Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"

Das Projektcontrolling mittels "Braintrust" ist für die Teams INT und ANM eingeführt worden. Die Umsetzung und Nutzung in den einzelnen Teams kann jedoch abweichen, da die Projekte und Anforderungen sich unterscheiden. Auf dieser Seite findet ihr den Artikel, der ursprünglich für INT Projekte geschrieben wurde, die Präsentation zur Einführung für ANM findet ihr hier: https://drive.google.com/file/d/1kzdGC7eNnOfYEaaxeg3K6yy9s7TQ0oMV/view?usp=sharing

Grundsätzlich:

Die bestehenden Controlling Checklisten behalten nach wie vor Ihre Gültigkeit!:

https://wiki.parasol-island.com/Controlling_Checkliste_PM_und_KAD

zusätzlich: bei Projekten von über 50.000,-€ Budget:

Projekt Braintrust Meetings

Warum und wie Braintrustmeetings bei ANM/FLM?
https://drive.google.com/open?id=15UznGV9fcfS0pquWLHPvHywEMlj_T1P1
Warum und wie Braintrustmeetings bei INT/SLA?
https://drive.google.com/open?id=148i6BI2ZCHX-Fp-IaW0P5AtMH5wOO63z

Hintergrund:
Projekte schließen besonders dann häufig mit einem schlechten, bisweilen sogar negativen Ertrag ab, wenn sie ein oder mehrere Kriterien erfüllen:

lange Laufzeit
hohes Budget
hohe Komplexität
großes Team
mangelnde Kommunikation

Die Lösung: Braintrust-Meetings!

Die Lösung für diese Herausforderung liegt direkt im Team und einer noch bessere Kommunikation zum Projektverlauf. Wir haben ein Tool entwickelt, dass wir euch an die Hand geben wollen, um genau dafür einen bessere Rahmen zu schaffen.

Ablauf:

Ablauf: Regelmässig stattfindendes, projektbezogenes Meeting
Teilnehmer: alle involvierten Teamleads, der Producer, ggf. Accounter, und Joachim Kammer
Thema: Abgleich des Projektstatus und insb. SOLL / IST Zustand in Bezug auf Teams & Gewerke
Termine: Sind mit der im Projekt-Timing relevanten Phasen, Milestones im Vorfeld anzulegen. Zum Beispiel auch als KickOff für die nächste Projektphase
Dokumentation: Braintrust-Meeting sind zu dokumentieren und zB im Google-Drive-Folder des Projektes abzulegen

Wann Braintrust?

✓ immer bei einem Projektumsatz über 50.000 Euro
✓ immer dann, wenn einer der Teamleads, Accounter, PM danach verlangt

Vorlagen

Eine Keynote-Vorlage, sowie eine Vorlage für die Aufwandsabschätzungen findet ihr hier:
https://drive.google.com/drive/folders/1bpw_0DZtoCvf04v1BTCNaZkhokXJSb_X?usp=sharing

Außerdem sind die Tabellenvorlagen in Google Drive als echte Vorlagen hinterlegt!

Zyklus

Regelmässige Controlling "Braintrust-Meetings" während der Projektlaufzeit, 15 bis max 30 Minuten. im Projektplan direkt zu verankern zum Beispiel:

Departure:

Braintrust Meeting KickOff

Flight Control:

Braintrust Meeting before Concept
Braintrust Meeting before Design
Braintrust Meeting before Development
Braintrust Meeting Prototype / Testflight

Landing / Touchdown:

Braintrust Meeting after Live

Personenkreis

KAD, Projektverantwortlicher, Operations (Jo Kammer) Teammitglieder der Fachbereiche

Agenda

Projektverantwortliche bereitet vor...

offene Todo's
Stunden SOLL/IST (%)
Ges. Projekt Fortschritt in %
Einschätzung Ertragsprognose
Einschätzung Timing
Gefahren

Projekt KickOff / “Braintrust”

Zum Projekt KickOff Termin “Braintrust” werden alle stellvertretenden Fachbereiche (zB. KAD, PM | Konzept | Design | Development) eingeladen. Der Projektverantwortliche erörtert den erwarteten Projektscope und die dafür zur Verfügung stehende Arbeitszeit. Jetzt gilt es die zur Verfügung stehende Zeit “zu verteilen” und durch die Fachbereiche eine verbindliche zuversichtliche Aufwands-Aussage zu erhalten:

Dabei können folgende Fragestellungen hilfreich sein:
a) Welche Ergebnisse werden in den Fachbereichen erwartet?
b) Was braucht es (Aufwand), um die Ergebnisse zu erreichen?
c) Was gibt die Zuversicht, diese Erwartung einhalten zu können?

Für den Projektverlauf werden mindenstens 3 weitere Braintrust-Termine definiert, um einen Review der bereits geleisteten Aufwände/Ergebnisse und im Team einen Reality Check der noch zu Verfügung stehenden Kontingente zu machen. Gegebenenfalls werden dabei die Aufwandsabschätzungen neu verteilt/korrigiert.

Operations (Challenged mit...)

SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) Stunden Fachbereich
SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) externe Kosten

Dokumentation

Meeting Minutes inkl. Handlungsempfehlung durch Projektverantwortlichen an das Projekt-Team, Operations und KAD sowie wahlweise bitte ablegen unter:

Projektverwaltung (AGS) unter "Dokumente"
Google Drive (Projektordner)
asana Projekt unter "Discussionen/Conversations"