Agentursoftware

Projektstart

Jede Anfrage und jedes Projekt wird von dem Projektverantwortlichen in der Agentursoftware angelegt. Beim Anlegen benennt er die Projektbeteiligten, damit diese Zeit auf dieses Projekt buchen können. Mit dem abspeichern eines neuen Projektes wird die Basisordnerstruktur automatisch auf dem Fileserver angelegt. Auf dem PowerControlCenter muss das Projekt händisch angelegt und mit den nötigen Freigaben versehen werden.

Kalkulationen werden ausschließlich in der Agentursoftware vorgenommen und als PDF über den Export weitergegeben oder ausgedruckt. Agenturprovision (MarkUp oder Handlingfee) sind einheitlich 26,5% für sämtliche Angebote und Projekte.

Es ist wichtig, auch nicht weiter berechenbare externe Kosten für Freelancer etc. in der Kalkulation zu erfassen. Hierfür nutzt ihr die Option „nicht an Kunde weiter- berechnen (nur intern)“

Projektverlauf

Es obliegt dem oder den Projektverantwortlichen, seine Projektdaten zu pflegen. Nach erteilter Auftragsvergabe muss der Projektstatus entsprechend modifiziert werden. Nachkalkulationen oder Modifikationen der angebotenen Leistungen werden im Controlling realisiert. So ist der administrative Projektverlauf eindeutig nachvollziehbar.

Besonders seien Abrechnungen von Nebenleistungen, wie Kuriere betont. Diese werden unverzüglich nach der Beauftragung mit Datum, Leistung (Strecke etc.), Grund (Inhalt o.ä.) und Besteller in das Controlling eingetragen. Der Eintrag im Projekt Controlling lautet:

Titel:
Kurier Absender -> Empfänger

Beschreibung:
Datum: TT-MM-JJ
Besteller: {Name}
Operator: {Name}
Inhalt: {Inhalt}

Sollte die Vergütung unklar sein, werden diese Leistungen dennoch mit einem Betrag von 0,- € eingetragen und nach dem Rechnungseingang des Dienstleister verifiziert.

Auf der Startseite des Projektleiters erscheinen sämtliche eingegangenen Lieferantenrechnungen für seine Projekte. Der Projektleiter ist angehalten, diese innerhalb eines Tages zu prüfen und bei korrekter Ausfertigung freizugeben. Dies ist besonders bei Skontofähigen Rechnungen nötig!

Rechnungen werden grundsätzlich erst nach ihrer Freigabe bezahlt. Gebt ihr sie nicht frei, warten euere Lieferanten länger auf ihr Geld als nötig.

Provisionszahlungen und Kickback

Bei Parasol Island bestehen KEINE betrieblichen oder privaten Provisions oder Kickback Vereinbahrungen mit unseren Lieferanten. Dies steht im Gegensatz zu unserer Verpflichtung, für unsere Kunden den wirtschaftlich günstigsten Einkauf zu realisieren.

Generell hat jeder Mitarbeiter von Parasol freie Dienstleisterwahl. Ziel ist es, den Qualitativ hochwertigsten und dennoch wirtschaftlich sinnvollsten Einkauf zu realisieren.

Es bestehen eine Reihe von verhandelten Rabattierungen und Rahmenvereinbahrungen mit Dienstleistern die jedem Mitarbeiter offen stehen zu nutzen. Diese Dienstleister können bei der Geschäftsführung erfragt werden.

Skontovereinbahrungen

Die Projektleiter sind angehalten, Skontovereinbahrungen mit den von Ihnen beauftragten Dienstleistern zu treffen. Ziel ist es, die Liquidität unserer Dienstleister zu unterstützen und zu ihren Rechnungen, sofern unstrittig und freigegeben, einen Zahlungseingang innerhalb von drei Werktagen zu realisieren. Als wirtschaftlichen Anreiz ziehen wir 3% Skonto von dem entsprechenden Rechnungsbetrag.

Die Vorlage für eine Skontovereinbahrung liegt bei den in Word pslsrv10/Projects/_Resources/_Parasol\ Vorlagen/

vor und kann über die Vorlagen abgerufen werden. Diese wird mit den richtigen Daten ergänzt dem Dienstleister zur Verfügung gestellt und von ihm unterschrieben zurückgefaxt. Der vereinbarte Skontosatz ist in der Agentursoftware einzupflegen, die unterschriebene Skontovereinbahrung wird ausgedruckt und der Buchhaltung zur Archivierung zur Verfügung gestellt.

Sollte bei einem Dienstleister kein Interesse an einer Skontovereinbahrung bestehen, ist dies entsprechend in der Agentursoftware zu vermerken.

Projektabschlüsse

Projektabschluss