AOK Rheinland-Pfalz/Saarland – Social Reporting
Das monatliche Reporting der AOK Rheinland-Pfalz/Saarland wird als PowerPoint-Datei auf dem Server hochgeladen. Da das Social Team keinen direkten Zugriff hat, übernimmt Paula den Upload, nachdem sie das Reporting final geprüft hat. Der Upload soll in der ersten Woche des neuen Monats erfolgen. Anschließend wird der Kunde via Teams über den Upload informiert.
Monatliche Reportings "Step by Step"-Anleitung
Zuerst solltest du alle Folien durchgehen und prüfen, ob der richtige Berichtsmonat überall korrekt eingetragen ist. Danach trägst du auf jeder Folie das geplante Upload-Datum ein. Anschließend kannst du mit der inhaltlichen Befüllung der Präsentation beginnen.
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Folie 2 – Management Summary (kanalübergreifend):
Hier werden die wichtigsten Erkenntnisse des Monats zusammengefasst. Links fügst du zwei Bildbeispiele aus veröffentlichten Beiträgen ein. Im grünen Kasten beschreibst du die wichtigsten Themen des Monats und wie die Community reagiert hat:
- Wie war’s? (Themenschwerpunkte, besondere Vorkommnisse).
Rechts beantwortest du:
- Wie lief’s? (KPIs, Zielerreichung)
- Was verbessern? (Learnings und nächste Schritte)
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Folie 3 – Image- und Mitgliedsgewinnung:
Beschreibe, was im vergangenen Monat zur Imagebildung und zur Mitgliedergewinnung beigetragen wurde – durch Beiträge oder Community-Management. Wenn du selbst kein CM gemacht hast, hole dir kurze Infos vom Team.
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Folie 4 – KPIs und Learnings (Facebook + Instagram):
Hier zeigst du die wichtigsten Zahlen aus Swat.io. Für organische Reichweite und Interaktion zählst du nur nicht-beworbene Inhalte. Vergleiche die Werte mit dem Vormonat und beschreibe für jeden Kanal, was gut lief und was verbessert werden kann.
Kleiner Tipp: Speicher das Reporting zwischendurch immer wieder ab, denn man weiß nie und doppelte Arbeit wilsst du dir sicherlich nicht machen.
Instagram en detail
Die nachfolgenden Seite befassen sich mit dem Instagram-Kanal im Detail.
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Folie 6 – Instagram Management Summary:
Kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Learnings für Instagram. Links: ein Bild aus einem veröffentlichten Post. Rechts: kurze Analyse, was funktioniert hat – z. B. gut laufende Formate oder Herausforderungen.
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Folie 7 – Follower-Entwicklung (Instagram)
Ziel der Folie: Diese Seite zeigt die Entwicklung der Instagram-Follower im Berichtmonat sowie demografische Informationen zur Zielgruppe (Alter, Geschlecht).
So gehst du vor:
- Followerzahlen aus Swat.io
- Gehe auf Swat.io → Analytics → Community → Größe
- Wähle den passenden Monat aus (z. B. Juni)
- Lade dort einen Screenshot des Größen-Verlaufs (Visualisierung) herunter ➝ Diese Zahlen müssen identisch mit Folie 4 sein.
- Zielgruppen-Daten aus der Instagram-App
- Öffne die Instagram-App und gehe zu Insights → Gesamte Zielgruppe
- Achte darauf, dass du den richtigen Zeitraum (z. B. Juni) auswählst
- Trage in den Text ein:
- Anteil weiblich/männlich (z. B. 69 % / 31 %)
- Zwei größte Altersgruppen (z. B. 25–34 Jahre und 35–44 Jahre mit jeweiligem Prozentwert)
- Text schreiben
- Formuliere auf Basis der Zahlen einen kurzen beschreibenden Text mit Follower-Wachstum, Geschlechterverteilung und Altersschwerpunkten.
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Folie 8 – Entwicklung der durchschnittlichen organischen Reichweite pro Post (Instagram)
Ziel der Folie: Diese Seite zeigt, wie sich die organische Reichweite pro Beitrag im Berichtmonat entwickelt hat. Ergänzend werden Beiträge mit besonders hoher oder besonders niedriger Reichweite kurz analysiert.
