Meetings sind eine Kunst

Gute Meetings sind eine Kunst, genauso wie bsp. funktionierende Designs erarbeiten, beeindruckende Spezialeffekte erstellen oder mitreißende Filme schneiden.
Und auch wenn in der Regel Producer/Projektmanager verantwortlich für ein Meeting sind, liegt es am Engagement jedes Teilnehmer, ob das Meeting effizient ist, die Meeting Zeit wertvoll war und ob das Ergebnis für alle Teilnehmer befriedigend ist.

Das Führen produktiver Meetings ist eine häufig übersehene Fähigkeit, für die Du viel Dankbarkeit erfahren wirst!
Folgend ein paar grundlegende Regeln für jedes Meeting, von denen wir uns wünschen, dass diese ab sofort jeder in die Meetings einbringt, an denen er teilnimmt:

Zeit (THM)

Alle internen Jour Fixe und andere interne Meetings (also alle Meetings ohne Kundenbeteiligung) werden in der Zeit zwischen 10:00 - 12:00 abgehalten.

Meetings mit Kunden werden natürlich nach den Belangen und Wünschen des Kunden geplant und abgehalten. Kleine Workshops und Arbeitsgruppen (Peer programming, Co-Creation, etc.) verstehen wir als Teil der operativen Projektarbeit, die ebenfalls frei gelegt werden können.

Ziel des Meetings

Gebt immer das Ziel des Meetings (im Kalendereintrag) an, bzw. erwartet dieses vom Meeting Owner. Geht es um eine Statusaktualisierung? um eine Entscheidungsfindung? Darum einen gemeinsamen Plan zu erarbeiten? oder um ein Brainstorming? Oder eine Mischung?

Für ein produktives Gespräch und eine gute Moderation ist unumgänglich, dass die Teilnehmer die gleiche Erwartungshaltungen haben. Sollte das Meeting mehreren Zielen dienen, so ist es die Aufgabe des Meeting Owners, die einzelnen Abschnitte zu moderieren (Bsp. “Wir diskutieren die Qualität der Idee später, aktuell sind wir in der Brainstorming Phase...”).

Agenda

Jedem Teilnehmer sollte mindestens 24 Stunden im Voraus die Agenda des Meetings bekannt sein, um ggf. seine Agendapunkte noch unterbringen zu können. Dies gibt ihm die Möglichkeit, dass das Meeting auch “sein” Meeting ist und gibt dem Team die Möglichkeit, sich vorzubereiten.

Natürlich gibt es auch spontane Meeting. Diese sollte natürlich die gleiche Qualität haben, wie ein lange geplantes Meeting. Also einen Kalendereintrag, eine Agenda, etc. haben. Btw. wird so auch die Zeiterfassung einfacher, insbesondere wenn ihr die Projektnummer in den Meeting Betreffen schreibt.

Besetzung

Die richtige Besetzung eines Meetings ist eine Kunst für sich. Nichts ist ineffizienter, also zu zu wenig, nicht die Richtigen oder zu viele Teilnehmer.

Als Faustregel versuch es mit: Je mehr Teilnehmer, desto kürzer das Meeting. Klingt unlogisch? Nein. Je mehr Teilnehmer anwesend sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Teile des Meetings für den ein oder anderen Teilnehmer unwesentlich sind. Organisiere lieber im Anschluss Klein- bzw. Arbeitsgruppen zu einzelnen Ergebnissen des großen Meetings (siehe “Länge und Tiefe”).

Wenn du unsicher bist, kannst du im Google Kalender Personen auch optional zu Meetings einladen. Sie können dann selbst entscheiden, ob sie Teil des Meetings sein möchten.

Länge und Tiefe

Wie häufig machst Du Meetings, die 5 Minuten dauern? Probier es einmal aus, wenn das Ziel, die Agenda bekannt sind und die Besetzung und die Moderation stimmt, müsste das für viele Dinge reichen. Bei größeren Themen versuche so zu moderieren, dass Du genügend Puffer hast. Der Google Kalender gibt Dir hierfür gute Möglichkeiten (“Standarddauer” und “Schnelle Besprechungen”).

Wenn Du Dir wirklich Gedanken über die perfekte Länge und Tiefe des Meetings gemacht hast, kannst Du von Deinen teilnehmern auch einfordern, dass sie konzentriert sind und Mails und Handys beiseite legen.

Und sei achtsam, wenn das Meeting sein Ziel verlässt. Ein Statusmeeting ist nicht dafür da, dass Aufgaben oder Ideen im Detail diskutiert werden. Organisiere hierfür lieber einen gesonderten Termin oder definiere Deadline und das Team, welches die Teilaufgabe erarbeitet und lasse sie sich autark organisieren.

Leader & Ergebnis

Jedes Meeting braucht, wie jedes Projekt etc. auch, einen Anführer (“Leader”), der entscheidet wenn es keinen Konsens gibt oder ob die Agenda erweitert oder gekürzt wird. Wenn der Projektlead nicht anwesend ist, dann ist der “Meeting Owner” im Lead.

Teilnehmer haben oft konkurrierende Prioritäten, Standpunkte oder verschiedene Auffassungen und es gibt keine Möglichkeit, alle jederzeit zufrieden zu stellen. Hör jeden an, aber versuche gar nicht erst, es jedem Recht zu machen. Du als Leader hast Deinen eigenen Stil, Deine Meetings zu führen. Wenn es jemand anders machen möchte, dann steht es im offen, das nächste Meeting anzuführen.

Dokumentation

In jedem Fall braucht es eine Dokumentation des Ergebnis (siehe “Ziel”), das kann ein ausführlicher Gesprächsbericht sein, Tickets in Asana oder einfach eine Mail mit stichwortartigen Sätzen, die man aus dem Kalendereintrag an alle Teilnehmer sendet.

Es ist morgen und Du sitzt im nächsten unproduktiven Meeting? Ein Meeting ohne einen proaktiven, engagierten Anführer ist wirklich frustrierend. Du dachtest es geht um eine Entscheidung und auf einmal bist Du in einem Brainstorming? Wenn Dir nicht klar ist, wer der Leader, was die Agenda und was das Ziel ist: Frag. Wenn Deine Frage nicht spontan beantwortet werden kann, brich das Meeting (für Dich) ab.

Du fühlst Dich schon allein bei dem Gedanken unwohl, aufzustehen und ein unproduktives Meeting zu verlassen? Stell Dir einmal vor, in dem gleich Meeting sitzen 5 Personen 60 Minuten lang, die genau das gleiche denken…

Das perfekte Meeting ...

Das perfekte Meeting wird es wahrscheinlich nie, oder zumindest sehr sehr selten geben… Macht aber nichts, wenn jeder von uns einfach nur versucht, jedes Meeting an dem er teilnimmt, ein wenig besser, produktiver und wertvoller für sich, aber auch für seine Kollegen zu machen, werden wir in kurzer Zeit tolle, gemeinsame Meetings Kultur- und Qualitäts- Fortschritte machen...