Briefings für die Redaktion

Gut formulierte Tickets in Asana sind die Grundlage für eine einwandfreie und zielführende Zusammenarbeit. 🤝

Was sollte in einem Ticket nicht fehlen:

"Verantwortlich" Feld sollte ausgefüllt sein
"Fälligkeitsdatum" sollte ausgefüllt sein
"Beschreibung" sollte folgende Punkte beinhalten: Anrede, Aufgabe & Abschlusswort

Wichtigste Fragen die in einem Ticket beantwortet werden müssen:

Was ist die Aufgabe?
Welche Materialien/Informationen werden benötigt, um die Aufgabe erledigen zu können?
Ist die Person, die mit dem Material arbeiten muss, auch dafür freigegeben?
Sind die Ausgangsmaterialien/Informationen verständlich und vollständig?
Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
In welcher Form/Tool muss die Aufgabe erledigt werden?
Wie viel Zeit hat die Person für die Aufgabe?
Wo muss das "Ergebnis" abgelegt werden?
Wer bekommt die Aufgabe nach Fertigstellung?

Meetings sind kein Grund kein ausführliches Ticket zu verfassen

Nur weil es ein Meeting gab, heißt das nicht, dass es keine ausführlichen Tickets geben kann/sollte. Es kann immer sein, dass Personen ausfallen – sei es durch Krankheit oder durch eine Notfall-Aufgabe, deren Prio höher ist auf einem anderen Kunden. Ausführliche Tickets, kann man problemlos an Kolleg*innen weiterreichen und weiß, dass sie bearbeitet werden. Bevor man ein Ticket in die Bearbeitung gibt, sollte jede Person checken, ob sie oder er selbst damit arbeiten kann.

Zu viele Infos sind Zeitfresser

Teils kommt es vor, dass Links zu Konzepten oder Präsentationen in ein Ticket eingefügt werden, allerdings sind diese Präsentationen meist sehr umfangreich. Deshalb ein kleiner Tipp: Einfacher ist es die relevanten Seiten der Präsentation als Screenshot in den Anhang zu packen. Das Konzept oder die Präse kann dann zusätzlich als Link hinzugefügt werden – falls die bearbeitende Person noch einmal etwas nachlesen muss.

Konkrete Aufgaben verteilen

Große Tickets in denen mehreren Beteiligten nur erwähnt werden, sind keine konkrete Arbeitsanweisung. Tickets oder Unteraufgaben müssen konkreten Personen zugewiesen werden. Je größer der Personenkreis ist, der sich mit dem Ticket beschäftigt, desto sorgfältiger muss es formuliert werden.

Tickets mit Untertickets

Nur weil es ein ausführliches Ticket gibt, heißt das nicht, dass Unteraufgaben aus einer Headline bestehen können. Auch Unteraufgaben sollten ausführlich formuliert werden.

Material/Informationen vorab selbst checken

Bitte lest/seht euch das Ausgangsmaterial an, mit dem die Personen arbeiten sollen. Ist dies vollständig, kann man damit arbeiten etc.

Merksatz

Jedes Ticket, muss zu jedem Zeitpunkt, von allen Personen aus der Redaktion bearbeitet werden können – ohne ausführliche Meetings oder stundenlange Einarbeitung.