So gehst du vor:
- Daten aus Swat.io abrufen
- Gehe zu Swat.io → Analytics → Content → Posts
- Wähle den Kanal Instagram und den relevanten Monat (z. B. Juni)
- Aktiviere den Filter „organisch“ und lasse dir die organische Reichweite pro Post anzeigen
- Durchschnittliche Reichweite berechnen
- Manuell alle Reichweiten der Inhalte addieren und durch die Anzahl der Inhalte teilen. ➝ Diese Durchschnittszahl muss identisch mit Folie 4 sein
- Screenshot
- Lade einen Screenshot des Graphen „Reichweite pro Post“ herunter
- Füge ihn in die Folie ein
- Text schreiben
- Erwähne die berechnete durchschnittliche Reichweite pro Beitrag
- Gehe auf auffällige Ausschläge im Graphen ein:
- Prüfe, welche Posts an Tagen mit besonders hoher oder niedriger Reichweite veröffentlicht wurden
- Diese Posts werden in den Folien 9 (Top 3) und 10 (Bottom 3) im Detail analysiert
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Folie 9 – Top 3 Posts nach Reichweite: Bestimme die drei Posts mit der höchsten organischen Reichweite im Swat.io-Dashboard. Füge Screenshots, Reichweite und Link ein. Begründe, warum die Posts vermutlich so gut performt haben (z. B. Thema, Format, Timing). Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings gut performt haben. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Instagram, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst.
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Folie 10 – Flop 3 Posts nach Reichweite: Gleiches Vorgehen wie bei Folie 9 – aber für die drei schwächsten Beiträge. Kurz analysieren, warum diese Inhalte wahrscheinlich weniger Reichweite erzielt haben (z. B. Bildsprache, Zeitpunkt, Thema). Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings nicht gut performt haben. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Instagram, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst.
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Folie 11 – Instagram: Entwicklung der organischen Interaktionen
Ziel der Folie: Diese Seite zeigt, wie viele organische Interaktionen (Likes, Kommentare, Shares etc.) die Beiträge im Berichtsmonat erzielt haben. Ergänzend werden auffällige Posts kurz analysiert. So gehst du vor:
- Daten aus Swat.io abrufen
- Gehe zu Swat.io → Analytics → Content → Posts
- Wähle den Kanal Instagram
- Wähle den relevanten Monat (z. B. Juni)
- Aktiviere den Filter „organisch“
- Gehe auf den Reiter „Interaktionen“
- Gesamte Interaktionen berechnen
- Zähle die Gesamtanzahl aller organischen Interaktionen
- Teile diese durch die Anzahl veröffentlichter organischer Posts, um den Durchschnitt pro Post zu berechnen
- Zusätzlich: Ermittle die durchschnittliche Interaktionsrate aus Swat.io
- Screenshot
- Lade einen Screenshot des Diagramms „Interaktionen“ herunter
- Füge ihn unten auf der Folie ein
- Text schreiben
- Nenne die Gesamtinteraktionen, die Anzahl der Posts, den Durchschnitt pro Post sowie die Interaktionsrate
- Gehe auf besonders hohe oder niedrige Ausschläge im Graphen ein
- Schaue nach, welcher Post an diesem Tag veröffentlicht wurde
- Diese Posts findest du später wieder in den Top-/Bottom-Folien (13 & 14)
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Folie 12 – Instagram: Top 3 Postings nach Interaktionen
Ziel der Folie:
Diese Seite zeigt die drei Beiträge mit den meisten organischen Interaktionen im Berichtsmonat. So können Rückschlüsse gezogen werden, welche Inhalte besonders gut bei der Community ankommen.
So gehst du vor:
- Daten aus Swat.io abrufen
- Gehe zu Swat.io → Analytics → Content → Posts
- Kanal: Instagram, Monat auswählen, Filter: organisch
- Sortiere die Beiträge nach Interaktionen (absteigend)
- Screenshots erstellen
- Öffne die drei Beiträge direkt auf Instagram im Web
- Mache Screenshots aus dem Feed (nicht Story oder Reel-Cover)
- Zahlen ergänzen
- Trage unter jedem Bild die Anzahl der Interaktionen ein (aus Swat.io)
- Kopiere die URL des jeweiligen Beitrags aus Instagram und füge sie ebenfalls ein
- Text schreiben
- Oben auf der Folie: Kurze Zusammenfassung, welche Art von Inhalten besonders gut funktioniert hat
- Unter jedem Bild: kurze Begründung, warum der Beitrag gut performt haben könnte (z. B. emotionale Ansprache, Haltung, Relevanz, Timing, Storytelling etc.) Falls der Beitrag bereits in den Top 3 nach Reichweite auftaucht, darf die Begründung gerne übernommen werden.
