Onboarding Projekt Management
Dein Projekt Manager Inselleben
Job Description
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.
Deine Aufgaben
- eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
- eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
- Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
- Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der OS/
- Ressourcenplanung
- FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe Partner Relations - Artbuying
- interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
- Verteilung von Tickets via Asana
- Koordination von internen und externen Meetings
- Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
- Projektcontrolling
- Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"
- QS
- Erstellung von Rechnungen
- Projektabschlüsse
Nicht Deine Aufgaben
- Kundenführung
- Markenführung
- Markenberatung
Projektmanagement Jour Fixe
Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen. Wichtige Themen können hier in Asana gesammelt werden.
Die Parasol Tools
Parasol x Google
Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.
Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.
Google Chrome
Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.
Essential Tools
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:
Workflow
Ressourcenplanung
Als Projektmanager:in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen in der Sketion "Plan" bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld (bis Mittwoch eob) und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.
Projekte
Jede:r Projektverantwortliche:r plant eigenständig die Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein.
Mitarbeiter:innen
Kommt eine neue Anfrage/Projekt rein, wendet euch zur Planung an die jeweiligen Fachbereichs-Ansprechpartner:innen und definiert gemeinsam den groben Arbeitsaufwand & Umfang, sowie das richtige Teammitglied für die Aufgabe. Die Fachbereichs-APs können euch entsprechend auch mit Einschätzungen für die Kalkulationen unterstützen. Dafür wird in einem gemeinsamen Meeting oder via Asana die Anfrage geteilt und die Bitte um Aufwandsschätzung ausgesprochen. So stellen wir sicher, dass wir realistische Budgets & Timings planen & verkaufen.
Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Strategie: Tim Trapmann
Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/UX: Ben Godry
Ansprechpartner - Fachbereich Konzept/Kampagnen/Overall/Art Direction: Nils Hartmann
Ansprechpartner - Fachbereich Design: Philipp Hüls
Ansprechpartner - Fachbereich Social Media/Redaktion: Annika Jost
Ansprechpartner - Fachbereich Development: David Smith
Ansprechpartner - Fachbereich Influencer Relations: Sarah Krause
Ansprechpartner - Fachbereich Art Buying: Kim Düsselberg
Freelancer
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.
--> siehe Partner Relations - Artbuying
Asana
Asana als Projektmanager*in
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.
Hier findest du einen genau beschriebenen Ablauf zur Benutzung von Asana.
Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.
Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:
- Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.
- Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
- Bitte markiere die Nutzer:in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
- Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
- Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für technische Projekte.
- Die Nutzung der "Status" Funktion auf der Overview Seite in Asana ist Pflicht. Zu allen wichtigen Meilensteinen ist es unabdingbar.
Allgemeiner Ticket-Workflow
[hier]
Dateianhänge / Google Drive Links
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine
Dateiablage
Nomenklatur
Generell
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
- [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
- PENNY15_INT46_Weihnachten_2015
Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.
Ordnerstruktur
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.
Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.
Archive
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.
Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.
Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.
Urlaubsvertretung
Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und hier abzulegen.
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
- Vertretung definieren und Übergabe Termine veranlassen
- Übergabe schreiben
- Ressourcenplanung
- Verteilung der Tickets via Asana
- Ansprechpartner für Kunden kommunizieren
- Abwesenheitsnotiz einstellen