Firmenwagen Poolcar/Firmenwagen]
-*[https://wiki.parasol-island.com/Vimcar_-_elektronisches_Fahrtenbuch Vimcar]
+*[[Parking Policy]]
 *[https://wiki.parasol-island.com/Azubi_on_duty Azubi on duty]
 *[https://wiki.parasol-island.com/Everything_you_need_to_know_if_you_are_working_as_a_Welcome_Manager Everything you need to know if you are working as a Welcome Manager]