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Folie 13 – Instagram: Bottom 3 Postings nach Interaktionen
Ziel der Folie: Diese Seite zeigt die drei Beiträge mit den wenigsten organischen Interaktionen, um daraus mögliche Optimierungspotenziale abzuleiten. So gehst du vor:
- Daten aus Swat.io abrufen
- Gleicher Weg wie bei Folie 12
- Sortiere die Beiträge nun aufsteigend nach Interaktionen
- Screenshots & Zahlen
- Beiträge öffnen, Screenshots aus dem Feed
- Interaktionszahl und Link wie oben einfügen
- Text schreiben
- Oben auf der Folie: Kurze Zusammenfassung, welche Inhalte nicht gut funktioniert haben
- Unter den Bildern: kurze Vermutung, warum sie schwach performt haben (z. B. visuelle Gestaltung, Timing, fehlender Call-to-Action, unklare Botschaft etc.) Wenn der Beitrag bereits auf Folie 10/11 begründet wurde, kann die Erklärung übernommen oder leicht angepasst werden.
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Folie 14 – Instagram Stories (KPI-Entwicklung)
Ziel der Folie: Diese Folie zeigt die Entwicklung der organischen Instagram-Stories anhand von Reichweite und Impressionen. Sie dient dazu, die durchschnittliche Reichweite pro Story sowie das Gesamtvolumen der Stories im Monat zu dokumentieren.
So gehst du vor:
- Daten aus Swat.io abrufen
- Gehe zu Swat.io → Analytics → Content → Stories
- Wähle den Kanal Instagram, den Monat (z. B. Juni) und setze den Filter auf „organisch“
- Merke dir folgende Kennzahlen:
- Anzahl der veröffentlichten Stories
- Gesamte Reichweite (erreichte Personen)
- Gesamte Impressionen
- Berechnung
- Berechne die durchschnittliche Reichweite pro Story: Gesamtreichweite ÷ Anzahl der Stories
- Vergleiche ggf. mit dem Vormonat
- Screenshot
- Gehe im Tab auf „Reichweite“
- Lade den Visualisierung-Screenshot des Graphen herunter und füge ihn in die Folie ein
- Text schreiben
- Gib die Gesamtzahlen der Stories, Impressionen und Reichweite an
- Notiere die durchschnittliche Reichweite pro Story
- Hinweis: Aktuell keine zuverlässige Completion Rate über Swat.io – die Analyse basiert daher auf der Reichweite
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Folie 15 – Instagram Stories Top 3 (nach Reichweite)
Diese Folie zeigt die drei Instagram Stories mit der höchsten organischen Reichweite im Berichtsmonat. Die Daten entnimmst du Swat.io:
So gehst du vor:
- Swat.io öffnen →
Analytics→Content→Stories - Wähle den Kanal: Instagram und den Monat (z. B. Juni) aus
- Filtere auf „organisch“
- Sortiere nach Reichweite
- Lade die drei Stories mit der höchsten Reichweite aus dem Archiv der Instagram-App herunter (bei Stories mit weißem Hintergrund ggf. Rahmen einfügen)
- Füge die organische Reichweite unter jedem Screenshot ein (steht ebenfalls in Swat.io)
- Erstelle eine kurze Begründung, warum die jeweilige Story besonders gut performt hat (z. B. emotionaler Bezug, interaktive Elemente, gesellschaftliche Relevanz)
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Folie 16 – Instagram Stories Bottom 3 (nach Reichweite)
Diese Folie zeigt die drei Stories mit der geringsten Reichweite im Monat – ebenfalls basierend auf Swat.io.
Vorgehen identisch wie bei Folie 15:
- Swat.io öffnen →
Analytics→Content→Stories - Wähle den Kanal und Monat
- Filtere auf „organisch“
- Sortiere nach niedrigster Reichweite
- Lade die Stories aus dem Archiv der Instagram-App herunter
- Screenshots einfügen, ggf. mit Rahmen
- Füge die Reichweiten unter die Bilder ein
- Verfasse eine kurze Erklärung, warum die Story vermutlich schlechter performt hat (z. B. zu spezielles Thema, visuell nicht ansprechend)
Kleiner Tipp: Speicher das Reporting zwischendurch immer wieder ab, denn man weiß nie und doppelte Arbeit wilsst du dir sicherlich nicht machen.
Facebook en detail
Die nachfolgenden Seite befassen sich mit dem Facebook-Kanal im Detail.
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Seite 18 ist eine zusammenfassende Folie / Management Summary speziell für Facebook. Hier fasst du kurz zusammen, was die Learnings und Erkenntnisse des vergangenen Monats sind. Auf der linken Seite fügst du ein Bild ein, das auf Facebook im vergangenen Monat veröffentlicht wurde.
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Folie 19 zeigt die Entwicklung der Fans auf Facebook. Hier machst du im Dashboard "AOK RPS Reporting" einen Screenshot und fügst diesen ein. Zudem liest du hier die Zahlen des ersten Textteils ab. Denk dran, sie müssen den Zahlen von Seite 4 entsprechen.
