Controlling Checkliste PM und KAD
Anleitung für ein sauberes Controlling im Projekt- & Account-Management:
[edit]Bedingungen
[edit]- Producer(in) / Projektmanager(in) haben die Aufgabe den Umsatz im Rahmen der jeweiligen Department bezogenen Zielerträge zu produzieren.
- Dies wird erreicht, indem die Kalkulation (das Angebot für den Kunden) den ggf. existierenden Budgetvorgaben (durch beispielsweise dem Kunden) und der Department bzw. Kunden Zielrendite entspricht.
- Head of Department (HOD), Key Account Developer (KAD) verantworten den Umsatz.
- Producer(in) / Projektmanager(in) verantworten den Ertrag.
- Wenn es keine Umsatzvorgabe gibt, unterbreitet der Producer einen wettbewerbsfähigen Vorschlag mit seiner Kalkulation.
- Wenn Producer(in) / Projektmanager(in) die Zielrendite unterschreiten möchte, braucht es hierfür eine HOD+GF Freigabe.
- Diese Freigabe erbittet Producer(in) / Projektmanager(in) bei seinem HOD und dem GF (sebastian.druschel@parasol-island.com) mit entsprechender kurzer Begründung und den Projektkennzahlen und setzt in diesem Fall auch Controlling in cc.
Was bedeutet das im Bezug auf Deine laufenden Projekte?
[edit]Wenn ein Projekt in der Kalkulation innerhalb deiner Zielrendite liegt, gut! Sorge dafür, dass Dein Projekt diese Zielrendite auch einhält.
- Sobald du bemerkst oder die Einschätzung hast, dein Projekt wird den kalkulierten Zielertrag nicht erreichen, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
- Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe.
Wenn ein Projekt in der Kalkulation außerhalb deiner Zielrendite liegt, dann passe diese bitte unter den gegebenen Zielrenditen deines Departments an.
- Ist dies nicht möglich, so sende bitte eine kurze schriftliche Begründung mit den gegebenen Projektkennzahlen an deinen HOD & Sebastian Druschel.
- Ist die Begründung plausibel, so erhältst du eine entsprechende Freigabe.
Die Zielmargen in den Departments
[edit]| Department | Ziel in % |
|---|---|
| Animation/VFX | 15,00 % |
| Film | 25,00 % |
| Digital | 15,00 % |
| Media | 10,00 % |
Projektmanagement / Producing:
[edit]- Wöchentliches Projekt - AZ Controlling (Montags!)
- Wöchentliches Projektcontrolling (Status Umsatz, Rohertrag, Ertrag, Arbeitzeit prüfen)
- Projekt Leistungszeiträume prüfen und anpassen
- Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
- RG-Planung prüfen & anpassen
- Projektstatus für Berechnungsgrundlage in /OS prüfen: Created, Expected, Confirmed, Confirmed, Closed
- Rechnungen stellen und aussenden - dabei Leistungszeiträume beachten!
- Alle 2 Tage Eingangsrechnungen im /OS - Accounting prüfen und freigeben!
- Projektfreischaltungsanfragen sofort machen
--> bei Projekten über 50.000,00 € Budget: Projektcontrolling JourFixes alle 4 Wochen bzw. nach Absprache (Link)
Hier vereinzelte Kernpunkte & Must-Do's des Controllings in der /OS erläutert: Controlling Must-Do's
Key Account Development:
[edit]- Tasklogs aktualisieren und an Kd senden, i.d.R. Dienstags, nur INT
- Überblick Account (Projekte, Performance/Controlling)
- Budgetübersichten monatlich erstellen und an den Kunden senden, nur INT
- Account-RG-Planung prüfen, Abstimmung mit PMs -> Bei Projektverzögerungen im Projektverlauf mit Teilschluss-RG arbeiten
- Eingangsrechnungen prüfen und freigeben (lassen)
- Check Zahlungseingänge, Mahnwesen mit FiBu abstimmen
- Projekt-Rentabilitätsveränderungen
- Reportings (Budget- & Stunden-Reportings / KPI-Reportings / SoMe)
- Cockpit / BoxOffice —> Checkbox richtig setzen als Berechnungsgrundlage Erwartet/Soll/IST (Wahrscheinlichkeit)
- Check Altlasten, Projekte ohne "Abschluss" (gerne auch Filter auf Vorjahr stellen!)
- Check Altlasten, Projekte ohne „Kundenfeedback“; Reminder an Kd.!
- NWB-Projekte budgetieren (wenigstens mit HtG Kosten und Aufwand versehen) und regelmäßig controllen
DEV Projekte konfigurieren
[edit]Die Kunden DEV Projekte sind New Business Kostenstellen um:
a) neue potentielle Kunden zu erreichen
b) Bestandskunden auszubauen
sie dienen nicht internen Prozessen und Meetings, sondern wirklich für "Client DEVelopment" Alle anderen Termine und Arbeiten diese gehören auf die existierenden Kundenprojekte.
So müssen sie als [New Business] als Projektart angelegt werden, so wissen wir das die Stunden keine reinen internen h sind, sondern vielmehr einem konkreten Kunden dienen.
von [CREATED] auf [EXPECTED] das der geplante Aufwand auch im Forcast landet
