Ausschreibungen

A. Vorüberlegungen

Der erste Blick geht immer in die Preismatrix / Bewertungskrtieren: Wenn hier nicht 70-80% der erforderlichen Punkte erreichbar sind, lohnt sich die weitere Durchsicht der Unterlagen nicht.

Wenn wir keine 70-80% erreichen können, heißt dies nicht sofort das wir absagen. Es gibt noch folgende

1. 1. Bietergemeinschaft bilden (Geeignet, wenn zu klein für den Auftrag / Ideal bei fehlenden Kompetenzfeldern / haften gesamtschuldnerisch!)
2. 2. Unterauftragnehmer (ausgelagerte Dienstleistung / Lösung bei fehlendem Team)
3. 3. Eignungsleihe (Bei fehlenden Referenzprojekten / Das "verleihende" Unternehmen muss die entsprechenden Leistungen auch tatsächlich erbringen)

Wenn keine dieser Optionen in Betracht gezogen werden kann: nicht teilnehmen und die "rejected" Gründe im betreffenden Task in awork angeben.

Best Practise "Öffentliche Ausschreibungen" des GWA findet ihr hier: DOWNLOAD

1. Dokumente/Informationen

Wir merken, dass bei Ausschreibungen immer wieder die gleichen Standarddokumente und Informationen abgefragt werden. Diese jedesmal zusammenzusuchen, sich durchzufragen und dann vielleicht das Timing zu verpassen ist arbeitsintensiv und auch ärgerlich. Vor diesem Hintergrund möchten wir euch unterstützen eure Arbeitszeit zu optimieren, helfen Fehler zu vermeiden und den gesamten Prozess zu vereinfachen und haben eine zentrale Datenbasis geschaffen. In der findet ihr verschiedene Standarddokumente, wie z.B. Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, Kopie des Handelsregisterauszuges sowie viele weitere relevante Informationen die ihr zur Teilnahme bei Ausschreibungen benötigt.

Und zwar HIER

Uns ist bewusst, dass diese Dokumente nicht immer alle Anforderungen erfüllen, solltet ihr also weitere Dokumente und Informationen benötigen und nicht wissen wie ihr an diese ran kommt, meldet euch bitte bei Partner Relations - carolina.feldsalles@parasol-island.com, sie ist die neue Ansprechpartnerin bei Fragen rund um den technischen/bürokratischen Teil von Ausschreibungen, sodass ihr euch auf die Strategie sowie kreativen Part konzentrieren könnt.

Zu dem haben wir uns ins Amtliche Verzeichnis Präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) eintragen lassen. Hierzu ist eine ganze Reihe an Dokumenten notwendig die dem IHK einmal im Jahr vorgelegt und überprüft werden. Ist man einmal registriert hat das den Vorteil, dass wir bei öffentlichen Ausschreibungen nicht mehr alle Einzelnachweise hochladen müssen, sondern einfach das Zertifikat angeben können. Das spart Zeit und vermeidet eventuell wegen fehlerhafter Eignungsnachweise ausge­schlossen zu werden. Diese Präqualifizierung muss von allen öffentlichen Auftraggebern anerkannt werden.

Das Zertifikat findest du HIER

2. Preise / Rate Cards

Wir haben zwar eine Standard Rate Card mit Stunden und Tagessätzen zu allen Gewerken, aber nicht immer macht es Sinn genau diese zu verwenden. Bei wiederkehrenden ausschreibenden Stellen (gleiche Firmen/Behörden etc.), sollten die Preise, die bei vergangenen Ausschreibungen angegeben worden sind (ob gewonnen oder verloren) mit in Betracht gezogen werden. Hierzu haben wir eine Preis Bewertungsmatrix erstellt in der wir Preise von den vergangenen Ausschreibungen erfassen und vergleichen.

Diese Liste findest du HIER

3. Ausblick - Learnings

Ein weiteres Ziel ist es aus den vergangenen Ausschreibungen Rückschlüsse zu ziehen die uns bei der Bearbeitung neuer Ausschreibungen helfen und leiten können. Das gilt in Hinsicht auf Angebote / Preise aber auch auf alle anderen Gründe weshalb wir eine Ausschreibung gewinnen oder verlieren. Um diese Informationen gezielter auszuwerten arbeiten wir gerade daran den Pitch Abschluss anzupassen und zu ergänzen sowie an einem neuen Tool (OS/ Buy & Sell) das die Analysen und Auswertungen zugänglich macht.

4. Plattformen, bei denen wir angemeldet sind

Wir sind bei folgenden Plattformen mit den angegebenen Log in Daten angemeldet:

evergabe

https://www.evergabe.de
Was ihr dazu wissen müsst

DTVP - Deutsche Vergabeplattform

https://www.dtvp.de/Center/

Deutsche evergabe

https://www.deutsche-evergabe.de/Dashboards/Dashboard

Vergabekooperation Berlin

https://vergabekooperation.berlin/NetServer/

subreport

https://subreport.de/ausschreibungen/auftraege-suchen/

evergabe NRW

https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/welcome.do

Deutsches Ausschreibungsblatt

https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de

Deutsche Bahn Vergabeportal

https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierportal/portal/tabs/vergaben

Log in Daten findet Ihr in 1Password!

Generell suchen wir nach Ausschreibungen für die folgenden Bereiche/ Disziplinen: Bewegtbild, Film, Video, Postproduktion, CGI, Social Media.

Suchmaschinen sind eingerichtet und nun: viel Erfolg!