Office Management Berlin
Ein Tag im Office Management bei Parasol Island in Berlin.
Check In
Du stehst mit Deinem PSL Türchip vor der Tür im Seitenflügel der Rudi-Dutschke Str. 26, 1. OG und checkst, ob das Licht oben an der Decke leuchtet: rot = Alarm ist scharf gestellt, grün= Alarm ist ausgeschaltet, d.h. es ist schon jemand im Office.
Tür öffnen (Pin lautet one vier fuenf 8) Lampe der Pflanzeninsel ausschalten und verstauen Parasol Leuchtschrift anschalten (Lichtschalter hinter dem Empfangstresen) Kaffeemaschine anschalten, Wassertank und Kaffeebohnen auffüllen (Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de, Wassertank Kalkschutz Pad "BWT bestsave" von Amazon alle 2 Monate wechseln) Briefkasten leeren (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang) Rechner anschalten, E-Mail Postfächer: Das eigene checken, die geteilten Postfächer om@, travel@ und hombre@ in Absprache und Kennzeichnung mit OM Düsseldorf sortieren & bearbeiten Anfragen von Kunden an boards@paraosl-island.com weiterleiten, wichtige E-mails an ehemalige MA an deren Nachfolger schicken (alternativ auch an PM@, wenn Nachfolger nicht bekannt)
Info: Schlüssel!
In der Schublade im hintersten weißen Schrank am Frontdesk sind alle Schlüssel für zukünftige Mitarbeiter/Freelancer und die PSL Barkasse (seit 05.03.19 ohne Geld). Die Schublade kann von allen mit Türchip geöffnet werden.
Das Hoftor vorn wird ab 20 Uhr zugemacht, wenn Tim Raue schließt - Sonntags und Montags hat das Restaurant Ruhetag. Toröffner und Schlüssel für die Tür zum Eingang des Seitenflügels liegen in der mittleren, obersten, schwarzen Schublade am Frontdesk (Schlüsselbund mit Flamingo beschriftet mit "Tor und Eingang”). Ein weiterer Bund mit großem, dicken Schlüssel öffnet den Lastenaufzug.
Morning Routine
Küche
Küchencheck (Reinigungsfirma: Iwona über contact@ig-cleaning.de oder Tel: 0176 - 32 34 76 14, Reklamationen via Email, immer schriftlich): Oberflächen sauber?, Spülmaschine ausgeräumt?, Geschirrtücher sauber? Kühlschrank: Getränke auffüllen mit Drinks aus dem Studio (Wir bestellen Charitea+Lemonaids div. Sorten, Tannenzäpfle und Augustiner über officedrink.de, Leergut geht auch dorthin zurück) Schmaler Schrank hinter Kühlschrank: Milch checken (Wir bestellen 1,5% & 3,8% Milch, Soja, Hafer und laktosefreie von rewe.de) Tee, Kekse und Nüsse für Meetings befinden sich am Empfang, weiße Schubladen, Mitte Geschirrtücher bitte 1x täglich wechseln, schmutzige vor den Reinigungsschrank im Storage Room legen; ebenso Schwämme und Lappen in der Küche alle 1-2 Tage wechseln Rewe Bestellungen mit Lieferung ins Büro umfassen: Milch, Kekse, Nüsse, Spülmaschinentabs, -salz und -klarspüler, Reinigungstücher, Feuchttücher, Küchenrolle, Schwämme sowie Extras wie Deo, Mundspülung, Hygieneartikel
Badezimmer
Sauberkeit prüfen: Spiegel, Türen, Böden, Raumduft ("Dark Amber" von zarahome.com/de), genug Handseife (füllt und kauft Reinigungsfirma)? Funktioniert das Licht? genug WC Papier ( kauft Reinigungsfirma) ggf lüften.
Konferenzräume & Suiten
Ausstattung der Konferenzräume: Blöcke, Bleistifte, Gläser sowie die aktuelle Radar Kabel ordentlich in den Kabelkanal, Stühle an den Tisch rücken, gegebenenfalls lüften
Studio
Aufschließen (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang) Sauberkeit prüfen, Küche sowie Waschräume, gegebenenfalls lüften Getränke prüfen, Pfand vorsortieren, Kühlschrank auffüllen Wein prüfen (Bestellung über Wein Force GmbH, E-mail an gonzo@weinforce.de mit gewünschter Anzahl, Gonzo sucht sie aus & versendet umgehend, Rechnung direkt an Düsseldorf) Requisiten ordentlich verstauen Daily Business Pflanzeninsel Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen! Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen Inventar Berlin Office Geschirr Inventar Büromaterial Storage Room Post/Kurier Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.
