Step 1: Nimm dir Zeit!
Step 2: Bereite deine E-Mail vor
Step 3: Inhalt der E-Mail
Eckdaten:
- Betreff: Urlaubsübergabe von XX an XX
- Von wann bis wann bin ich im Urlaub
- Wer ist meine Vertretung für was?
Aktuelle Projekte
- Was sind meine aktuellen Projekte/Aufgaben?
- Was ist der Status quo meines Projektes/Aufgabe
- Welche Informationen braucht meine Vertretung, um die Aufgabe/Projekt problemlos weiter und/oder zu Ende zu führen
- Detaillierte Beschreibung, genaue Informationen (W-Fragen)
- Sind Lieferanten, Kunden oder andere Mitarbeiter*innen involviert, müssen auch diese über Urlaub und Vertretung informiert werden
Generelle Aufgaben
- Gibt es wiederkehrende oder allgemeine Aufgaben, die in der Zeit meiner Abwesenheit anfallen könnten?
- Checke deinen Kalender in dem Zeitraum wo du nicht da bist und schaue nach möglich anstehenden Aufgaben (Jubiläen, Eintritt neuer Mitarbeiter, Events etc.)
- Kläre die Übernahme deines Telefondienstes
Step 4: Termin Übergabe vor dem Urlaub
- Setze ein kurzes Meeting vor deinem Urlaubsantritt ein, wo alle anfallenden To Dos durchgegangen und ordentlich übergeben werden
Step 5: Termin Übergabe nach dem Urlaub
- Setze ein kurzes Meeting nach deinem Urlaub an, um deine Projekte/Aufgaben wieder zu übernehmen und den Status quo mit deiner Vertretung zu besprechen
- Wo stehen deine Projekte/Aufgaben jetzt, was ist erledigt etc.