Barauslagen Merkblatt

Barauslagen – Merkblatt

Grundsätzliches

1. Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
2. Belege deren Ausstellungsdatum älter als 6 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
3. Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe link) erfüllen.
4. Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
5. Belege über 150,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet:
   
   Parasol Island GmbH
   Neusser Str. 125
   40219 Düsseldorf
    
   
6. Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!

Deckblatt

• Name
• Projektnummer
• Projektnummer / Kostenstelle (bitte immer 100% sicherstellen, dass diese Angabe korrekt ist
• nur bei Reisen: Reisebeginn Datum und Uhrzeit
• nur bei Reisen: Reiseende Datum und Uhrzeit
• Pro Kostenstelle / ein Deckblatt
• Der Mehrwertsteuersatz muss auf dem Beleg ausgewiesen sein und auf dem Barauslagen-Abrechnungsbeleg in der richtigen Spalte eingepflegt werden (kleiner Hinweis, ÖPV und Taxi 7%; Bewirtungstipps 0%)
• Ein erhaltener Vorschuss ist mit einem Minus einzugeben
• Wer das Geld zurückerhält unterschreibt

Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei Projekten

1. Projektauslagen z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst
   
   Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)
    
   
2. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
3. Bewirtung intern Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
4. Crewbewirtung bei Dreh (sowohl intern als auch extern)
   
   

   Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste
   aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol
   Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen

5. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
6. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)
7. Vorschüsse die ihr weitergebt, müssen in der Barauslagenabrechnung mit dem Namen dessen, an wen der Vorschuss ausgezahlt wurde versehen sein. Darüber hinaus muss eine sofortige Info per Mail über die weitergereichte Vorschussauszahlung an die an die Buchhaltung erfolgen (auch wenn ihr die Abrechnung noch nicht erstellt wird).
8. Anzahlungen auf Rechnungen sind nicht gestattet, das läuft ausschließlich über die Buchhaltung!

Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV

1. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
2. Bewirtung intern Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
3. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
4. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)
5. Reisekosten (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)
6. Porto
7. Bürobedarf Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
8. Tanken /Parkgeb.
9. Geschenke Kunde oder Mitarbeiter?
10. Sonstiges… Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor

Einzelbelege

Ebenfalls auf dem Server im gleichen Ordner befinden sich Einzelabrechnungsbelege. Diese wurden für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege vorangefertigt. Bitte diese Belege verwenden & die entsprechenden Felder ausfüllen. Alle weiteren Belege, die nicht DINA 4 groß sind, bitte auf einen Blankoblatt kleben.

1. Taxibelege (siehe Formular)
   Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein.
    
   
2. Tankquittungen (siehe Formular)
   Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein.
    
   

Kundengeschenke

Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

Mitarbeitergeschenke

Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

UNARTEN

• Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
• Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
• Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.

Auszahlung eines Vorschüsses

Vorschüsse erhalten Projektmanager (größtenteils aus dem Film Departement) von Friederike Neu -230, friederike.neu@parasol-island.com. Sie werden bei einem Betrag von über 200,--€ in die Faktura eingetragen und müssen ebenfalls innerhalb von 6 Wochen anhand der oben genannten Dateien bearbeitet und eingereicht werden.

Erstattungsvorgang

Die ausgefüllten Barauslagen dem Front Office vorlegen. Dort erhaltet ihr bei kleineren Beträgen nach Möglichkeit die Auslagen sofort erstattet. Andernfalls wird Euch der Betrag kurzfristig überwiesen.

Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

Formulare

Deckblatt: File:Barauslagen Deckblatt.pdf
Bewirtung: File:Barauslagen_Bewirtung.pdf
Tanken: File:Barauslagen_Tanken.pdf
Taxi: File:Barsauslagen_Taxi.pdf
Kilometergelderstattung: File:Barauslagen_Kilometergelderstattung.pdf