Leapsome

Verantwortlichkeiten

Motivation

In der Vergangenheit haben wir oft sehr Stark unterschieden zwischen den jeweiligen Arten von Führungskräften. Dadurch wurden einige Prozesse nicht transparent genug und die Aufgabenverteilung nicht eindeutig.

Durch die folgende, in unseren Augen eindeutige Aufgabenverteilung wollen wir diese Probleme beseitigen.

Die hier gezeigten Ergebnisse basieren auf einer durchgeführten Befragung unter Führungskräften. Danke an alle die teilgenommen haben.

Die fachliche Führungskraft (FFK) verantwortet

Motivation

1. Die Planung und Umsetzung von Teambuilding-Maßnahmen
2. Die Motivation des (eigenen) Teams

Team

1. Die Sicherstellung klarer und transparenter Kommunikation im Projekt-/Kunden-Team
2. Das erkennen und lösen von Krisen/Krisenmanagement (Persönlich/Team)
3. Die finale Zusage an den neuen Mitarbeiter und die Auslösung des "Neuer Mitarbeiter" Workflows
4. Zyklische Feedback- und Leistungsbeurteilungs-Gespräche und deren Dokumentation
5. Die kontinuierliche Leistungsbeurteilung und Dokumentation der eigenen Mitarbeiter im Tagesgeschäft
6. Freigabe von Urlaub und Festlegung der Vertretungsregeln
7. Den Karriereplan eines jeden Mitarbeiters
8. Die Definition/das Rollenbild des Vorbilds im Team
9. Das Erkennen von Konflikten im Tagesgeschäft sowie deren zeitnahe Lösung
10. Das unverzügliche und lückenlose fachliche Onboarding neuer Mitarbeiter

Ressourcen (Wirtschaftlich)

1. Die Zuweisen von Arbeitsaufgaben und Kontrolle der Qualität sowie der Termintreue
2. Ressourcen-Planung/Einsatz des Teams
3. KPI's und Zielvorgaben kommunizieren und kontrollieren
4. Die optimale Besetzung (Team) für die Teilnahme an Pitches
5. Die effiziente und qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben seiner Mitarbeitenden (technisch, inhaltlich)

HR Management

1. Die Führung und Dokumentation von Interviews mit Bewerbern
2. Die Ausschreibung/Beschreibung für die neue Positionen
3. Die Auslösung und Gestaltung eines Exit-Szenarios
4. Alle Vertragsverhandlungen mit dem neuen Mitarbeiter
5. Die Schnittstelle in die Personalabteilung (HR)
6. Die Kommunikation von Beförderungen (Vergütung, Titel) an den MA

Externe Ressourcen

1. Die Einsatzplanung von Freelancern
2. Die Kontrolle der Arbeitsleitung von Freelancern

Detailklärung

HR Management

• Die fachliche Führungskraft entscheidet nicht selbstständig über Gehalt und/oder Titel
• Die fachliche Führungskraft verantwortet nicht die Lohnkosten-Planung

Externe Ressourcen

Die fachliche Führungskraft verantwortet nicht das konkrete sourcen von Freelancern (ist aber gerne gesehen…)

Die disziplinarische Führungskraft (DFK) verantwortet

Team

1. Die Beurteilung des Teams und deren Leistung

HR Management

1. Die Planung der Einstellung neuer/zusätzlicher Mitarbeiter
2. Die Budgetierung neuer und bestehender Stellen (Personalkostenplanung)
3. Die Durchführung disziplinarischer Maßnahmen wie Kündigung oder Abmahnung

Externe Ressourcen

1. Die Genehmigung von Freelance Ressourcen zur Unterstützung des Kernteams

Beide Führungskräfte verantworten

• Die lückenlose, schriftliche Dokumentation aller relevanten Vorgänge und Ereignisse in Leapsome
• Gegenseitiges, anlassbezogenes, strukturiertes und konstruktives Kommunikations- und Führungsverhalten (aka. frühzeitig auf den anderen zugehen und kritische Frage- und Aufgabenstellungen besprechen)

Zyklische Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche

Verantwortlich

Fachlicher Vorgesetzter.

