Ressourcenplanungs Tool

Einführung:

Unser Ressourcenplanungs-Tool nutzen wir für ALLE OPERATIVEN Departments.

Das Tool ist - ganz im Sinne unserers InterXchange-Gedankens - Department-Übergreifend! Das bedeutet ihr könnt hier alle feste und ausgewählte Freie Mitarbeiter auf Eure Projekte planen und ihre Verfügbarkeit checken.

Das Tool ist mit der Agentursoftware mit den Projekten und Mitarbeiter-Daten verknüpft:

- Projektauswahl für die Ressourcenplanung, keine Planung mehr ohne eindeutige Projektzuweisung

- Projektfortschritts-Anzeige, kalkulierte Stunden werden mit den bereits erfassten und geplanten Stunden abgeglichen

- Urlaube, Krankheit und andere Abwesenheiten wie Geschäftsreisen, so wird keine Abwesenheit mehr „übersehen“

Habt Ihr Anmerkungen, Wünsche, Fragen?

Vermisst ihr Ressourcen, zB FMAs?

nur zu! mailto:joachim.kammer@parasol-island.com

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Link zum Ressourcenplanung Tool:

Du kannst den Ressourcenplan direkt über die Navigation in MyParasol aufrufen.

Der Ressourcenplan ist über den Google-LogIn aufrufbar.

Das bedeutet ihr könnt auch remote darauf zugreifen und müsst nicht zwingend im internen Netzwerk verbunden sein!

Ihr könnt den Ressourcenplan auch direkt über diese URL aufrufen:

https://os.parasol-island.com/os_resources

Zeitreisen im Ressourcenplanungstool:

Nutze die im Tool implementierte Blätternfunktion:)

Es geht immer 4 Wochen vor oder zurück.

Tipps & Tricks

a) Departmentfilter

Innerhalb der Leistungskategorien gibt es einen Departmentfilter

- der Filter greift nur auf feste Mitarbeiter

- freie Mitarbeiter werden derzeit immer angezeigt

Mitarbeiter, die aktuell Departmentübergreifend eingesetzt werden, werden immer angezeigt.

Das betrifft derzeit zum Beispiel

- Marc Fischer (Projektmanagement)

- Fabian Kalf (Kreation)

Tipp: Bitte wartet erst bis die Leistungskategorie geladen wurde, dann benutzt den Departmentfilter.

Ist der Departmentfilter einmal gesetzt, so bleibt er als Default beim Wechsel der Leistungskategorie bestehen

Bitte gebt mir Bescheid, wenn Ihr das auch für andere Mitarbeiter so haben wollt

- Es geht zur Zeit nur: EINE oder ALLE Departmenzugehörigkeit

b) Projektfortschritt

wird jetzt in Stunden angezeigt

Grundlagen (Daten) für den Projektfortschritt sind:

- HtG

- Kalkulation

- Controlling

- Zeiterfassung

- Planung im Ressourcentool

Der Balken soll Euch in der Planung und beim Projektcontrolling helfen.

Er zeigt Euch an, wieviele Stunden

- „frei“ (grün) sind —> Stunden aus HtG, Kalkulation, Controlling

in der Reihenfolge:

1. Stunden aus Projekt-Controlling (zB. Korrektur Mehraufwände)

2. Stunden aus Kalkulation (wenn im Projekt-Controlling keine Änderungen vorgenommen wurden)

3. Stunden aus HtG (wenn es noch keine Kalkulation, aber geschätzte Stunden im HtG gibt

- „gebucht“ (blau) sind —> Stunden aus der Zeiterfassung

- „geplant“ (gelb) sind —> Stunden, die im Ressourcentool geplant wurden - „überplant“ (rot) sind —> Stunden, die bereits erfasst/geplant wurden und über die Stunden aus HtG, Kalkulation oder Projekt-Controlling hinaus laufen

c) Löschen

a) Löschen von geplanten Stunden

geplante Stunden können mit einem Klick auf den geplanten Eintrag und der Taste „Löschen“ oder „Entfernen“ gelöscht werden.

Wichtig dabei ist, dass

- die ausgewählte Zelle dabei blau umrandet ist

- ihr nicht im Editiermodus „Stundeneingabe“ seid

b) Löschen von Projektzeilen

ganze Zeilen könnt Ihr durch Klick auf das Minus-Symbol löschen

d) An- & Abwesenheiten

Abwesenheiten werden für Mitarbeiter automatisch gesetzt und angezeigt sofern diese entsprechend in der Agentursoftware unter Administration/Reisetätigkeit als Geschäftsreise vermerkt sind. Dabei gibt es folgende verschiedene Typen/Anzeigen:

O = Geschäftsreise = Geschäftsreise Typ [IOONON] = Out of Office Reply wird deaktiviert

O = Geschäftsreise = Geschäftsreise Typ Kunde XY oder anderer Kommentar = Out of Office Reply wird aktiviert

B = Geschäftsreise Typ [IOOBER], sagt "ich bin im Office Berlin"

D = Geschäftsreise Typ [IOODUS], sagt "ich bin im Office Düsseldorf"

H = Geschäftsreise Typ [IOOHOME], sagt "ich arbeite Remote"

K = Krank, sobald ihr EUch im timeboard als "Krank" meldet (oder Eure FKs es für dich machen

Andere Abwesenheiten für MAs& FMAs können im Ressourcenplan manuell in der Zeile

An- und Abwesenheit (Abwesenheit in Stunden eintragen)

eingetragen werden.

e) Teilzeit Mitarbeiter

Bei Teilzeit Mitarbeitern (weniger als 40h pro Woche) kann man in der

Zeile "An- und Abwesenheit" manuell die Abwesenheits-Stunden eintragen.

Urlaube und andere Abwesenheiten werden nach wie vor über die Agentursoftware gesteuert.

f) Projekt-Anzeige grau?

Ein Projekt wird grau angezeigt , wenn
1. abgeschlossen
oder
2. storniert
oder
3. Leistungszeitraum überschritten
ist
In diesem Fall bitte entweder
- das Projekt aus dem Ressourcenplan entfernen
oder
- das Projekt in der Projektverwaltung aktualisieren

g) Ressourcen "optionieren" statt zu "buchen"

Du kannst auch Ressourcen tageweise "optionieren",
dies indem Du einfach einen Rechtsklick auf die geplante Stundenbuchung machst.
Der Zeiteintrag wird dadurch etwas blasser angezeigt.
In diesem Falle zeigt es den Kollegen an, dass dies lediglich optional, also noch nicht sicher ist. Braucht Ihr diese Ressource - und zeigt diese optionale Buchungen an, so hilft sicher eine kurze Abstimmung mit dem Projektverantwortlichen.
Ein erneuter Rechtsklick macht aus der "Option" wieder eine "Buchung"!

f) Projektansicht

Als kleines "Hidden Feature" kannst du in der Ressourcenansicht durch Klick auf einen Projektnamen in die Projektansicht kommen (neues Browsertab) In dieser Ansicht kannst Du Ressourcen nicht planen, aber die Planung für das ganze Projekt einsehen.
Weitere Filter geben Dir dann die Möglichkeit nach Department & Kunden zu filtern und somit zB alle laufenden Projekte eines Kunden zu sehen.

ACHTUNG: Eine Buchung ist über die Projektansicht nicht möglich!

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