Onboarding Projekt Management

Dein Projekt Manager Inselleben

Job Description

Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

Deine Aufgaben

• eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
• eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
• Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
• Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der Agentursoftware
• Ressourcenplanung
• FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe Partner Relations - Artbuying
• interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
• Verteilung von Tickets via Asana
• Koordination von internen und externen Meetings
• Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
• Projektcontrolling
• Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"
• QS
• Erstellung von Rechnungen
• Projektabschlüsse

Nicht Deine Aufgaben

• Kundenführung
• Markenführung
• Markenberatung

Projektmanagement Jour Fixe

Es gibt einen wöchentlichen PM Jour Fixe - jeden Montag um 16 Uhr. Hier besprechen wir allgemeine Themen, sowie was im einzelnen bei uns die Woche ansteht. Weiter ist dies der Raum um Fragen in der Team Runde zu stellen oder div. Dinge anzustoßen.

Die Parasol Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.

Essential Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

Agentursoftware

Smartsheet

Workflow

Ressourcenplanung

Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld (bis Mittwoch eob) und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

Projekte

Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein.

Mitarbeiter

BITTE AUSFÜLLEN

Freelancer

Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe Partner Relations - Artbuying

Asana

Asana als Projektmanager*in

Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Overview/Übersicht ist auszufüllen und mit dem Projekt Briefing und wichtigen Links, wie zB. der Ablage im Drive zu versehen.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

• Du erstellst ein Ticket für Kollegen aus der Kreation, Development oder Redaktion und weißt es entsprechend zu.

• Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
• Bitte markiere die Nutzer*in via "@Max.Mustermann". Bitte stelle deine Asana Benachrichtigungen so ein, dass du sowohl Kommentare, als auch Updates deiner Tickets per Email erhältst.
• Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
• Für vers. Projekte können Templates erstellt werden - zB. für technische Projekte.

Allgemeiner Ticket-Workflow [hier]

Dateianhänge / Google Drive Links

Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

Dateiablage

Nomenklatur

Generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Alle Zwischenstände von Ideation - Feinkonzept oder Layouts werden im Drive abgelegt.

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Nachdem ein Projekt in der AGS angelegt wurde, wird automatisch ein Drive Ordner erstellt. Bitte gebe diesen für dein gesamtes Projektteam frei. Hier sollten Briefings und andere vom Kunden erhaltenen Materialien wie zB. CI Guides, Fonts oä. hinterlegt werden.

Archive

Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Urlaubsvertretung

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.

Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und hier abzulegen.

Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:

Urlaubsübergabe

Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:

1. Ressourcenplanung
2. Verteilung der Tickets via Asana
3. Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
4. Abwesenheitsnotiz einstellen