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Zeiterfassung

From Parasol

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit

  • Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), ist zeiterfassungs-pflichtig.
  • Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird ebenfalls erfasst.
  • Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit. Nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet.
  • Projektaufwände sind im vollständigem Umfang mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
  • Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen.
  • Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
  • Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
  • Es wird erwartet, dass die Kostenstellen-bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, SLA, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet.
  • Leerlauf? Fragt Euren HOD, er hat bestimmt etwas für Euch zu tun!
  • Es wird erwartet, dass Ihr Euch bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Projektleiter und die Projektleiter an die Department Heads wendet.
  • Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind dazu verpflichtet, für diese (nach Rücksprache mit dem Department Head) entsprechende Sonderprojekte anzulegen.
  • Reisezeit ist keine Arbeitszeit - Die Reisezeit kann daher in der Zeiterfassung nicht als Tätigkeit zu einem Projekt erfasst werden, sondern kann lediglich als "Job": "Reiseaufwand" erfasst werden. Sitzt Ihr jedoch im Zug um zB. dort die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin zu machen, so kann dies wie eine normale Arbeitszeit auf dem Projekt erfasst werden. Rechtliche Hintergrundinformationen dazu hier: http://anwaltskanzlei-hoffmann.de/veröffentlichungen/archiv/die-arbeitsrechtliche-behandlung-von-reisezeiten/
  • Technische Probleme mit der Zeiterfassung? Bitte prüft, dass der Skalierungsfaktor des Browsers (Darstellung auf Originalgröße) auf 100% eingestellt ist (CMD 0). Dann Wochenansicht neu laden und dann geht es.
  • Für Mitarbeiter die Key Account Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt:


Time registration

The working hours of every member of staff will be recorded. Time registration doesn’t mean that the attendence in the office is controlled, it is for the documentation of time you spent working on specific projects. That means that it is not about booking plenty of time on your projects, it is about booking the real amount of time/effort you put in the project. This will help the CEOs and Production Managers to calculate their projects and to guarantee a well regulated production process.

Rules of recording your working hours

  • Every member of staff is in duty of recording their working hours
  • Unefficient working hours (working hours, that are not spent on projects for the company, e.g. „when there is nothing to do“) must also be recorded.
  • The goal is to have a 95% average utilisation (see p. 8) of the employee standard working time. Not registered hours will be interpreted as missing utilisation.
  • Project work must be booked in their entire extend with a short but clear work description (incl. waiting time that can not be used otherwise, pitches, preparation, research, advanced training on a project, adjustment to a new job, finishing, etc.
  • The working hours are up to date and need to be recorded on the following Monday latest, please close your weeks after you have finished your entries.
  • The repeated not-recording or too late-recording will be mentioned in the employee evaluation and can lead to reprimands and formal warnings with legal consequences
  • The time registration doesn’t have to be a meticulous image of your day, it is supposed to summarize the distribution of the work on projects in general
  • The working time on cost units (Department ANM, ADM, FLM, INT) is not supposed to be more than 5% of your weekly general working time
  • For inefficient working time there is a a project for every department called „standby(Leerlauf)“. If there is no job to do, please talk to your Head of Department
  • As an artist it is your duty to talk to your project manager in case there’s no assigned task
  • Travel time is no working time - Therefore you are not able to track your travel time to a specific project. You can track your travel time by choosing "job": "Reiseaufwand" without a project-selection. If you are traveling by train for example, and prepare a meeting with one of your clients, you can track this time a normal working time on the specific project. Background information here: http://anwaltskanzlei-hoffmann.de/veröffentlichungen/archiv/die-arbeitsrechtliche-behandlung-von-reisezeiten/
  • Technical problems with your timekeeping? Please check if your browser setting is scaled to 100% (CMD 0) - After that you reload your timekeeping in the agentursoftware - tis should help.
  • Members of staff who are working on Aquise or administrative projects must talk to their Head of department in order to create a special project you can book your time on

Hilfreiche Informationen

  • Bitte nutzt die Projektfreischaltungs-Funktion, sie macht es allen Beteiligten leichter Euch für ein Projekt freizuschalten.
  • Bitte IMMER eine kleine Bemerkung (stichpunktartig) hinzufügen!


Was fällt alles unter Projektarbeitszeit:

  • Abstimmung zu konkreten Projekten mit Kollegen / Freelancern
  • die Zeiterfassung als solche
  • die Ressourcenplanung für ein spezifisches Projekt
  • projektbezogene Urlaubsübergaben

Timetracking Access

In der Agentursoftware im Bereich der Zeiterfassung findet ihr einen Button "Projektfreischaltungsanfrage". Ihr könnt hier nach allen erdenklichen Stichwörtern suchen (erste Zeile des PopUps) Ein Klick auf das Schloss-Symbol aktiviert die Freischaltungsanfrage bei dem Projektverantwortlichen

Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development

Folgend das Vorgehen für die Erfassung von Aufwänden (Arbeitszeit und externe Kosten), die zur Kunden Akquisition oder zur Key Account Pflege anfallen.

Für jeden Key Account, Producer und Projektmanager sind interne "NWB {Mitarbeiter} Akquisition & Key Account Development" Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Neukunden anfallen.
Für jeden Key Account Kunden sind eigene {KUNDE} Akquisition & Key Account Development Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Bestandskunden anfallen.


  • Diese Projekte sind auch nicht für Aufwände, die im Rahmen der kontinuierlichen Account-Betreuung anfallen. Sofern diese existieren bedeutet dies, das es einen Retainer geben oder ein solcher vereinbart werden muss.
  • Sofern, wie bsp. beim Besuch einer Messe, die Zuordnung uneindeutig ist, müsst Ihr eure Aufwände möglichst realitätsnah aufteilen.
  • Sofern es sich um eine Neukunden Akquisition handelt, behandeln wir diesen wie einen Kunden (das soll er ja schliesslich werden). Dieser muss also vollständig mit Ansprechpartnern in der Software angelegt werden. Dies ermöglicht euch auch den Akquisitions Verlauf über das Sales Tool in der Software zu dokumentieren.
  • Die auf diesen Projekten verbuchten Stunden müssen mit einer kurzen, aber eindeutigen Beschreibung eurer Tätigkeit versehen werden.

Zeiterfassung Administration

Zeiterfassung Administration


Überblick interne Projekte:

Projektnummer Projektname Leistungen, Arbeitszeiten von (nicht Projektbezogen!)
pro Department individuell Allgemeine Account&Department Abstimmungs-Meetings allgemeine Schulungs & Fortbildungsprojekte

für die MA: Feedback- Mitarbeiter-gespräche Arbeit am Erfüllen der Ziele aus der ZV (sofern nicht mit Projektbezug oder andere internen Projekt zuzuordnen, z.B. Cases)

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