Urlaubsübergabe

Damit ihr euren Urlaub ungestört genießen könnt und eure Kollegen und Kunden happy sind, haben wir einen allgemeinen Urlaubsübergabe-Workflow erarbeitet.
Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien im Interesse der Kollegen und Kunden zu minimieren sowie einen anständigen und strukturierten Projekt-Workflow zu gewährleisten.

1. Mindestens eine Woche (5 Arbeitstage) vor eurer Abreise / Urlaub:

a.) Allen beteiligten Personen / Mitarbeitern muss eine detaillierte schriftliche Urlaubsübergabe vorliegen
b.) Diese Übergabe muss in unser Parasol Island Urlaubsübergabe-Dokument eingetragen und im entsprechenden "Urlaubsübergaben-Ordner" abgelegt werden

Hier der Link zum Dokument (bitte immer eine Kopie anlegen):
https://drive.google.com/open?id=1kikimzdP88ZxJtoH-ofm9Aba21QEZ-Q-eLhpzZrulRM

Hier der Link zum Ordner:
https://drive.google.com/open?id=0B_CkxJ7IoGxdaENVNHN2RHBtNE0

c.) Folgende Informationen müssen im Dokument enthalten sein:

• Verfasser, Abwesenheit, Vertretung & zu betreuende Kunden
• Aufschlüsselung von Kunden und Projekten
• Allgemeine Informationen zum Kunden wie z. B. Jour fixe Termine, Absprachen und Besonderheiten
• Projekt-Metadaten wie z. B. Projektverantwortlicher, Ansprechpartner (intern & extern), Deadlines etc.
• Eine Sammlung von Links wie z. B. Drive-Material, Timings oder InVision Layouts
• Briefing zum Projekt mit aktuellem Status, next steps und wichtigen Dingen

* NICHT VERGESSEN: Urlaubsvertreter sind in der Agentursoftware als Projektverantwortliche einzutragen!

d.) Übergabe müssen immer in einem Persönlichen Gespräch mit den Kollegen / der Urlaubsvertretung stattfinden (min. 3 Tage vor Abreise/ Urlaub)
e.) Hierzu sollte ein Termin mit allen beteiligten Personen im Google Kalender eingestellt werden (min. 3 Tage vor Abreise/ Urlaub)

2. Spätestens 1 Tag vor Abreise (1 Arbeitstag):

a.) Das Übergabedokument noch einmal prüfen und ggf. anpassen
b.) Sollte es vor der Abreise / Urlaub zu größeren Veränderungen im Projektstaus kommen, sollte auf jeden Fall ein Follow-Up mit den entsprechenden Kollegen angestoßen werden.
Dieser Termin sollte min. 1 Tag vor der Abreise im kleinen Kreis stattfinden.
c.) Ein- und Ausgangsrechnungen in der Agentursoftware prüfen und ggf. freigeben
d.) Jeder Mitarbeiter sollte vor seinem Urlaub den Kunden entsprechend über seine Abwesenheit und Vertretung informieren.
Im Idealfall findet noch vor dem Urlaub ein kurzer Call mit dem Kunden statt.

3. Was wir auf jeden Fall vermeiden sollten:

a.) Übergaben aus dem Zug, Flugzeug oder Urlaub
b.) Handschriftliche Übergaben, Übergaben in Mails oder per WhatsApp
c.) Eine Übergabe per Telefon, Hangouts etc. sollte nur erfolgen, wenn die entsprechenden Personen nicht für ein persönliches Gespräch zur Verfügung stehen