Wiederkehrende Ausgaben, insbesondere SaaS Software

Als Agentur und Produzent mit hohem Arbeitsanteil im digitalen Bereich arbeiten wir mit einer Menge von Onlinesoftware Services und Tools.

Diese werden i.d.R. per monatlichen Abonnements über unsere Pleo-Kreditkarten abgerechnet.

Ein großer Teil wird dabei über die Pleo Kreditkarte des Head of Accounting als zentrale Standardkreditkarte für Software hinterlegt und abgebucht.

Es ist essentiell wichtig darauf zu achten, dass die Abonnements verlässlich im Rahmen Ihrer Laufzeiten aktiv sind da laufende Projekte und

allg. Arbeitsabläufe von den Services abhängig sind.

Jeder Karteninhaber ist dafür verantwortlich auf seine gebuchten Abonnements acht zu geben und diese zu überwachen.

Um zu vermeiden, dass durch z.B.

• den Wechsel auf eine neue Kreditkarte z.B. nach Ablauf der Gültigkeit, Sperrung der KK oder Ausscheiden des KK-Inhabers
• andere Gründe der plötzlichen nicht- Akzeptanz der KK durch den Onlineanbieter

eine Sperrung des Service durch den Anbieter ausgelöst wird ist insbesondere darauf zu achten, dass

1. Der Kreditkarteninhaber bei dem Wechsel auf eine neue KK alle Abonnements in seiner KK-Abrechnung überprüft und die neue KK entsprechend hinterlegt

oder das Accounting informiert sofern das Abonnement über die zentrale Karte abgerechnet wird

1. alle eintreffenden e-mails von unseren Onlineservice Anbietern, insbesondere vom Accounting, überprüft und bei durch den Dienstleister eintreffenden Warnhinweise SOFORT agiert
2. im Falle von Urlaub eine Vertretung diese Aufgabe entsprechend übernimmt.