Agentursoftware Pitch- & NewBusiness-Projekte

Wann lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an?

Ein Pitch- NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn ich von einem Kunden zum Pitch eingeladen bin und zur Kunden- oder Projektgewinnung nennenswerte Aufwände anfallen, also ein Konzept, ein Design, ein Treatment etc. dafür erbracht werden muss.
Ein Pitch- NewBusiness-Projekt lege ich nicht an, wenn ich eine konkrete Projektanfrage bekomme und lediglich eine Kalkulation (ein Angebot) abgeben muss. Das lösen wir mit einem rein operativen Kundenprojekt im jeweiligen Department.

Wie lege ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt an?

Als Erstes ist zu unterscheiden, für welches Department das Projekt angelegt werden soll.
Handelt es sich um ein Projekt welches potentiell Geschäft für mehrere Departments generiert? Zum Beispiel sucht ein potentieller Neukunde eine neue Agentur, mit der er zukünftig zusammenarbeiten möchte. --> Dann wird ein Projekt in NewBiz&AccountDevelopment (DEV) angelegt. Bitte stimmt Euch in diesem Falle mit Eurem HOD ab, er kann für kann für ein entsprechendes DEV-projekt anlegen.
Handelt es sich um eine konkrete Projektanfrage (zB. Eine Website, Ein Film, Eine 3D-Animation, ...)? --> Dann wird das Projekt im jeweiligen Department INT, ANM, FILM, SLA angelegt.

In der Projektanlage - Projektbasisdaten - klicke ich auf die Checkbox "Pitchprojekt" oder "New Business Projekt". In diesem Fall werde ich gebeten auch ein entsprechendes Umsatzpotential einzugeben.
Im Umsatzpotetial trage ich den potentiellen Umsatzwert ein, welchen ich vermute bei Pitchgewinn mit dem Projekt generieren zu können.

Unterscheidung Pitch- vs. NewBusiness-Projekt?

Genau genommen gibt es hier keine genaue Unterscheidung. Ich (Jo) würde es mal so formulieren:

Ein Pitchprojekt legen wir dann an, wenn wir damit gegen andere Anbieter ins Rennen gehen. Dies vor allem, wenn wir einen neuen Kunden gewinnen wollen - aber auch Bestandskunden machen manchmal Ausschreibungen/Pitches.
Ein NewBusiness-Projekt lege ich dann an, wenn wir zum Beispiel für einen Bestandskunden aus eigenem Antrieb in Innovationsprojekt ausarbeiten und anbieten wollen.

Nutzung der "Kalkulation" bei Pitch- & NewBusiness-Projekten als Pitchbudget

Bitte verwendet in jedem Fall die Kalkulation, um die voraussichtlichen Pitchaufwände abzubilden!
Dabei bitte die Kalkulationspositionen auf "0 Aufwand im Bereich "Sales" setzen, denn es wird ja kein Umsatz generiert

Somit definiert man auf einfache Weise den Pitchaufwand (das Pitchbudget!) und kann im Projektverlauf entsprechend dagegen controllen.

Bitte beachtet, dass der Pitchaufwand (das Pitchbudget!) realistisch eingeschätzt wird - dieser Aufwand steht dann in Relation zum Umsatzpotential und kann helfen mit dem HOD oder GL zu entscheiden, ob wir diesen Aufwand betreiben wollen.
Das Pitchbudget ist bindend, bitte achtet also darauf, daß die tatsächlichen Pitchaufwände dieses Budget nicht übersteigen!

Was muss ich bei der Angebotserstellung bei Pitch- & NB-Projekten beachten?

Es wird nicht mehr wie zuvor bei Pitchgewinn gegen Eure Pitchaufwände gearbeitet!
Deswegen bietet es sich an, neben dem Pitchprojekt ein weiteres Projekt (Bitte Zeiterfassung sperren!) anzulegen

um dort das eigentliche Angebot / die Kalkulation des Projektes anzulegen, um das ihr gerade pitched.
um hier eventuelle Projektdaten (vor allem in Shotgun) abzulegen, (damit ihr bei Pitchgewinn mit diesen Daten direkt im richtigen Projekt weiterarbeiten könnt)

Gearbeitet / Anlegen von Projektdaten (oft genutzt bei ANM&FLM Projekten, um direkt mit richtigen Shotgun-Verknüpfungen zu arbeiten) wird also auf hoffentlich später gewonnenen operativem Projekt
Die Zeiterfassung findet jedoch im Pitchprojekt statt

Wie schliesse ich ein Pitch- oder NewBusiness-Projekt ab?

In jedem Fall wird das Pitchprojekt ordentlich abgeschlossen - ob gewonnen oder verloren!
also auf keinen Fall stornieren!
Es folgt dann ein eigener Pitch-Projektabschluss - Hierbei werden spezifisch für Pitchprojekte entsprechende Angaben zum Pitchverlauf abgefragt. Man kann sogar entscheiden, ob nicht sogar der Kunde ebenfalls sein Feedback zum verlorenen Pitchprojekt abgibt, denn wir wollen ja schliesslich dazulernen :)
Um den Abschluss machen zu können, müssen natürlich im Controlling alle Positionen auf 0 gesetzt sein, sodass keine Ausgangsrechnung erwartet wird (IST-Umsatz = 0,-€) - In diesem Moment erscheint dann auch der Reiter "Projektabschluss" in der Projektverwaltung.
Bitte ein verlorenes Pitch- oder New Business-Projekt nicht stornieren, immer abschließen!

Das operative Nebenprojekt

wird im Falle Pitch gewonnen weiter verwendet (Zeiterfassung öffnen) wird im Falle Pitch verloren storniert mit einem Verweis auf den entsprechenden Pitchabschluss des Pitchprojektes