Office Management

Was bedeutet das 'Office Management' eigentlich für Parasol Island?

- Der Gleichgewichtspunkt und die Anlaufstelle für alle Departments und damit der Zusammenhalt der Insel.

Das Team Office Management zeichnet sich durch ihre Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jegliche Belange.

Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen sind:

Kunden,
(neue) Kollegen,
Events und
die Infrastruktur.

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Was wollen wir assoziieren?

Wir zeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf Geben und Nehmen beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.

Außerdem möchten wir uns von anderen Firmen abheben, in dem wir Exra-Service für Kunden und Kollegen bieten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen.

What's new?

Travel

Das Reisen soll für unsere Kollegen mit einem minimalen Aufwand verbunden sein, weshalb wir eine Standard Mail verfasst haben. In dieser Email werdet ihr sowohl mit allen Informationen versorgt und liefert Euch dazu auch hilfreiche Hinweise, wie Ihr Euch das Reisen noch angenehmer machen könnt. Daneben checken wir Euch für Flüge ein und tragen diese in Euren Kalender ein. Für Bahnfahrten bekommt Ihr in der Mail Euren Reisecode geschickt, mit dem Ihr Euer Ticket in der DB App ganz einfach eintragen könnt. Ciao Papierchaos!

Standard Mail

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Außerdem gibt es seitens der Kollegen auch neue Regeln und zwar, wenn die Anfragen nicht vollständig oder die Anleitung im Wiki Artikel nicht beachtet werden:

Es wird auf den Fehler hingewiesen
Es gibt eine nur eine kurze Antwort: *Anfrage unvollständig
Es muss selbst gebucht werden.

Kundenpackage

Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages.

Diese bestehen aus:

unseren "Island Notes" Notizbüchern,
einer Banderole mit einem Text und einem QR-Code zu unserem WIFI,
dem handschriftlichen Namen des Kunden,
einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband an der Buchseite.

-Bild kommt-

Meetings

Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr natürlich auf der Wiki-Seite nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten und ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, daher wird beim 1. Mal darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.

Poolcar

Die Nutzung der Firmenwagen ist auf der Wiki-Seite genau festgehalten: Poolcar/Firmenwagen.

Gängige Defizite sind unter anderem: Das Fahrtenbuch wird nicht richtig geführt, die Autos sind vermüllt/dreckig, der Schlüssel wird nicht zurückgegeben, die Autos werden nicht ordentlich im Kalender geblockt oder die Zeit wird überzogen, der BMW wird nicht geladen.

Um diese Dinge zu vermeiden, gibt es ab jetzt verstärkte Kontrolle der Autos, die als Asana Task festgehalten werden, plus intensivere Kontrollen im Kalender und der Fahrtenbücher.

Bei Nicht-Einhaltung wird:

Der-/diejenige darauf aufmerksam gemacht und eine Frist auf Nachbesserung gesetzt
Der-/diejenige für 6 Monate von der Privatnutzung ausgeschlossen
Der-/diejenige für 3 Monate auf die Blacklist (ausgeschlossen von privat und geschäftlich) gesetzt und es wird ein Gespräch mit Moritz erfolgen.

Beamer

Schon bald wird es neue Beamertaschen mit festem Inventar geben.

Die Beamer werden bei Verwendung im Kalender geblockt, genau wie die Firmenwagen. Die freie Verfügbarkeit basiert auf das Vertrauen, dass Kollegen in der Lage sind sorgsam mit dem Equipment umzugehen, es vollständig zurück zu bringen und der Eintrag im Kalender erfolgt.

Wir werden dazu versuchen, bei Kundenterminen mit dem Auto zu erfragen, ob ein Beamer benötigt wird und diesen daraufhin im Kalender buchen.