Daily Business
Pflanzeninsel
- Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
- Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen
Inventar
- Berlin Office Geschirr Inventar
- Büromaterial Storage Room
Post
- Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
- Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
- Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.
Kurier
Twister
Kundennummer: 310637
Berlin und Umland Tel: 030-29 30 40 National & overnight: 030-29 30 44 44
Cosmo
Stadtkurier Berlin Tel : 030-4030440, unbedingt Kostenstelle angeben Overnight Tel: 030-40304444
Reisebuchungen Anfragen über travel@, Bearbeitung siehe Travel
Bestellungen/Abrechnungen
- alle Bestellungen & Einkäufe immer mit Beleg und Kostenstelle
- Online Bestellungen: Logins für die meisten Bestellportale befinden sich im 1Password Gruppe Administration/Office Management, Freigabe durch Peter/IT
- Catering & Bewirtung ebenso immer mit Beleg & Kostenstelle (bei Projektverantwortlichem zu erfragen)
- Templates/Vorlagen für Abrechnungen/Bewirtung/Barauslage/Briefe im Googledrive unter +Neu Googledoc oder Googletabellen
Parasol Briefumschläge, Briefpapier, PSL Fassadenschilder & Visitenkarten
- Kontakt: Jung Produktion GmbH, Marc Irmscher, Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldorf, Telefon: +49 211 - 40 80 90 -161 oder E-Mail: marc.irmscher@jungpro.de
- Visitenkarten: Siehe Googledoc liste (HR trägt hier die neuen Kollegen und deren Titel ein, IT vervollständigt diese mit Telefonnr. und E-mail), Bestellungen je mehr, desto günstiger, optimalerweise immer im 50er Pack
PSL Blöcke
- Bestellungen über Flyeralarm
- Account für Parasol (hombre@), Bestellung mit angehangenen Druckvorlagen & den Aufträgen für A4 und A3 zum Nachproduzieren
Blöcke mit Leimbindung A4
- Ausführung Hochformat, Bindung oben
- Format DIN A4 (21 x 29,7 cm)
- Blattanzahl 50 Blatt
- Material 90g Offset weiß
- Farbigkeit 4/0 farbig
- Menge 100 Stk. Produkt ID 7875392, Standard
Blöcke mit Leimbindung A3
- Ausführung Hochformat, Bindung oben Format DIN A3 (29,7 x 42 cm)
- Blattanzahl 50 Blatt
- Material 90g Offset weiß
- Farbigkeit 4/0 farbig
- Menge 50 Stk.
- Produkt ID 7875335, Standard
- Vorlagen siehe im Googledrive
Kaffeebohnen
- Alt: Kaffee "Espresso Stella Ethiopia Sidamo 12 kg" von Bazzar https://shop.bazzar.de/, E-mail an Frau Fischer unter fischer@bazzar.de, Kundennr. 31361
- Neu: Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de
Obstkörbe
- Montag und Mittwoch morgens kommt Obst von fruit@work
- Kundennr. 10682, Tel: 030-60958870
Gefiltertes Wasser über Clage
- Clage GmbH über Tel: 041318907141 oder E-mail: kdzentrale@clage.de
- Model: ZIP Hydro Tap G4CS175
- Seriennummer 201706-1303007
- Filterflasche Artikel Nr.: 893702 (Achtung - Lieferung dauert ca. 2,5 Monate!)
- Clage bietet uns immer wieder einen Wartungsvertrag an, lohnt sich aber nicht, deshalb haben wir uns dagegen entschieden und zahlen einmal im Jahr die Wartung des Gerätes, wenn dieses das meldet (Vgl. Angebote im Ordner)
- Achtung! Im Sommer Tür vom Gerät auflassen und ggf. auch zwischendurch mal abschalten
Kohlensäureflasche
- Neubestellung über Amazon
- Auffüllung über Firma Steinseiffer: www.steinseiffer.de, per Tel.: 030 - 341 68 21 oder 030 - 33 77 81 01
Kaffeemaschine
- Espresso Reinigungsspray über Röststätte, Tel: 030 - 40 50 16 50
Gardinen zum Verdunkeln der Suiten
- Erik Heinisch Raumausstattung, Tel: 0173 - 20 77 55 7
Check Out
- Kalendercheck, was am nächsten Tag für Termine anstehen
- Rechner runterfahren
- Kaffeemaschine ausschalten & Sieb säubern mit Reinigungsspray von unter der Spüle
- Spülmaschine anstellen
- Pflanzenlampe anschalten
- Telefon wird nicht umgeleitet oder auf AB gestellt
- Schönen Feierabend!
Dienstleisterliste
In allen Fällen immer erst über die Hausverwaltung bzw. über Hausmeister Andreas Bahn!