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Folie 20 zeigt die Entwicklung der durchschnittlichen organischen Reichweite pro Post auf Facebook. Hier machst du im Dashboard "AOK RPS Reporting" einen Screenshot und fügst diesen ein. Zudem liest du hier die Zahlen des ersten Textteils ab. Denk dran, sie müssen den Zahlen von Seite 4 entsprechen. Zusätzlich gehen wir auf die auffälligen Postings ein – sowohl die mit extrem guter Reichweite, als auch die mit extrem schlechter Reichweite. Schau hierfür welches Posting an dem Tag mit besonders hohen oder niedrigem Ausschlag des Graphen gepostet wurde.
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Folie 21 zeigt die Top 3 Postings nach organischer Reichweite auf Facebook. Diese findest du im Dashboard "AOK RPS Reporting". Wenn du weißt welche Postings die Bestperformer sind, kannst du sie im Feed screenshoten und einfügen. Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings gut performt haben.
Unter jedem Postings fügst du bitte die dazugehörigen organischen Reichweiten ein, diese findest du ebenfalls im Dashboard. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Facebook, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst. Im letzten Schritt begründest du kurz und knapp, warum das Posting vermutlich gut performt hat.
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Folie 22 zeigt die Bottom 3 Postings nach organischer Reichweite auf Facebook. Diese findest du im Dashboard "AOK RPS Reporting". Wenn du weißt welche Postings die schlechtesten Performer sind, kannst du sie im Feed screenshoten und einfügen. Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings nicht gut performt haben.
Unter jedem Postings fügst du bitte die dazugehörigen organischen Reichweiten ein, diese findest du ebenfalls im Dashboard. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Facebook, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst. Im letzten Schritt begründest du kurz und knapp, warum das Posting vermutlich schlecht performt hat.
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Folie 23 zeigt die Entwicklung der organischen Interaktionen auf Facebook. Hier machst du im Dashboard "AOK RPS Reporting" einen Screenshot und fügst diesen ein. Zudem liest du hier die Zahlen des ersten Textteils ab. Denk dran, sie müssen den Zahlen von Seite 4 entsprechen. Zusätzlich gehen wir auf die auffälligen Postings ein – sowohl die mit extrem guten Interaktionen, als auch die mit extrem schlechten Interaktionen. Schau hierfür welches Posting an dem Tag mit besonders hohen oder niedrigem Ausschlag des Graphen gepostet wurde.
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Folie 24 zeigt die Top 3 Postings nach organischen Interaktionen auf Facebook. Diese findest du im Dashboard "AOK RPS Reporting". Wenn du weißt welche Postings die Bestperformer sind, kannst du sie im Feed screenshoten und einfügen. Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings gut performt haben.
Unter jedem Postings fügst du bitte die dazugehörigen organischen Interaktionen ein, diese findest du ebenfalls im Dashboard. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Facebook, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst. Im letzten Schritt begründest du kurz und knapp, warum das Posting vermutlich gut performt hat. Sollten hier Postings auftauchen, die du schon bei der Reichweite begründet hast, kannst du die vorherige Begründung hier einfach reinkopieren.
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Folie 25 zeigt die Bottom 3 Postings nach organischen Interaktionen auf Facebook. Diese findest du im Dashboard "AOK RPS Reporting". Wenn du weißt welche Postings die schlechtesten Performer sind, kannst du sie im Feed screenshoten und einfügen. Im oberen Teil fasst du nochmal kurz zusammen, welche Art von Postings nicht gut performt haben.
Unter jedem Postings fügst du bitte die dazugehörigen organischen interaktionen ein, diese findest du ebenfalls im Dashboard. Den Link findest du in der Desktop-Variante von Facebook, wenn du den Post aufrufst und die URL kopierst. Im letzten Schritt begründest du kurz und knapp, warum das Posting vermutlich schlecht performt hat. Sollten hier Postings auftauchen, die du schon bei der Reichweite begründet hast, kannst du die vorherige Begründung hier einfach reinkopieren.
🎉 Whoop Whoop – du hast es geschafft. Jetzt das Reporting final speichern. Nun lädst du die Datei bitte unter: https://drive.google.com/drive/folders/1Yzyfkh3mlFVMvkSxPQP11sJ7X0M2R-hw?usp=drive_link hoch und sendest den Link zur Präse an Karo. Sie wird die Präsentation nach Rechtschreibfehlern und Grammtik durchsehen – es kann auch sein, dass sie inhaltliche Rückfragen hat. Im Anschluss wird sie entweder das Posting zur Anpassung an dich senden oder direkt auf den AOK Server hochladen.
Sollte der Upload durch sein, wird sie dir Bescheid geben, du kannst im Anschluss in Teams dem Kunden schreiben, dass das Reporting zur Verfügung steht.