03 03 PSL ISMS Besucherregelung

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Ziel der Arbeitsanweisung zur Besucherregelung

Die Arbeitsanweisung zur Besucherregelung bietet Informationen zum täglichen Umgang mit Besuchern der Parasol Island GmbH.

Besucher in diesem Sinne sind alle Personen, die das Firmengelände Parasol Islands betreten (wollen), die keine Firmenangehörigen oder externe Mitarbeiter Parasol Islands sind.

Geltungsbereich der Leitlinie zur Besucherregelung

Die Arbeitsanweisung zur Besucherregelung gilt für alle Mitarbeiter und Besucher Parasol Islands.

Die Regelungen dieser Arbeitsanweisung zur Besucherregelung gelten uneingeschränkt. Sie sind verbindlich und dürfen nicht umgangen werden. Ausnahmen von der Arbeitsanweisung zur Besucherregelung sind nicht zulässig, es sei denn, sie sind in dieser ausdrücklich aufgeführt.

Beim Erscheinen einer neuen Version, werden alle vorherigen Versionen automatisch ungültig.

Empfang von Besuchern

Jedem Besucher ist ein verantwortlicher Mitarbeiter zuzuordnen.

Jeder Besucher wird am Empfang von den Front Office Mitarbeitern auf die Geheimhaltung sowie das Verbot der Nutzung von Optiken und Aufzeichnungsgeräten hingewiesen. Der Besuch ist mit Aufenthaltsdauer schriftlich im Gästebuch am Empfang zu dokumentieren.

Falls Besucher von vertraulichen oder streng vertrauliche Informationen Kenntnis erhalten könnten, ist eine Geheimhaltungsvereinbarung und das Hinweisen auf das Aufzeichnungsverbot mit Unterschrift festzuhalten.

Sollte der Besucher warten müssen, so ist er in den Empfang zu begleiten. Besucher dürfen sich nie ohne Begleitung eines Parasol Island Mitarbeiters in den Räumlichkeiten bewegen.

Falls Besucher sanitäre Anlagen nutzen möchten, sind sie so weit zu begleiten, dass das Betreten der falschen Räumlichkeiten ausgeschlossen ist. Der verantwortliche Mitarbeiter hat auch sicherzustellen, dass der Besucher nach der Nutzung abgeholt wird.    

Mögliche Rundgänge durch die verschiedenen Sicherheitszonen werden vorab angekündigt, sodass vertrauliche und geheime Daten rechtzeitig uneinsehbar gemacht werden können.

Dokumentation

Der Gastgeber dokumentiert im Besucherbuch die folgenden Informationen:

• Vor- und Zuname des Besuchers
• Arbeitgeber / Unternehmen des Besuchers
• Ansprechpartner bei Parasol Island
• Datum und Zeitraum des Besuchs

Lieferanten

Lieferanten dürfen nur den Eingangsbereich des Empfangs betreten ohne sich in das Gästebuch einzutragen. Werden Dinge direkt in andere Räume geliefert müssen sich auch Lieferanten in das Gästebuch eintragen.

Handwerker / Dienstleister

Einsätze von Handwerkern und Dienstleistern sind nach Möglichkeit zwei Werktage im Voraus anzukündigen.

In Räumlichkeiten, in denen Handwerker und/oder Dienstleister ihre Tätigkeiten ausüben müssen, dürfen keine vertraulichen und geheimen Informationen verarbeitet werden. Während des Einsatzes der Handwerker sollen die Arbeitsplätze in andere Räumlichkeiten verlegt werden, die den entsprechenden Vertraulichkeitsstufen entsprechen.

Sicherheitsereignisse mit Besuchern

Wird ein Verstoß gegen die Zutrittsregeln festgestellt, ist dieser unverzüglich und schriftlich per E-Mail den Informationssicherheitsbeauftragten oder der Geschäftsleitung zu melden.