Durchführung

Innerhalb von zwei Wochen vor oder nach dem Stichtag.

Zyklus 
Neue Mitarbeiter

• Nach einer Woche.
• Nach einem Monat.
• Nach 3 Monaten mit optionaler Aufhebung der Probezeit.
• Nach 5 Monaten, wenn die Probezeit nicht aufgehoben wurde.

Zyklus 
Aktive Mitarbeiter außerhalb der Probezeit

1. Jährliches ​​Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräch mit Zielvereinbarung.
2. Halbjährliches Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräch.

Zyklus 
Aktive Mitarbeiter mit Umsatz- und Ertragsverantwortung außerhalb der Probezeit

1. Jährliches ​​Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräch mit Zielvereinbarung.
2. Quartalsweise Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräch.

Leapsome

Ablauf zum ersten Jahresgespräch mit Leapsome

1. Gespräche erfolgen zyklisch in 6 bzw. 4 Monaten.
2. Der (erste) Zyklus wird angestoßen von HR. (Siehe Roadmap)
3. Alle folgenden Gespräche von Leapsome erfolgen automatisch.
4. Die Kalendereinladung via Google muss die FFK selber Einstellen.
5. Die FFK bekommst rechtzeitig eine Email für einen neuen Review Zyklus.
6. Für die meisten Gespräche ist es vorgesehen, dass die FFK „Peers” 
– also andere Kollegen die ebenfalls Feedbacken sollen – definierst. Mindestens der DFK sollte immer „Peer” sein.
7. Im Anschluss bekommt die FFK, der Mitarbeiter und die Peers einen Fragebogen/Review zur Vorbereitung. Jeder hat 18 Tage Zeit.
8. Die FFK bekommt das Feedback des MA und der Peers erst zu sehen, wenn du dein eigenes Feedback abgeschlossen hast.
9. Den Termin selbst dokumentierst Du in Leapsome. Innerhalb des Termins/der Termine kannst du deine Antworten noch bearbeiten.
10. Zum Abschluss musst du als FFK mit deinem Mitarbeiter die besprochenen Punkte in den entsprechenden Textfeldern zusammenfassen und auf "Unterzeichnen" klicken.

Zielvereinbarungen während des Jahresgespräch mit Leapsome

Währenddessen ihr in eurem Jahresgespräch seit und die Zielerreichung aus dem letzten Jahr besprecht, vereinbart ihr auch direkt die neue Ziele für das neue Jahr.

1. Zur Gesprächsvorbereitung erstellt ihr als FFK mit „Quick Actions/ Neues Ziel” bei „Worum geht es” das Ziel Briefing (S.M.A.R.T.) für eurem Mitarbeiter (Details in Miro).
2. Im Anschluss bittet ihr euren Mitarbeiter, sich für euer Gespräch Gedanken über seine konkrete, messbare Zielerreichung zu machen.
3. In eurem Jahresgespräch vereinbart ihr dann unter „Wie wird Fortschritt gemessen?/ Beschreibung” das konkret zu erreichende Ziel (S.M.A.R.T.).

Sofort Gespräch / Instant Feedback 
auslösen (Ehemals Eindrücke)

Wie Dokumentiere ich ein 
AdHoc Feedback Talk, Eindruck o.ä.

