Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:

Grundsätzliches

1. Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
2. Belege deren Ausstellungsdatum älter als 6 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
3. Vorschüsse, V-Gelder aus der Kasse, werden nach Wartezeit, länger als 6 Wochen, vom Gehalt einbehalten.
4. Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
5. Belege über 150,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

Einzelbelege

Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege wurden spezielle Einzelbelege vorangefertigt. Bitte diese Belege verwenden & die entsprechenden Felder ausfüllen. Alle weiteren Belege, die nicht DINA 4 groß sind, bitte auf einen Blankoblatt kleben.

Kundengeschenke

Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

Mitarbeitergeschenke

Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 44,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

UNARTEN - Belege, die nicht erstattet weden

1. Taxibelege: UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
2. Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
3. Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.

Auszahlung eines Vorschüsses

Vorschüsse erhalten Projektmanager (größtenteils aus dem Film Departement) von Friederike Neu (-230, friederike.neu@parasol-island.com. Sie werden bei einem Betrag von über 200,--€ in die Faktura eingetragen und müssen ebenfalls innerhalb von 6 Wochen anhand der oben genannten Dateien bearbeitet und eingereicht werden.

Erstattungsvorgang

Die ausgefüllten Barauslagen dem Front Office vorlegen. Dort erhaltet ihr bei kleineren Beträgen nach Möglichkeit die Auslagen sofort erstattet. Andernfalls wird Euch der Betrag kurzfristig überwiesen.

Belege außerhalb der Anforderungen

Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.