Guhl Ikebana GmbH (JOHN FRIEDA) - Social Media
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Wie oft, wann, etc.
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Asana: "How to Ticket"
Um die Arbeitsabläufe einheitlicher zu gestalten und übersichtlicher zu machen, soll an dieser Stelle einmal ein exemplarisches Ticket für die Redaktion und den Kunden John Frieda dargestellt werden. Wichtig ist, dass das Ticket immer so gestaltet und aufgebaut ist, dass alle Teammitglieder des Social Media Teams die Aufgabe potenziell übernehmen könnten (sei es aufgrund von Ausfällen bedingt durch Krankheit, Urlaub oder Überlastung). Daher ist es sehr wichtig, dass die Arbeitsanweisungen klar und deutlich definiert sind und alle Materialien, die zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden, im Ticket enthalten sind.
Intro
Hier steht eine kurze Beschreibung, worum es in diesem Ticket geht.
Beispiel: „Hey Annika,
bitte einmal die Social Media Texte (Instagram, Stories, Facebook) für den 2. März Block (15.03. bis 31.03.2020) schreiben. Hierbei handelt es sich um eine Mini-Aktivierung für die neue Produktlinie "Tschüss Gau" für braunes Haar.“ Du findest alle Infos und Dateien in den jeweiligen Unteraufgaben.
Much Love ;) Karina“
Aufbau Ticket
Wenn es sich um mehrere (Unter)-Aufgaben handelt, bitte die Funktion der „Unteraufgaben“ im Ticket nutzen. Das Ticket könnte „[JF] Content März - Tschüss Grau Social Texte“ heißen. Im Ticket selbst gibt es dann entsprechend der zu erledigenden Aufgaben, Unteraufgaben, bspw.:
- [JF] Content März - Tschüss Grau Social Texte – INSTAGRAM/IG STORIES
- [JF] Content März - Tschüss Grau Social Texte – FACEBOOK
- [JF] Content März - Tschüss Grau Social Texte – CANVAS AD
Das dient einer besseren Übersicht und sorgt dafür, dass Arbeitsanweisungen, verlinkte Ordner, Dokumente, Anhänge schneller wiedergefunden und besser zugeordnet werden können. Falls etwas Priorität hat (wie bspw. IG STORIES Teaser, besteht hier die Möglichkeit, die Deadline etwas nach vorn zu schieben).
Inhalt Ticket
Arbeitsanweisungen
Im Ticket sollten neben dem Arbeitsauftrag klare Arbeitsanweisungen, alle Materialien, die zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden, sowie eine Deadline enthalten sein. Wichtig ist, dass der Ticketempfänger Zugriff auf alle Ordner und Dateien hat, bitte vorher kontrollieren und entsprechend die Freigaben erteilen, damit der Zugriff und die sofortige Bearbeitung des Tickets gewährleistet ist.
Beispiel für den Inhalt der Unteraufgabe „[JF] Content März - Tschüss Grau Social Texte – INSTAGRAM/IG STORIES“:
„Hey Annika, bitte einmal die Social Media Texte für Instagram und Instagram Stories für den 2. März Block (15.03. bis 31.03.2020) schreiben. Hierbei handelt es sich um eine Mini-Aktivierung für die neue Produktlinie "Tschüss Gau" für braunes Haar. Unten findest du die Links zum Postingplan, den Content Assets, den Magazin Artikeln und Infos zur neuen Linie, die du für die Erstellung der Copies benötigst. Das Grid, die Themen und finalen Daten sind bereits im Postiungplan eingebunden. Die Themen sind den entsprechenden Daten zugeordnet.
LG Karina“
Bereitstellung Materialien
Postingplan Tschüss Grau: LINK ZUM POSTINGSPLAN
Content Assets: LINK ZUM ALLGEMEINEN IMAGE ORDNER
Magazin Artikel Copies: LINK ZU DEN MAGAZIN ARTIKELN
Infos zur neuen Produktlinie: LINK ZUM ENTSPRECHENDEN DOKUMENT
Weiteres
Sollen Postings bewerben werden? Falls ja, welche Postings, wie viel Media Budget soll drauf, was ist die Zielgruppe, Laufzeit und welches Objective (Reach, Traffic, Engagement) soll bedient werden?
QS für einen reibungslosen Ablauf
Die bereits vorhandene Ordner-Struktur der Images ist absolut sinnvoll und strukturiert. Aber: Wenn Unterordner angelegt und verlinkt sind, sollten hier auch die entsprechenden und richtigen Assets abliegen. Ein leerer „Instagram Story“ Ordner irritiert, da der Ticketempfänger davon ausgeht, dass hier entsprechende Assets aufgrund der Ordner-Struktur und Benennung abliegen.
Die Benennung der zu benutzenden Images in den Ordnern sollte dabei klar und deutlich sein, dies kann durch eine chronologische Nummerierung geschehen (bspw. für das Instagram Grid) oder durch die entsprechende Benennung der Images analog zum Titel der Magazin-Artikel oder Produkt-Postings (bspw. für Facebook Images).
In Zukunft werden im Image Ordner „Instagram Story“ zusätzlich Unterordner für die jeweiligen Posting-Tage der Stories anlegt und die Image-Auswahl der zu benutzenden Materialien abgelegt. So kann jeder Story das genaue Datum und die entsprechenden Assets zugeordnet werden, es müssen keine Rücksprachen mehr zur richtigen Image-Auswahl getroffen werden, es müssen keine diversen Bildordner mehr durchsucht werden und es kommt nicht mehr zu Missverständnissen oder Konflikten aufgrund verschiedener Vorstellungen bei der Image-Auswahl. Zeitersparnis für alle also.
Links
Wichtige Links, z.B. zu Tools, Info-Dokumenten, FB/IG Kanälen ...
Ansprechpartner
John Frieda / Guhl Ikebana GmbH
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PSL
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