Am unteren Rand auf "Quick Actions" gehen und auswählen zwischen:

• Feedback geben -> Nur Sichtbar für FK und Mitarbeiter
• Lob geben -> Für alle Sichtbar
• Feedback Anfragen -> Ebenfalls nur Sichtbar für FK und Mitarbeiter
• Private Notiz erstellen -> Dient als Notiz über einen späteren Review. 
Nur für die Person selbst Sichtbar

Siehe dazu auch Miro Board

Jour fixe mit Leapsome

Mit der "Meetings" Funktion könnt ihr schnell und Einfach Meetingprotokolle für einen Jour fixe Kundenmeeting o.ä. erstellen. Geht dazu auf den Reiter "Meetings" > "Aktionen" > "Neues Meeting erstellen", klickt auf "Google Calendar synchronisieren" und wählt den entsprechenden Termin aus. Leapsome fügt automatisch alle Teilnehmer des Termins hinzu. Wählt dann eine Vorlage aus. Aktuell gilt die Vorlage "General Meeting" als Best Practice. Vorlagen, kann HR gerne auf eure Bedürfnisse anpassen.

Q&A

Was passiert mit MISSION?

Wird vorerst ausgesetzt und soll in Zukunft in veränderter Form weiterbestehen.

Gibt es eine Schnittstelle zu Personio?

Die Konfiguration von Leapsome erfolgt und verantwortet HR.

Was passiert bei Zielerreichung?

Das muss die jeweiligen Führungskräfte in der Ziel Formulierung festlegen.

Wann sollen Ziele formuliert werden?

Am besten so früh wie möglich. Ansonsten im Laufe des Jahres.

Haben wir die Eindrucksfunktion noch?

Nein, Eindrücke werden in Zukunft in Leapsome via „Instant Feedback” gegeben.

Was ist mit bestehenden Zielen?

Alle Ziele aus „Mission” wurden in Leapsome übertragen und sind natürlich Gegenstand bzw. Grundlage des Leapsome Jahresgesprächs.

Was ist mit bestehenden Feedbacks?

Bestehende Feedbacks aus „Mission" wurden als „Instant Feedback” in Leapsome übertragen.

Bestehende Feedbacks/Leistungsnotizen aus „Personio" wurden nicht übertragen. Dies bitte als FFK vor/bei dem ersten Gespräch mit Deinem MA als „Instant Feedback” nach Leapsome übertragen.

Was ist mit vergangenen Gesprächen?

Vergangene Gespräche aus „Personio" wurden nicht übertragen. Diese müsst ihr bitte „manuell” berücksichtigen.

Wie führe ich ein außer zyklisches, spontanes Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche mit Leapsome

Über die Funktion "Instant Feedback". Beachte hierbei, dass die Person um die es geht das Feedback immer sehen kann.

Wie/wo kann ich den Status der Reviews/ Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche in meinem Team kontrollieren?

Auf den Bereich Reviews gehen, unter Team Fortschritt.

Peer - Was ist das? Wer sieht meine Bewertung?

Ein Peer-Feedback ist ein Feedback von einer weiteren Person die nicht unbedingt ein Teammitglied oder Führungskraft ist. Wenn du ein Feedback als Peer ausfüllen musst sieht dein Feedback welches du gibst immer nur die Führungskraft der jeweiligen Person und Admins. Sonst niemand. Es werden hier auch keine Notifications ausgelöst.

Wer sieht hier gerade was?

Es gibt mehrere Personenkreise die einen Review ausfüllen können, seie es als Peer, als Führungskraft oder als Selbsteinschätzung. Damit du immer weißt, wer hier was Lesen kann, gibt es ganz unten eine kleine Legende bei der ihr immer die wichtigsten Notes angezeigt bekommt. Error creating thumbnail: File missing

Instant Feedback

Hier wird ausschließlich Feedback wie Lob oder Kritik nach persönlicher Ansprache hinterlegt. Die Private Notiz ist hierbei völlig ungeeignet, da der Mitarbeiter dies nicht sieht und folglich im Fall der Fälle auch keine Dokumentation zur persönlichen Verbesserung sieht. Deswegen ist es wichtig, dass solch ein Feedback immer zeitnah erfolgt. Das Feedback, welches ihr Dokumentieren wollt ist immer für die jeweilige Person sichtbar um die es geht und der Führungskraft. Auch hier gibt es eine Legende:

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How to zyklische Jahresgespräche - Videoerklärung

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