Kalender Termine und Ressourcen

Einen Termin planen

Das Quadratraster in der Top Navigations-Leiste bringt Euch zu Eurem Terminkalender und zu den anderen Google Apps. Mit "Termin Eintragen" startet ihr das einstellen eines Termin in Euren Kalender.


Neben dem Anlass/Titel und dem Datum/Uhrzeit (und ob es sich um einen Ganztägigen oder Wiederholenden Termin handelt) sind vor allem Wichtig:

Anzeigen als
Verfügbar: Trotz Termin werdet ihr für Eure Kollegen als verfügbar angezeigt. z.B. wenn der Termin nur eine Erinnerung ist.
Beschäftigt: Für Eure Kollegen werdet ihr in diesem Zeitraum als beschäftigt angezeigt, so das sie für diesen Zeitraum keine Termine mit Euch planen sollten.

Datenschutz
Der Datenschutz betrifft die Sichtbarkeit des Termins wenn andere mit Euch planen. Standard: So wie in Euren Einstellungen hinterlegt (Siehe Kalender_Konfiguration), Öffentlich: Der Termintitel und die Details sind für alle Parasol Kollegen sichtbar, Privat: Nur der geblockte Zeitraum ist für Eure Kollegen sichtbar.

Kollegen einladen und Ressourcen buchen

Über "Hinzufügen: Gäste | Räume u. a." ladet Ihr externe wie interne Termin Teilnehmer ein.


Gäste sind Eure Kollegen oder Externe Meeting Teilnehmer, die beim speichern des Termins eine Einladung bekommen und Euch auf diese zu- oder absagen können. Dazu könnt Ihr ihnen erlauben "den Termin zu bearbeiten", "andere Personen einzuladen", oder "die Gästeliste anzuzeigen".


Über "Räume u. a." bucht ihr die Ressourcen für Eueren Termin, also einen Konfi, ein Auto, einen Beamer, das Studio oder eine Suite. Der grüne Button neben der Ressource signalisiert Euch, das die Resource zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung steht und noch nicht gebucht ist. Bitte beachtet, das unser Front Office zukünftig keine der dort aufgeführten Ressourcen mehr für Euch buchen wird. Dies ist mit diesem System nicht mehr notwendig und wesentlich effizienter und fortschrittlicher Euch selbst möglich.

Mit "Zeitpunkt finden" bekommt Ihr alle Gäste und Ressourcen in einer grafischen Übersicht. Diese hilft Euch eine freie Ressource oder einen möglichen Termin zu finden, wenn es in Eurer Planung zu Überschneidungen mit der Verfügbarkeit kommt.