Falscher E-Mail-Empfänger

Es passiert immer wieder: man tippt im E-Mailprogramm die ersten Buchstaben des Empfängers an, ein Name wird angezeigt, man schaut nicht so genau hin, und prompt geht die Mail an den falschen. In den meisten Fällen ist dies eher peinlich, aber je nach Inhalt der E-Mail kann es sogar rechtliche Konsequenzen haben. Daher die erste Bitte: kontrolliert sorgfältig welche E-Mail-Adresse ihr angegeben habt. Insbesondere bei E-Mails mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten. Solltet ihr die Mail intern (also an Kollegen) verschickt haben, ist dies (außer in streng vertraulichen Projekten) nicht weiter schlimm und natürlich deutlich leichter zu korrigieren als bei externen Empfängern.

Aber wenn ihr eine E-Mail mit personenbezogenen Daten oder vertraulichen Projektdaten an einen falschen externen Empfänger geschickt habt, kontaktiert bitte Robert Kulis. Leitet dabei bitte nicht die E-Mail weiter! Bei projektbezogenen Mails sprecht bitte auch mit dem jeweiligen Projektleiter.

Warum sollt ihr dies tun?

Wenn es in der E-Mail um personenbezogene Daten ging, dann sind wir verpflichtet, dies zunächst einmal zu protokollieren. Als unser Datenschutzbeauftragter führt Robert hierzu das Log. Darüber hinaus muss er eine Risikoabschätzung mach. Denn sollte ein Risiko für die betroffene(n) Person(en) bestehen, so muss die Datenschutzbehörde benachrichtigt werden, vielleicht sogar die betroffene(n) Person(en) informiert werden. Dies dürfte aber in den seltensten Fällen notwendig sein.

Alle anderen Informationen, insbesondere über unsere Kunden, Produkte und Projekte, dürfen natürlich auch nicht in die falschen Hände geraten. Und wenn dies versehentlich geschehen ist, dann müssen wir Schadensbegrenzung betreiben. Bitte beurteilt selbst, in welchen Fällen eine E-Mail relevant sein könnte. Und wenn ihr euch unsicher seid, meldet euch lieber einmal mehr als einmal weniger.

Kurz zusammengefasst

Wenn ihr versehentlich eine E-Mail mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten an den falschen (externen) Empfänger geschickt habt, kontaktiert den Projektleiter und unseren Informationssicherheitsbeauftragten.